Zo’n zes jaar geleden besteedde het Ruwaard van Putten Ziekenhuis (RPZ) het beheer van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) inclusief het EPD uit aan PinkRoccade Healthcare. RPZ is hier heel tevreden over. DOT veroorzaakte echter een ‘gap’ tussen het applicatie- en het functioneel beheer. Om deze te dichten zette RPZ succesvol een projectleider van PinkRoccade in.
“Het ziekenhuis moest haar systemen en werkprocessen aanpassen op DOT. Toen we dit wilden doen, liepen we tegen een aantal obstakels aan. Alleen technische aanpassingen volstonden niet, aangezien DOT ook gevolgen heeft voor de werkprocessen. Het technisch en applicatie- beheer van het ZIS doet PinkRoccade. We merkten dat het gat tussen het applicatiebeheer vanuit PinkRoccade en het functioneel beheer binnen het RPZ groot was. We misten een brug die deze twee kon verbinden. We moesten niet alleen de juiste mensen aan elkaar linken, maar ook het ‘spinnenweb’ van afhankelijkheden,” vertelt Sander Gunnewegh, hoofd Automatisering van het RPZ.
Projectleider van PinkRoccade voor DOT
Het RPZ zette een projectleider van PinkRoccade in voor de ondersteuning van de implementatie van DOT. Sander Gunnewegh zegt hierover: “We waren heel tevreden over de samenwerking met PinkRoccade. Het was daarom een logische keuze iemand van PinkRoccade als projectleider aan te nemen. Daarnaast moest de projectleider zowel de technische kant als ook de functionele kant aansturen en dat kon eigenlijk alleen iemand zijn die dichtbij twee vuren zat. John Pouw heeft deze rol van projectleider voor onder andere het DOT project opgepakt. We slaan nu twee vliegen in één klap. We hebben iemand die een korte schakel met het technische beheer heeft en de juiste functionele inzet kan bewerkstelligen. Hierdoor zijn de lijnen heel kort. Het voordeel is dat als medewerkers nu een functionele vraag hebben, daar ook snel antwoord op krijgen. We hebben dan ook niet gekeken naar andere aanbieders. De band tussen het beheer door PinkRoccade en onze oplossing is zo sterk, daar moet je niet iemand anders tussen willen zetten. PinkRoccade had hierin dus geen concurrentie.”
Anticiperen op veranderende werkprocessen
Sander Gunnewegh vertelt over de gevolgen van DOT: “Zonder het projectleiderschap vanuit PinkRoccade was het nemen van maatregelen rondom DOT veel lastiger geweest. DOT is een administratieve verandering en dat betekent dat er van alles in de werkprocessen verandert. Hier moet je als projectleider op de juiste manier op in kunnen springen.” De veranderingen waar Sander Gunnewegh over praat gaan vooral over het declaratieproces naar de zorgverzekeraar. De projectleider van PinkRoccade begrijpt wat voor gevolgen dit voor het werkproces heeft en neemt dit mee in de invulling van het technisch en functioneel beheer.”
Korte doorlooptijd met fixed price
Als eerste noemt Sander Gunnewegh ‘korte doorlooptijd’ wanneer we hem naar de voordelen van deze dienstverlening vragen. “Doordat de lijnen tussen technisch-, applicatie- en functioneel beheer samengevat zijn in één persoon, zijn de lijnen heel kort. De projectleider kent de organisatie goed, maar zeker ook de materie. Daarnaast maakte hij een gedegen projectplan en stuurde hij de mensen hier intern aan. We konden hierdoor snel schakelen.” Als tweede voordeel noemt Sander Gunnewegh ‘Rust’. “Hiermee bedoel ik dat het project vrij zorgeloos is verlopen. We kunnen ons concentreren op onze eigen werkzaamheden. Wat we hebben afgesproken, levert PinkRoccade ook. Dit zorgt voor een heleboel rust in de organisatie.” Hij vervolgt: “Wat ik nog een groot voordeel vind is dat we dit hele traject ‘fixed price’ hebben afgesproken. De kosten zijn hierdoor heel inzichtelijk en ik sta aan het einde van het project niet voor verrassingen.”
“Mede dankzij de consultancy van PinkRoccade lopen we ruimschoots op schema. Door de korte doorlooptijd, hadden we snel de juiste infrastructuur beschikbaar en konden we prijsvergelijkingen maken. We factureren nog steeds in DBC’s, maar de aanpassingen geven ons veel nuttige inzichten over eventueel aan te passen werkprocessen,” aldus Sander Gunnewegh.
PinkRoccade vult kennis aan
Naast de projectbegeleiding voor de veranderingen rondom DOT, huurt het RPZ ook structureel Jos Anthonissen in zijn rol als consultant in van PinkRoccade voor de ondersteuning van het functioneel applicatiebeheer van het ZIS. “De valkuil van het uitbesteden van je beheer is dat je kennis gaat missen. Deze kennis vult PinkRoccade aan in de vorm van een applicatieconsultant. Ook kan de consultant voor inhoudelijk functionele vragen terug vallen op interne productspecialisten van PinkRoccade. De onduidelijkheden die we tegen komen, bespreken we met de consultant wanneer deze hier aanwezig is. Vaak komen er al wezenlijke oplossingen uit deze gesprekken. De consultant geeft ons dan het zetje in de juiste richting.”
Projectleiders hebben de toekomst
Op de vraag ‘Hoe verloopt de samenwerking met PinkRoccade’, antwoordt Sander Gunnewegh: “We zijn heel tevreden over het beheer en de begeleiding vanuit PinkRoccade. Beide zijn tot nu toe heel succesvol gebleken. Ik ben ook van mening dat PinkRoccade moet investeren in goede projectleiders, want ik ben er van overtuigd dat hier in de toekomst steeds meer vraag naar zal zijn. Op het gebied van productontwikkeling vind ik dat PinkRoccade nog slagen te maken heeft. Dit loopt niet altijd naar behoren en dat is jammer.” Maandelijks is er overleg met Rob van Hagen, de servicemanager van PinkRoccade voor het RPZ, waarin de kwaliteit van de dienstverlening wordt bewaakt. Dit heeft geresulteerd in een goede afstemming tussen de gebruikers van het ZIS in het RPZ en het technisch en applicatie beheer.
Toekomst Ruwaard van Putten
Sander Gunnewegh vertelt over de toekomst van het RPZ het volgende: “We zijn een redelijk klein basisziekenhuis, met zo’n 240 bedden. We moeten als ziekenhuis onze route vinden naar aanleiding van de nieuwe maatregelingen vanuit de overheid. Maar ook definiëren waar we als basisziekenhuis over een aantal jaren willen staan. Automatisering is hierin een belangrijk pijler. We willen nog efficiënter gaan werken; dat wordt ook van ons verwacht. Daarnaast willen we groeien. Om die groei te verwezenlijken, schreven we ook een plan rondom automatisering. In dit plan staan zaken als: centrale planning, zorgpaden en elektronische formulieren. We zijn vooruitstrevend, maar hebben maar een beperkt budget. Innovatie staat haaks op extra kosten, zoals bijvoorbeeld de kosten die we maken voor DOT. Gelukkig zorgt PinkRoccade door middel van ‘slimme’ ondersteuning ervoor dat deze kosten beperkt blijven.”