Amaris Zorggroep implementeert sinds oktober 2011 gefaseerd Caress Zorgdossier binnen de zorgorganisatie. Met een duidelijke visie op zorgverlening gaven ze dit traject handen en voeten. Ze bouwden het ECD grotendeels zelf, maar ze riepen wel zo nu en dan de kennis, expertise en handjes in van PinkRoccade Healthcare. Een bijzondere constructie, want er was geen duidelijk project gedefinieerd voor PinkRoccade, maar er werd opgeschakeld op basis van detachering. Amaris Zorggroep is zeer tevreden over deze dienstverlening op maat.
In 2008 werd Amaris Zorggroep in het leven geroepen. Een fusie organisatie bestaande uit tien zorgorganisaties in de regio's Gooi- en Vechtstreek en Eemland. De lokale benadering van Amaris Zorggroep is uniek en biedt ruimte om invulling te geven aan lokale wensen en behoeften. Iedere zorgorganisatie heeft dan ook haar eigen identiteit, cultuur en signatuur. Nelleke van der Stelt, projectleider Zorgleefdossier en ECD, vertelt: “Deze couleur locale was ook de aanleiding van de nulmeting die plaatsvond in 2009, want op dat moment gaven de verschillende zorgorganisaties een andere invulling aan hun cliëntendossiers. De nulmeting richtte zich op de wijze van registreren en op het aantal verschillende cliëntendossiers. Uit deze nulmeting kwam een advies: kies voor een eenduidige manier van werken en maak daarom de stap naar een nieuw Amaris dossier.”
Papieren dossier versus ECD
Het Directieberaad gaf opdracht voor de ontwikkeling van een nieuw Amaris dossier. “We vroegen ons nog wel af of dit een elektronisch cliëntendossier moest worden. Met de input van een aantal zorgprofessionals vanuit de verschillende locaties stelden we een programma van eisen op. Eén van de locaties, Amaris Theodiotion, koos in 2005 al voor het ECD van PinkRoccade. We keken daarom of Caress Zorgdossier voldeed aan onze eisen. Als dit niet het geval was, zou het project stoppen en keken we op een later tijdstip wat andere leveranciers te bieden hadden. We wilden hoe dan ook aan de slag met een nieuw dossier, of dit nu een papieren dossier of Caress Zorgdossier was. Toch bleek dat dit ECD heel dicht bij onze eisen kwam. Daarnaast verliep de cliëntadministratie voor de gehele organisatie al via Caress Basis. Belangrijke redenen waarom we uiteindelijk kozen voor het ECD van PinkRoccade Healthcare”, aldus Nelleke van der Stelt.
Amaris visie op de zorg
Nelleke vervolgt: “We bouwden het ECD vanuit de Amaris visie op zorg. De aandacht voor de cliënt staat in deze visie centraal, alsmede de wens van de cliënt. Hierin is het gesprek dat we voeren met de cliënt heel belangrijk. We merkten dat vragen op maat heel goed werken in onze extramurale zorg, maar voor woonzorgcentra en verpleeghuizen was dit nog aanbodgericht.” Deze nieuwe aanpak had grote consequenties voor de opbouw van ons ECD. De visie op zorg hield in dat ze voor het ordeningsprincipe kozen van de vier domeinen. Deze domeinen ‘goten’ ze in het ‘Amariskompas’:
1. Woon- en leefomstandigheden;
2. Participatie;
3. Mentaal welbevinden;
4. Lichamelijke gezondheid.
“Het ordeningsprincipe is niet het belangrijkste, dit is het hulpmiddel. Het gaat juist om anders denken en daardoor anders handelen. Het is niet het werken met domeinen, maar het anders benaderen van de cliënt wat de kern is: zorg met aandacht. Het ECD is ons hulpmiddel om te ordenen en gegevens op de juiste manier te registreren. Van onze zorgprofessionals horen we terug dat ze nu hele belangrijke zaken horen van cliënten die ze eerder niet wisten. Dit is het ultieme resultaat van de omslag”, vertelt Nelleke van der Stelt.
Bouwen van het ECD
Het ‘bouwen’ van het dossier deed de zorgorganisatie grotendeels zelf. Mary Sabandar werkte als applicatiebeheerder bij Theodotion, nu Amaris Theodotion, en was nauw betrokken bij de invoer van het ECD in 2005. Logisch dat zij werd gevraagd het Amaris ECD te ontwikkelen. “Voor het ontwikkelen van het ECD hanteerden we een bijzondere manier. We maakten ook een nieuw papieren dossier. Voor de invulling van het papieren dossier kregen we input van twee EVV’ers per locatie. We gebruikten de input als basis voor een Best Practice. Het papieren dossier dat hier uitkwam was de ‘mal’ voor de ontwikkeling van het ECD. We zijn zeer tevreden over deze aanpak, het was goed voor het proces en zeker voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie”, aldus Mary Sabandar.
Consultancy op basis van detachering
De bezetting op applicatiebeheer binnen Amaris Zorggroep was krap. Amaris koos ervoor een extra applicatiebeheerder naast Mary Sabandar aan te nemen. Deze nieuwe applicatiebeheerder kon niet direct beginnen en daarom schakelden ze tijdelijk op met een implementatieconsultant van PinkRoccade. “Dit werd Derk Parée. Hij had ons al eerder geholpen en gaf aan dat hij ons verder in het realiseren van resultaten kon helpen. Bijzonder was, dat het eigenlijk geen project was. We huurden hem in op basis van toegevoegde waarde. Uiteindelijk had deze manier van werken heel veel voordelen:
- doordat hij vanaf het begin van het traject betrokken was, wist hij waarom wij bepaalde keuzes maakten en kon hij hier op inspelen;
- hij nam veel kennis en expertise mee die we gebruikten bij de ontwikkeling en het testen van het ECD;
- hij was een sparringpartner, maar ook zeker een klankbord. Hij hield ons scherp in het maken van keuzes;
- hij gaf interne trainingen, zodat wij ons op andere zaken konden focussen”.
“Ik had me voor dit traject ook geen betere constructie kunnen bedenken. We zijn heel tevreden over deze manier van samenwerken en bevelen dit ook zeker aan voor andere zorgorganisaties. We waarderen ook extra dat het mogelijk is ondersteuning op maat te krijgen. PinkRoccade dacht met ons mee en speelde in op onze wensen”, aldus Mary Sabandar.
Domeindenken kost tijd
Amaris Zorggroep begon in oktober 2011 met de pilot op drie locaties, deze zijn nu live met het ECD. Ze verwachten voor de zomer 2012 het ECD geïmplementeerd te hebben over de hele zorgorganisatie. “De implementatie van het domeindenken duurt langer, maar dat ontwikkelt zich. We schenken dan ook veel aandacht aan het trainen en motiveren van onze medewerkers,” sluit Nelleke van der Stelt af.
www.amaris.nl