Cases

Medio 2010 koos De Zellingen uit Capelle aan den IJssel voor Caress Online van PinkRoccade Healthcare. Voornaamste reden voor deze keuze was de wens te blijven voldoen aan wet- en regelgeving rondom financiële verantwoording richting het Zorgkantoor. In slechts twee maanden tijd werd Caress Basis geïmplementeerd als opvolger van Forum, ook van PinkRoccade Healthcare. De zorgorganisatie vindt de overgang naar Caress Dossier, naar eigen zeggen, een fluitje van een cent.

In 2008 concludeerde ‘De Zellingen’ dat de interne en externe informatievoorziening efficiënter moest. De wens om het ingewikkelde systeemlandschap na fusies te vereenvoudigen werd steeds actueler. De belangrijkste reden voor de keuze voor Caress was de veranderende wet- en regelgeving omtrent declaraties. Wouter Keus, Informatiebeheerder/ ICT bij De Zellingen vertelt: “Zorgorganisaties dienen in toenemende mate te beschikken over gedetailleerde informatie over de geleverde zorg en daarover verantwoording te kunnen afleggen aan externe ketenpartijen.”

AW319
“Vanaf januari 2011 moeten zorgorganisaties binnen de VVT declareren via de AW319 standaard. De informatievoorziening moest hiertoe speciaal zijn uitgerust. Ons toenmalige informatiesysteem: FORUM, kon de AW319 niet verzorgen. De projectgroep, die de zorgorganisatie speciaal hiervoor samenstelde, is in september 2009 op zoek gegaan naar één nieuw primair systeem, voor alle zorgprocessen. “Na een zorgvuldig en uitgebreid selectietraject kwam deze projectgroep met een aanbeveling. Deze aanbeveling was overigens in eerste instantie niet ten gunste van Caress van PinkRoccade.”

Toch… Caress
“We kozen uiteindelijk toch voor Caress om een aantal redenen. Het trainen van medewerkers om met een nieuw elektronisch zorgdossier te werken, is tijdrovend en dus kostbaar. Extramuraal was er nog geen elektronisch dossier en deze medewerkers zouden er op termijn ook mee moeten werken. Komt nog bij dat de tijd toch wel begon te dringen. We kregen een nieuwe aanbieding van PinkRoccade en hebben daar nog eens goed naar gekeken. Want, hoewel wet- en regelgeving hoge eisen stelt aan de financiële verantwoording, staat daar eigenlijk nauwelijks budget tegenover. We hebben uiteindelijk gekozen voor Caress omdat dat binnen het tijdsbestek en de kosten de meest logische oplossing was. Daarnaast past Caress online in het beleid om de applicaties extern te laten beheren. Omdat we de aanbeveling vanuit de eerdere projectgroep wel zijn blijven respecteren, hebben we een escape bedongen om in 2011 nog eens rustig de tijd te kunnen nemen om tot een finale afweging te komen,” vertelt Wouter Keus.

Online oplossing
“Vanaf het moment dat we voor Caress kozen, ging het heel snel. Op 26 oktober 2010 tekenden we de overeenkomst en op 4 november 2010 draaide er een ‘lege oplossing’ in een tijdelijke online omgeving. Namens PinkRoccade werd het project vanaf dat moment geleid door Leo Eijkelenkamp. Samen met Leo zijn we van start gegaan om in een strakke planning de conversie uit te voeren. Vanwege de goede ervaringen die we direct al hadden met de Caress Online oplossing, kozen we er in december voor om Caress definitief te laten draaien in het ZorgComputercentrum van PinkRoccade. Zo hoefden we zelf geen nieuwe servers aan te schaffen en konden we direct van start”. Wouter vertelt hier verder over: “Ik kan een heleboel voordelen noemen. Zo worden bijvoorbeeld updates automatisch uitgevoerd en komt het onderhoud en de afschrijving nu voor rekening van de leverancier. Maar het allerbelangrijkste voor ons is dat de bedrijfsvoering door kan gaan. De conversie naar Caress zou een behoorlijke belasting zijn voor onze afdeling ICT, zeker omdat we slechts twee maanden de tijd hadden om over te gaan. We kozen er in eerste instantie voor om eerst alleen Caress Basis online te laten draaien, met de bedoeling daar snel Caress Zorgdossier aan toe te voegen. Daarmee zou de gegevensuitwisseling tussen deze twee het meest betrouwbaar en actueel zijn. Ook vanuit onze visie op ICT was dit een logische keuze: “We zijn een zorgorganisatie en geen commercieel IT-bedrijf”.

Twee maanden implementatie
“We kunnen concluderen dat de implementatie in sneltreinvaart verliep. Begin november volgden we de cursus ‘Applicatiebeheer Caress Basis’. Ook maakten we samen met Leo een inrichtingsdocument met daarin aanbevelingen om Caress in te richten. De cursus en de handleiding maakte het mogelijk dat we Caress in maar drie weken tijd bijna geheel zelfstandig konden inrichtten. Gelukkig was er ook steeds goede ondersteuning vanuit PinkRoccade. Zo lieten we de inrichting een aantal keer controleren door de medewerkers van PinkRoccade en kregen we goede adviezen rond declaratieverkeer. Zodoende waren we in december al in staat om een bulkbestand met indicaties in te lezen en te verwerken. Eind december waren we bijna klaar,” aldus Wouter Keus.

Fluitje van een cent
Met de keuze voor Caress Online, wilden we graag een sterke glasvezelverbinding hebben. “Helaas liep de uitlevering daarvan door vorst flinke vertraging op. We planden de overgang van Caress Zorgdossier aanvankelijk in januari 2011, maar we gingen daardoor pas live in april 2011. De uiteindelijke conversie van forum dossier naar Caress- dossier-online was echter een fluitje van een cent. We uploaden de database en kregen binnen een dag telefoontje vanuit het PinkRoccade ZorgComputercentrum met de boodschap: ‘Klik maar op de link’. En we waren live! De eerste dagen waren natuurlijk best spannend. Gelukkig kwamen we geen noemenswaardige problemen tegen!

Geen declaratie = geen betaling
Op de vraag: ‘Hoe verloopt het declareren via Caress nu?’ antwoordt Wouter: “Uit de beoordeling van het Zorgkantoor op de AW319 doen we het erg goed. We hebben tot nu toe maar een paar afgekeurde factuurregels ontvangen welke we eenvoudig konden corrigeren. Caress werkt in ieder geval naar behoren. In 2012 geldt dat we pas betaald krijgen nadat we een declaratie indienen, zodat we de zaken echt goed op orde moet hebben. We zijn dan ook voortdurend bezig met het optimaliseren van de productieregistratie en de bijbehorende processen. De technische inrichting van Caress is, zo hebben we inmiddels ondervonden in orde, dus daar zal het niet aan liggen.”

Ontwikkelingen AZR en Caress
De huidige complexiteit binnen de AZR plus de continue ontwikkelingen die daarin gaande zijn, zorgen ervoor dat ook wij in beweging moeten blijven. Voor de gebruikers van Caress die hier dagelijks mee te maken hebben, heb ik grote bewondering gekregen. Het is echt een enorme klus om alle indicaties op tijd binnen te krijgen en te verwerken zodat de zorg over de meest actuele gegevens beschikt en er aan het eind van de maand een goede AW319 ligt. Dat vraagt in toenemende mate om medewerkers met een uitgebreide kennis op het gebied van zorg, administratie en financiën. De uitdaging ligt er dan ook in om doorlopend bezig te zijn met de ontwikkeling van deze medewerkers en ze daar te ondersteunen waar mogelijk is. Dat doen we inmiddels door regelmatig een ‘opfriscursussen’ Caress te geven en door het actief delen van kennis tussen de verschillende afdelingen. Zodoende gaan we met vol vertrouwen de toekomstige veranderingen tegemoet en weten we met Caress een bestendige oplossing te hebben.