Cases

Bruggerbosch koos voor Caress Basis en Caress Zorgdossier van PinkRoccade Healthcare. De gebruiksvriendelijkheid, maar vooral het feit dat het ECD gemakkelijk het papieren dossier kon vervangen, gaf de doorslag. Het implementatietraject verliep in eerste instantie niet naar behoren. Bruggerbosch zette een consultant van PinkRoccade in om de werkprocessen helder te krijgen en knelpunten bloot te leggen. Samen implementeren we de verbeterslagen.

Zo’n 1,5 jaar geleden stapte Bruggerbosch, een gespecialiseerd centrum voor dementerenden in Enschede, over naar Caress Basis. André Braskamp, manager Zorgdienst en verantwoordelijk voor het primaire proces, vertelt hierover: “De overgang naar een ander systeem was tegelijkertijd een kans om ons te verdiepen in het ECD. Hier wilden we als organisatie ook mee aan de slag. We hebben een aantal oplossingen bekeken, maar Caress van PinkRoccade Healthcare sloot verreweg het beste aan op onze bedrijfsvoering. We werken bij Bruggerbosch al een aantal jaren methodisch. Caress sluit hier bijna naadloos op aan. Daarnaast heeft de oplossing een groot gebruiksgemak, wat ook heel belangrijk is in je keuze voor een nieuw softwarepakket.”

Wijze lessen
Bruggerbosch implementeerde Caress Basis en maakte projectplannen om het binnen de organisatie werkbaar te maken. “Op de één of andere manier hebben de plannen die we vooraf opstelden en de praktijk elkaar in de loop van de tijd niet gevonden. In de loop van de tijd liepen we tegen een aantal zaken aan, ook wel ‘wijze lessen’ genoemd:

• Er ontstond een hoog foutpercentage in de verwerkte mutaties. Dit waren er heel veel en de medewerkers die deze verwerkten raakten het overzicht kwijt. Ze hadden niet de juiste kennis om de mutaties goed te verwerken. We moesten hen beter opleiden;
• In de communicatie tussen afdelingen ging het een en ander mis: De inrichting van werkprocessen bleek deels gebaseerd op oude systemen, werkwijzen en met name mutatiestromen bleken inefficiënt. Wij moderniseerden werkprocessen en zochten aansluiting bij Caress Basis;
• We kregen input vanuit PinkRoccade, maar deze was onvoldoende toegesneden op onze organisatie. PinkRoccade had hier ons beter in kunnen sturen;
• We misten de technische, inhoudelijke maar ook functionele kennis die horen bij een implementatie en vervolgtraject.

Applicatiebeheerder biedt hulp
Er moest een oplossing komen. Dit was het moment om door te pakken. Bruggerbosch koos ervoor iemand in te huren die de technische kant begrijpt, inhoudelijke vragen kan beantwoorden en ook processen in gang kan zetten. Dit werd een consultant van PinkRoccade.

André Braskamp (foto) vertelt: “De consultant begon zo’n drie maanden geleden met het maken van een analyse van de werkprocessen, legde knelpunten bloot en koppelde hier direct verbetermogelijkheden aan. We overlegden samen waar we de grote slagen kunnen maken. Hieruit kwam een plan van aanpak waar we mee aan de slag gingen. Parallel aan dit traject liep ook de AZR 3.0. Hier moesten we ook mee starten, aangezien dit voor 1 januari 2012 gereed moet zijn. De consultant van PinkRoccade zette ook hiervoor alles in werking.”

Rust in de organisatie
“Met de komst van de consultant van PinkRoccade ging er opluchting door de organisatie. Wat betreft de AZR 3.0 spande het er wel even om. Het kwam goed. We testten de conversie en met een paar verbeteringen moest het werken. De consultant test ook samen met ons en dat is heel prettig. Daar leren wij ook weer van als organisatie. We hebben nu iemand in huis die kennis van de oplossing en ervaring met moderne werkprocessen. Hij geeft de juiste antwoorden op de gestelde vragen. Dit geeft veel rust. De consultant is dus ook een soort ‘troubleshooter’. Daarnaast draagt hij door zijn functionele kennis van Caress ook steeds zaken aan waarvan wij niet wisten dat het mogelijk was. Goede voorbeelden hiervan zijn de ‘compleetheidscheck’ en het werken met ‘panelen’ in Caress Zorgdossier. Deze implementeerden we dan ook direct,” vertelt manager Zorgdienst André Braskamp.

Organisatiebreed werken met het ECD
André Braskamp zegt over de implementatie van het ECD het volgende: “Onze medewerkers reageerden heel goed op het ECD. Ik hoorde regelmatig de reactie ‘Maar dit is gewoon ons dossier, maar nu digitaal’. Exact de reden waarom we voor Caress Zorgdossier kozen. We werken nu met een deel van het ECD, want ook onder de implementatie van Caress Zorgdossier lag een onvoldoende projectplan. We voerden de gegevens in en schoolden de verzorgenden om in een hele korte periode. We werkten met een multidisciplinair geïntegreerd papieren dossier. Hierin zat aan de ene kant het deel werkmap, zorgdossier en de rapportage, en aan de andere kant een basismap waarin iedere discipline zijn eigen katern had. Het was bijvoorbeeld niet de bedoeling dat een verzorger in de map van de fysiotherapeut kon. We wilden de katernen ook digitaal afschermen, maar daar moesten we nog wel het één en ander voor inrichten. We werken nu organisatie breed met de werkmap, maar nog niet met het multidisciplinaire gedeelte. Daarnaast bleek ook het stuk ‘autorisatie’ een struikelblok. We hebben er lang over gediscussieerd hoe we dit wilden indelen. We maakten met de medewerker van PinkRoccade keuzes en zijn het nu aan het inrichten. We gaan binnenkort de ‘proeftuin’ in, onze benaming voor een pilot. Als er dan losse eindjes zijn, hoeven we deze alleen af te hechten en kunnen we uitrollen. Dit verloopt heel voorspoedig.”

Bedrijfsvoeringsdoelstellingen behalen
“We zijn tevreden over Caress Basis en Caress Zorgdossier. Zo ver ik het nu kan zien werkt het naar behoren, ook al is het nog niet helemaal uitgekristalliseerd. Met deze oplossing gaan we de doelen behalen zoals we die opstelden voor onze bedrijfsvoering. Er is een hoop frustratie weggeëbd en dat geeft een heleboel rust. Toen afgelopen week één van mijn medewerkers zei ‘Volgens mij is het helemaal niet zo moeilijk’, wist ik dat we op de goede weg zijn.

Op dezelfde koers
André Braskamp vervolgt: “Ik vind de samenwerking met PinkRoccade heel prettig. Dit was in het verleden anders. De afstand was toen veel te groot tussen de medewerkers van Bruggerbosch en de medewerkers van PinkRoccade. Gelukkig is de wind ‘omgeslagen’ en varen we nu weer op dezelfde koers. De medewerkers van PinkRoccade luisteren goed naar de wensen van Bruggerbosch. Ze weten deze wensen goed te vertalen naar oplossingen. Er wordt vanuit PinkRoccade ook echt aansluiting met Bruggerbosch gezocht. Dus op de vraag: ‘Zou je de dienstverlening van PinkRoccade aanraden bij andere zorgorganisaties?, zeg ik volmondig ‘Ja’.”