De Zorgcirkel is een zorgorganisatie in de sector VV&T, die een aantal verpleeghuizen en verzorghuizen exploiteert. Dit doen ze in de regio’s Purmerend, Edam/Volendam, Landsmeer, Graft/De Rijp, Oosthuizen, Alkmaar en de Beemster. De Zorgcirkel bestaat uit 23 locaties en levert vanuit deze locaties zowel intramurale zorg als extramurale zorg, met name in de clusters om deze vestigingen heen, zoals bijvoorbeeld aanleunwoningen. Daarnaast faciliteert De Zorgcirkel ook kleinschalig wonen op een aantal locaties. Met ongeveer 2600 medewerkers is De Zorgcirkel een middelgrote zorgorganisatie.
“Op het gebied van intramurale zorg zijn wij in de regio wel de grootste”, vertelt Ruben van der Linden, werkzaam op de afdeling informatisering binnen De Zorgcirkel waar hij de laatste twee jaar verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en inzet van managementinformatie. De Zorgcirkel is gegroeid door een aantal fusies en initiële capaciteitsuitbreiding.
De samenwerking tussen De Zorgcirkel en PinkRoccade Healthcare gaat al een hele tijd terug. Ben van Dee, manager financiële en economische zaken binnen De Zorgcirkel vertelt: “Ik ben zo’n 7 jaar geleden hier begonnen. Toen hadden we een aantal applicaties staan van het toenmalige RocCare: BOMAS en Culicart. De applicatie op het gebied van personeel hadden wij van Raet. De applicatie op het gebied van cliëntenregistratie ging via een andere partij. Op het moment dat de AZR (AWBZ brede zorgregistratie) om de hoek kwam kijken, realiseerden we ons dat deze applicatie onvoldoende toekomstmogelijkheden bood. De Zorgcirkel heeft toen voor FORUM gekozen. Deze paste qua infrastructuur het beste bij de rest. Alle koppelingen zijn toen in één gebracht.”
De beste oplossingen
“Twee jaar geleden is FORUM uitgefaseerd omdat het met name op het gebied van FORUM Zorgplanning niet goed liep”, vervolgt van Dee. Door de groei van het aantal extramurale cliënten ontsteeg het aan de mogelijkheden van FORUM Zorgplanning. “We zijn toen serieus gaan kijken naar Caress, want we wilden die samenwerkende systemen wel intact houden.” Uiteindelijk koos De Zorgcirkel voor Caress en heeft dit met de ondersteuning van PinkRoccade Healthcare geïmplementeerd.
Tegelijkertijd koos de Zorgcirkel voor TWIN. “We hebben bewust naar PinkRoccade Healthcare gekeken, omdat jullie marktleider waren. Kijkend naar de andere applicaties, bood PinkRoccade Healthcare de beste oplossing.” Van Dee vertelt verder: “We hebben wel naar andere partijen gekeken, maar daar zaten behoorlijk wat haken en ogen aan. Er waren wel maatwerkoplossingen, maar daar was de doorlooptijd te groot van, omdat het vanaf de grond af aan ontwikkeld moest worden. We hebben zelf een kleine bezetting op BI gebied, dus het is belangrijk dat de risico’s beperkt blijven.”
“Business Intelligence kun je topdown bekijken vanuit de processen, bottom up vanuit je bronsystemen, vult van der Linden aan. Het mooiste is om daar een goede middenweg in te vinden. Mijn idee daarachter was, als je de vulling van je datawarehouse laat doen door de mensen die ook achter je bronsystemen zitten dat meerwaarde biedt ten aanzien van de continuïteit van het datawarehouse.
Samenwerking
Het TWIN model voor Personeel en financiën staat. Ruben van der Linden toont ons vol trots het model dat is ontwikkeld op gebied van personeel om het ziekteverzuim te volgen: “Hier kunnen we zien welke afdelingen de veroorzakers zijn van het grootste verzuim, uitgesplitst naar verschillende typen van verzuim, langdurig, kort frequent verzuim, etc. Door vervolgens in te zoomen op afdelingen of de grootste verzuimers kan helemaal tot op individueel niveau worden geanalyseerd. Zo komen we tot de oorzaak en zijn we in staat om te sturen op zaken die het meest bijdragen in verbeteringen”.
Op de vraag ‘hoe de samenwerking bevalt met PinkRoccade Healthcare?’, antwoordt Van der Linden: “Als we naar de zorgcomponent van TWIN kijken, moet de snelheid omhoog. Dit hadden we niet verwacht toen we het aankochten, dat is ook één van de bottlenecks geweest. We hebben deze informatie echt nodig “We worden nu intramuraal gefinancierd op basis van prestaties, de zorgzwaartepakketten, dus op basis van productie. De combinatieanalyses kunnen we op dit moment niet leveren. De financiële administratie moet nu veel moeite doen om die gegevens uit de bronsystemen te halen. Het mooiste zou zijn als TWIN dit voor ons kan doen.”
Het Zorgmodel ontwikkelen we op dit moment per thema samen uit en op korte termijn kunnen we een vergelijking maken tussen de ingezette formatie, de geleverde zorg en geld. Wat je bij extramurale zorg vooral ziet is dat er behoorlijke fluctuaties (in het aantal cliënten) zijn. Bij intramuale zorg gaat het niet alleen om de hoeveelheid mensen die je inzet, maar ook om het kwaliteitsniveau. Als je kijkt naar een zware afdeling, bijvoorbeeld een revalidatiecentrum, dan heb je daar toch echt zwaarder gekwalificeerde mensen voor nodig, dan voor de lichtere cliënten in het traditionele verzorgingstehuis.
Als je die informatie bij elkaar kunt brengen vanuit je personeelssysteem, financieel systeem en vanuit je realisatie (Caress), dan kun je ook antwoord op de vragen krijgen: ‘De formatie die ik inzet, is deze niet te licht’ en nog veel belangrijker ‘Is het niet te duur’?” Eind april is dit model binnen TWIN gereed. Wij zien daar erg naar uit omdat daarmee veel werk bespaard kan worden en de kwaliteit van de rapportages stijgt.
Luisteren naar de klant 
De mening van Van Dee hierover is . “Wat PinkRoccade Healthcare goed doet is het samenbrengen van een aantal zorgaanbieders om te praten en gedachten uit te wisselen over de problematiek binnen Caress. Hoe kijkt de gebruiker er tegenaan? Hoe kunnen we de applicatie werkbaar maken, zodat de gebruiker er mee uit de voeten kan?, zijn vragen die hier worden behandeld. Er wordt dus ook echt naar de gebruiker geluisterd. Dit is een goede ontwikkeling. We worden echt betrokken in het proces. Ik ben van mening dat je naar je klant moet luisteren, om een goed product te kunnen neerzetten en je merkt dat dit steeds meer wordt gedaan.”
Van der Linden vervolgt: “Ik merk dat PinkRoccade Healthcare ook met TWIN hier serieus mee om gaat. Ik hoef maar te bellen en het wordt opgepakt. Ook zie ik dat er ’s avonds wordt doorgewerkt. Er wordt snel geschakeld en de applicatieontwikkelaar komt regelmatig langs om te sparren. We gaan dan een dag zitten, zaken uitwerken en verder implementeren.”
Op de vraag ‘Waar staat De Zorgcirkel over 5 jaar?’ meldt Van Dee dat de organisatie geconsolideerd zal groeien door initiele uitbreidingen en mogelijk door fusies. “We investeren in een langdurige relatie met Pink. We willen samen met Pink de komende 5 jaar goede producten neerzetten, die optimaal werken."
April 2010