Cases

Amphia Ziekenhuis in Breda schakelt gefaseerd over naar CareCTRL en de implementatie verloopt zeer voorspoedig. Dat blijkt uit de woorden van Joep van Halder, Manager kernteam Finance & Control. De snelle implementatie is mogelijk omdat CareCTRL speciaal voor de zorgsector is ontwikkeld en daardoor ook Amphia als een handschoen past. “Je zit als organisatie niet te wachten op duur maatwerk. CareCTRL is met gebruik van bestaande sjablonen helemaal naar je hand te zetten.”

De enorme knowhow van de ziekenhuisomgeving die PinkRoccade Healthcare vertaalt naar CareCTRL biedt twee belangrijke voordelen, zo blijkt ook uit de ervaringen van het Amphia Ziekenhuis. De functionaliteit is optimaal afgestemd op de intramurale processen èn de implementatie verloopt veel sneller dan gebruikelijk is in de automatiseringswereld. Omdat vrijwel alles voor gedefinieerd is konden de eerste afdelingen (Finance & Control, Inkoop en Logistiek) binnen tien maanden `live’ gaan. Dat was overigens in januari van dit jaar. “We willen onze ambities op een gecontroleerde manier inbrengen. Daarom hebben we bewust gekozen voor een gefaseerde invoering van CareCTRL,” vertelt Joep Halder. De tweede fase was begin juli achter de rug: PinkRoccade heeft toen ook taart laten bezorgen op de afdelingen ICT & Medische Technologie en het onroerend goed bedrijf. Begin 2011 volgt ten slotte de afdeling Personeel & Organisatie.

Over de schutting kijken
Met vestigingen in Breda en Oosterhout is Amphia Ziekenhuis een van de grootste algemene ziekenhuizen van het land. Amphia Ziekenhuis is bovendien lid van de vereniging Samenwerkende Topklinische opleidingsZiekenhuizen (STZ), waarin 26 grote opleidingsziekenhuizen samenwerken. Het zijn ziekenhuizen die hooggespecialiseerde zorg verlenen en teaching hospitals zijn voor medisch-specialistische opleidingen.
In zo’n hoogwaardige omgeving is het natuurlijk essentieel dat ook de ICT goed is geregeld. De historisch gegroeide situatie waarin iedere afdeling over zijn eigen automatiseringssysteem beschikte, was wat dat betreft niet ideaal. “De automatisering was binnen ieder vakgebied weer anders geregeld”, vertelt Joep van Halder. “Het probleem daarbij is dat er niet of nauwelijks rekening werd gehouden met de belendende percelen.” Reden waarom het ziekenhuis op zoek ging naar één ERP (enterprise resource planning)-systeem voor de ondersteuning van alle bedrijfsprocessen. “Je wordt dan door het systeem gedwongen om over de schutting heen te kijken, want de in- en output van jouw processen hangt samen met die van anderen. Het gaat om het grote geheel.”

Feel good factor
Alhoewel Amphia Ziekenhuis al vele jaren samenwerkte met PinkRoccade en zijn rechtsvoorgangers, ging men niet vanzelfsprekend met hen in zee. Joep van Halder: “Het was een open keuze. We hebben eerst een blauwdruk gemaakt van alle processen, je krijgt dan een heel scherp beeld van wat je wilt bereiken en wat de revenuen van een nieuw systeem moeten zijn. Je weet dan ook wat voor eisen je aan een leverancier moet stellen. Eisen aan de oplossing en aan de manier waarop die oplossing geïmplementeerd en uiteindelijk in de lucht gehouden wordt.”
Al dit voorwerk, waarbij Amphia Ziekenhuis werd begeleid door Capgemini, resulteerde uiteindelijk in een request for proposal dat bij drie ERP-leveranciers werd neergelegd. De keuze viel uiteindelijk op SAP. Maar omdat een ERP-systeem niets meer of minder is dan een platform vol met functionaliteit, gaat het vervolgens vooral om de inrichting daarvan. Joep van Halder: “Je gaat dan kijken welke leverancier dat het beste kan, wie de meeste ervaring in de zorg heeft en wat de feel good factor van de oplossing is.” Met PinkRoccade Healthcare en CareCTRL denkt Van Halder de juiste keuze te hebben gemaakt. “Ze hebben veel ervaring in de zorg. CareCTRL is gebaseerd op best practices, het is daardoor een standaard oplossing waardoor je niet of nauwelijks maatwerk nodig hebt.”

Culture shock
De invoering van een ERP-systeem is een gecompliceerd proces waarbij de organisatie en PinkRoccade Healthcare zeer nauw met elkaar samenwerken. PinkRoccade Healthcare levert de implementatiemanager die niet alleen de blauwdrukken zeer kritisch beoordeelt, maar ook een stuk verandermanagement bewerkstelligt. Voor dit project heeft PinkRoccade Healthcare dit samen gedaan met een derde externe van Seeder de Boer, die het project vanuit het Amphia Ziekenhuis begeleidde. Joep van Halder: “Zo’n nieuwe werkwijze veroorzaakt toch een soort culture shock. Je gaat totaal anders werken dan in het verleden. Bij alles wat je doet, moet je je nu afvragen wat dat voor gevolgen heeft voor andere afdelingen. Iedereen moet met elkaar praten en zaken op elkaar afstemmen. Wat dat betreft zorgt zo’n ERP-systeem er voor dat de afdelingsmuren worden geslecht. Je wordt er echt één organisatie door. Het wordt duidelijker, zakelijker en ook de communicatie verloopt beter.”

Optimalisatie
Joep van Halder signaleert dat de organisatie drie fases doormaakt bij de ingebruikneming van het ERP-systeem. “Direct nadat je live gaat is iedereen euforisch. Daarna volgt de deceptie: men gaat zich realiseren wat de consequenties zijn van de nieuwe werkwijze. Er moeten planningen worden gemaakt, deadlines gehaald, je moet meer overleggen met collega’s.” De derde fase is volgens Joep van Halder met afstand de mooiste: “Dat is de fase van procesoptimalisatie. Mensen zijn dan gewend aan de werkwijze, zien dat het systeem werkt en wat het allemaal mogelijk maakt. Ze gaan dan de mogelijkheden zien: ‘als dit kan, kan dat misschien ook, en wat kan er nòg beter.’ Het is echt ‘kicken’, en dan vooral voor de mensen die procesmatig zijn aangelegd.”

Kwaliteit
Joep van Halder vindt het grote voordeel van CareCTRL dat de kwaliteit van de informatie enorm toeneemt. Maar dat niet alleen: “De informatie wordt ook veel efficiënter gegenereerd. Je kunt in principe met minder mensen een beter resultaat bereiken. Het werk wordt er bovendien leuker van. De mensen zijn veel minder kassamatig, registratief bezig. Lag voorheen het accent vooral daarop, en op accuratesse, tegenwoordig gaat het veel meer om proactiviteit, controleren en signaleren.” Een mooi voorbeeld daarvan is de afdeling ICT en Medische Technologie. “Er was daar in het verleden weinig structuur als het gaat om het apparatuurbeheer. Door CareCTRL word je gedwongen om over je werkwijze en je doelen na te denken en hier structuur aan te geven. Wanneer moeten de apparaten onderhoud hebben? Doe je dat zelf of besteed je het uit? Hoe plan je dat in? In plaats van brandjes blussen, komt het accent veel meer te liggen op preventie en onderhoud zodat je veel minder vaak de storingsdienst hoeft te bellen.”

Creativiteit
Maar is de keerzijde van een ERP-systeem niet dat de organisatie verstart? Dat er minder ruimte is voor creativiteit, spontaniteit en het doorvoeren van organisatorische vernieuwingen? Joep van Halder is daar niet bang voor. “Vroeger werd er te veel ad hoc gedacht. Dan werd er hier weer een emmer over de organisatie heen gegooid, dan weer daar. Die noodzaak is er nu niet meer omdat je veel beter over je processen nadenkt. Als mensen nu een nieuw idee hebben, gaan ze daar eerst uitvoerig met alle betrokkenen over praten. Is het noodzakelijk? Gaat het werkelijk om een verbetering? Als je dan besluit om iets nieuws of een verandering door te voeren is de vervolgvraag of het binnen de standaard sjablonen van CareCTRL mogelijk is, of dat PinkRoccade Healthcare maatwerk moet leveren.”

Toekomst
Duidelijk is dat CareCTRL volop mogelijkheden biedt en dat de kwaliteit en de efficiency toeneemt. Zo besparen de afdelingen die nu via CareCTRL geautomatiseerd zijn structureel 2%. En daar komen de mogelijke besparingen op personeelskosten nog bij.
Joep van Halder ziet in de nabije toekomst volop kansen om tot een nog betere benutting te komen. “Amphia Ziekenhuis gaat op termijn werken met het EPIC ziekenhuisinformatiesysteem. Wanneer dat operationeel is en we CareCTRL aan EPIC gaan koppelen, is de cirkel rond. Dan kun je optimaal werken met zorgpaden en het volledige zorgproces goed inplannen en managen.”