GGZ inGeest gaat binnenkort over op PSYGIS Quarant, het nieuwe Elektronische Patiënten Dossier (EPD) van PinkRoccade Healthcare. Projectleider Elma Schouten begeleidt de invoering: “De grootste uitdaging zit ‘m in het behalen van de planning. Maar er komt meer bij kijken. Zoals de onderlinge afstemming tussen de verschillende partijen.”
“Zo’n groot project waarbij bijna 1600 mensen overgaan naar een nieuw systeem raakt de hele organisatie”, vertelt Elma, “van hulpverleners, zorgadministratie, management tot en met de ICT- afdeling. Het is dan ook een bewuste keuze geweest om zo veel mogelijk medewerkers te betrekken bij het proces om mee te denken, mee te beslissen en hun kennis over te dragen.”
Nauwe samenwerking
Het hele ‘meedenken’ vanaf de ‘werkvloer’ zit sowieso verankerd in PSYGIS Quarant. Elma: “PinkRoccade Healthcare ontwikkelt dit nieuwe EPD in nauwe samenwerking met Rivierduinen, Altrecht en Reinier van Arkel Groep. Hierdoor is het systeem volledig afgestemd op de zorg- en werkprocessen binnen GGZ-organisaties.”
Gebruiksvriendelijkheid en procesondersteuning zijn naast efficiëntie en kwaliteit de verbeterpunten waar het nieuwe elektronische patiëntendossier op is gericht. Zo biedt PSYGIS Quarant hulpverleners de mogelijkheid om alle relevante patiëntinfo, 24 uur per dag vanaf iedere werkplek op te roepen. Een ander voordeel is dat er in zo min mogelijk tijd zo veel mogelijk registraties afgerond kunnen worden. Meer tijd dus voor cliënten.
‘Ruiken’ aan de nieuwe oplossing
Om de medewerkers op een zo efficiënt mogelijke manier te laten ‘ruiken’ aan de nieuwe oplossing, organiseerde GGZ inGeest een tiental roadshows. In een vogelvlucht nam roadshow-instructeur en applicatiebeheerder Marco Berentse de medewerkers mee langs de ‘nieuwe functies en handigheidjes’ van PSYGIS Quarant. Onderdeel van de roadshow is verder dat op elke locatie een leidinggevende, tevens PSYGIS Quarant-implementatieverantwoordelijke, de officiële aftrapbijeenkomst verzorgt. De medewerkers krijgen daar een informatiepakket, later gevolgd door net zoveel en intensieve training en begeleiding als nodig.
Testen
Bij de overgang naar een nieuw EPD gaat men niet over één nacht ijs. Voordat het systeem ‘live’ gaat, moet alles goed zijn getest. Zes professionele testers en zestien medewerkers en behandelaars voeren die belangrijk taak uit. Er is een goede taakverdeling tussen medewerkers van GGZ inGeest en externe testanalisten. Enerzijds werken de externe testanalisten met fictieve cliënten. Zij onderzoeken vooral of de gegevens van deze testcliënten goed door het systeem heen stromen. Anderzijds kijken medewerkers die testen vanuit GGZ inGeest naar gegevens uit hun eigen circuit.
Applicatiebeheerders onmisbaar
“De zes applicatiebeheerders van GGZ inGeest zijn onmisbare schakels in het naar behoren doen werken van PSYGIS Quarant,” vertelt Marjan Snijders, hun teamleider bij de centrale zorgadministratie van de dienst financiën en ICT. Marjan: “Ze hebben een helpdeskfunctie voor gebruikers en kunnen zaken in het elektronisch patiëntendossier aanpassen als hulpverleners bijvoorbeeld geen medicijnen kunnen voorschrijven. Alle applicatiebeheerders werken in deelprojecten mee aan de invoering, dit najaar, van PSYGIS Quarant. Ze beschrijven de processen, procedures en stroomschema’s in de administratieve organisatie, werken aan de inrichting en conversie van het dossiergedeelte of testen de oplossing.” In september voerde PinkRoccade Healthcare al de ‘generale proefmigratie’ uit naar een testomgeving van PSYGIS Quarant. Het team van applicatiebeheerders was de dagen daarna druk bezig om te kijken of de migratie goed was gegaan.
De Quarant Krant
GGZ inGeest heeft rondom het EPD en de invoering van PSYGIS Quarant een nieuwsbrief ontwikkeld. De ‘Quarant Krant’ informeert de medewerkers over facetten die de overgang naar Qurant met zich meebrengt.
Wilt u meer weten? Neem een kijkje in de ‘Quarant Krant’.