Actueel

Door de inbesteding van haar inkoopfunctie maakt FPC de Kijvelanden de keuze voor de krachtige combinatie tussen BOMAS en ProCare. Met ingang van 1 oktober a.s. gaat ProCare live. Het beheer van de combinatie wordt uitbesteed aan het Zorgcomputercentrum van PinkRoccade Healthcare. FPC focust zich daardoor op haar kerntaken en zet in op doelmatigere en goedkopere inkoop.

FPC de Kijvelanden is een beveiligde, particuliere HKZ-gecertificeerde kliniek waar patiënten met een TBS-maatregel worden verpleegd en behandeld volgens de voorschriften uit Beginselenwet Verpleging Terbeschikkingsgestelden. Daarnaast heeft FPC de Kijvelanden psychiatrische forensische poliklinieken in Rotterdam, Breda en Dordrecht en sinds kort een Forensisch Psychiatrische Kliniek, bestemd voor gedetineerden met een strafrechtelijke titel die psychiatrische zorg/behandeling nodig hebben.

Inbesteden inkoop
In 2009 besloot FPC de Kijvelanden de inkoopfunctie in te besteden. Dit leidde tot een nieuw inkoopbeleid, nieuwe procedures en spelregels. Daarna namen ze een inkoper aan. Als sluitstuk gingen ze op zoek naar een bestel-, inkoop- en facturatiesysteem. Kobien Mijland, directeur Personeel en Bedrijfsvoering, bij FPC vertelt: “We gingen met ons programma van eisen onder de arm op zoek naar een leverancier. Uiteindelijk kwamen we aan tafel te zitten met drie serieuze partijen. Deze partijen vulde onder andere een vragenlijst in met vragen over onze eisen en wensen. Uit deze vragenlijst konden we concluderen in hoeverre de oplossing voldeed aan onze eisen.”

Referentiebezoek
Daarna volgde per oplossing een referentiebezoek. “Dat was ook een belangrijke eis. Zonder referentiebezoek sowieso geen aankoop. We wilden de oplossing zien draaien bij een andere zorgorganisatie en horen hoe tevreden zij zijn. We gingen op bezoek bij Palet. Dit hebben we als een heel positief bezoek ervaren. ProCare werd live gedemonstreerd en we zagen ook de koppeling met BOMAS. Toen we aan de koffie zaten met een stuk taart, lieten de medewerkers van Palet zien dat de bestelling van de taart via ProCare was gedaan en hoe ze de factuur nu afhandelden. Zo kreeg de uitdrukking ‘live demonstreren’ de perfecte lading,” aldus Kobien Mijland.

Hoge mate van informatiebeveiliging
De zorgorganisatie koos uiteindelijk voor ProCare. Toch duurde het nog een half jaar voor de handtekening werd gezet. Kobien Mijland vertelt: “Het hele traject heeft langer geduurd, dan we in eerste instantie voor ogen hadden. Maar uiteindelijk vind ik dat geen probleem, aangezien we een weloverwogen keuze hebben gemaakt. We zijn een aan justitie gerelateerde zorgorganisatie, dus onze mate van informatiebeveiliging is ‘sky high’. Daarnaast hebben we op drie verschillende locaties functionaliteit draaien. Zo draait BOMAS bijvoorbeeld bij ons administratiekantoor in Den Bosch. Samen met PinkRoccade Healthcare kwam de Kijvelanden tot een oplossing. Om aan de eisen van informatiebeveiliging te voldoen is Procare gehost bij het ZorgComputercentrum van PinkRoccade en hebben wij via een Citrix omgeving toegang. Procare heeft vervolgens een verbinding met ons administratiekantoor in De Bosch.”

Geen opgevers
“Dit vind ik ook kenmerkend voor PinkRoccade als partij. Ze geven niet op, ook al loopt het niet altijd op rolletjes. Ze denken mee en hebben begrip voor de situatie. Ik ben tot nu toe als klant heel goed bediend.,” aldus Kobien Mijland.

Efficiëntieslag
Met de implementatie van ProCare in combinatie met BOMAS, wil FPC de Kijvelanden een behoorlijke efficiëntieslag maken in het proces van aanvraag tot en met factuurbetaling. ProCare dient de door Kijvelanden in 2010 ontwikkelde inkoopbeleid en –procedures te ondersteunen zodat de kwaliteit en doelmatigheid geborgd is.
FPC de Kijvelanden gaat de volledige ProCare Suite implementeren. Na implementatie beschikken ze over de volgende functionaliteit:
• Digitaal bestellen direct bij leveranciers middels een roundtrip of uit een catalogus
• Digitaal aanvullen en fiatteren van aanvragen
• Registreren en bewaken van budget uitputting
• Registreren en bewaken van contracten.
• Digitale verwerking (scannen en herkennen) van facturen
• Drie-weg matching van order en factuur
• Digitale fiattering van facturen
• Betaalbaarstellen van facturen richting de financiële oplossing BOMAS
• Het direct benaderen van gescande facturen in ProCare vanuit BOMAS.

Kobien Mijland: “Deze oplossing ondersteunt maximaal het inkoop proces zoals wij het gedefinieerd hebben. Natuurlijk is het afwachten of PinkRoccade alle beloftes waarmaakt, maar ik heb tot nu toe geen enkele reden om hier aan te twijfelen.”