De samenwerking tussen Zorggroep Charim en PinkRoccade Healthcare gaat al heel ver terug. PinkRoccade was er al toen Jos Venes in 1985 in dienst trad bij deze zorgorganisatie. Anno 2011 is hij staffunctionaris Innovatie en houdt zich bezig met processen en procesefficiency. Met als uiteindelijke doel in 2020: hetzelfde werk of meer met minder collega’s door gebruik te maken van automatisering, slimme oplossingen en processen. “Het ECD van PinkRoccade Healthcare is zo’n slimme oplossing, waar wij in onze dagelijkse werkzaamheden gebruik van maken.”
“Vanuit de frontoffice van onze organisatie kwam het verzoek voor een ECD. We werkten al met Caress Basis van PinkRoccade Healthcare, wat een goede oplossing is. De keuze voor het ECD van PinkRoccade is voor ons makkelijk en logisch. Wij hebben niet gekeken naar andere aanbieders en hier heb ik geen spijt van”, vertelt Jos Venes.
Vervlechten
Jos vervolgt: “De logica van één oplossing en één familie sprak me heel erg aan. Je moet niet altijd gaan voor ‘the best of breed’, maar juist voor een oplossing die aan al je wensen voldoet. Ik ben van mening dat zorgorganisaties zich bij de keuze voor een oplossing vaak veel te veel focussen op een lange lijst van eisen en voorwaarden, maar geen onderscheid maken in ‘wat vinden we nu echt belangrijk in deze lijst en wat minder’. Ik geloof niet in het concept dat alles geïntegreerd moet zijn. Maar je moet wel streven naar systemen die goed met elkaar communiceren, ze moeten met elkaar vervlechtbaar zijn.”
Sterke punten ECD
Op de vraag: ‘Wat zijn de sterkste punten van het ECD?’, antwoordt Jos (op foto links): “Het ECD is een goede oplossing door de horizontale en verticale benadering: de communicatie verloopt sneller, we doen minder dubbel en zien het sneller wanneer informatie niet juist is. Één van de sterkste punten vind ik de uitwisselbaarheid van gegevens. Als een verpleegkundige iets in het cliëntendossier zet heeft de (huis)arts op kilometers afstand direct inzage en kan er zo nodig op acteren. De kwaliteit van het cliëntendossier gaat hierdoor omhoog en verbeter je de kwaliteit van de zorgverlening. Daarnaast zijn de vragenlijsten en rapportages heel sterk. Onze medewerkers zijn voor 80% bezig met rapporteren, dus dan is het heel belangrijk dat dit efficiënt werkt. Ook is een cliëntendossier op deze manier altijd beschikbaar en kunnen we het niet kwijtraken. Er vloeien besparingen uit het gebruik van het ECD, omdat we veel minder papier gebruiken en geen dure mappen meer aanschaffen.”
Medewerkertevredenheid
“Er zijn veel klachten binnen de zorg over tijdsverlies en samenwerking. Onze medewerkers zijn daarom echt blij met dit ECD. Zelfs onze digibeten geven aan er goed mee te kunnen werken. Reacties als: ‘Ik kan gegevens snel terug vinden’,’ ik kan het goed lezen’, ‘de communicatie tussen mij en een andere dienst gaat veel vloeiender’ en ‘het werkt eenvoudig’, hoor ik voorbij komen. Ik merk dat de communicatieverbetering zorgt voor tijdswinst. Ik denk ook dat digitale letters meer orde scheppen dan geschreven letters”, aldus Jos.
Dossier van de cliënt
Jos vervolgt: “Het is heel belangrijk hoe je het ECD vormgeeft. Het uitgangspunt is: het dossier is van de cliënt. Door de inzet van een ECD verhogen we de cliëntparticipatie. Dat neemt alleen maar toe. Het draagt bij aan de empowerment van de cliënt.”
Implementatietraject
“Ik heb de implementatie van het ECD als een prettig traject ervaren. Qua fasering was het helder. We namen ons een aantal zaken voor: we beginnen simpel en we maken het steeds iets moeilijker. Het ECD moet transparant blijven. Dat laatste is belangrijk voor de autorisatie. Wie mag wie autoriseren was voor ons geen issue, met een uitzondering voor de huisarts. We zetten een duidelijke structuur neer. Doordat we continu met elkaar in dialoog zijn, komen we erachter dat het proces beter werkt als we zaken aanpassen. Dat doen we dan ook”, vervolgt Jos.
ECD in 2 uur
Over de interne training vertelt Jos: “Ik verzorgde de trainingen zelf en deelde de medewerkers op in werkgroepen: ‘behandelaren’, ‘verpleging’, ‘backoffice’, enzovoort. Ik vind dat je niet direct kennis nodig hebt, maar kennis wel goed moet kunnen zoeken. Ik heb in 2 uur tijd het ECD in vogelvlucht met de medewerkers doorgenomen. Ik leerde ze de juiste informatie herkennen: welke basisgegevens zitten er normaal in het dossier en waar staan ze nu in het ECD. Hoe diep ik in ging op de materie stemde ik af op de doelgroep. Daarbij besteedde ik veel aandacht aan de manier van invoeren. De medewerkers moeten zich er van bewust zijn dat foute invoering consequenties heeft voor de zorg van de cliënt. In het begin zijn er natuurlijk best veel fouten gemaakt, maar als ik nu kijk naar de curve, zie ik dat we veel makkelijker invoerfouten uit Caress Basis halen, die we eerder niet zagen.”
Veel klanten tevreden houden
“Je merkt dat er ook binnen PinkRoccade eilandjes zijn die niet altijd voldoende met elkaar communiceren. Er moet meer overstijgend in processen gedacht worden. Het gebeurt nog wel eens dat er een verandering wordt doorgevoerd, daar krijg ik dan een melding van, maar die verandering is dan niet direct een verbetering. Hiervan maak ik dan melding en dan draait PinkRoccade de verandering vaak terug. Ik vraag me hierdoor wel af of de focus juist is, maar ik weet dat hieraan gewerkt wordt. Het is ook lastig om iedere klant tevreden te houden. De één vindt het prettig als er zoveel mogelijk informatie op één scherm staat, de ander wil zo min mogelijk informatie op één scherm. Je moet klanten niet geven wat ze vragen, maar wat ze nodig hebben”, vertelt Jos.
Aanbeveling
“PinkRoccade heeft een ECD om trots op te zijn. Ik zie dat jullie ten opzichte van concurrenten hierin een grote voorsprong hebben. PinkRoccade heeft een duidelijke visie en prettige mensen om mee samen te werken. Ik zou jullie zeker aanbevelen bij andere zorgorganisaties.”
www.zorggroepcharim.nl
LinkedIn Jos Venes