“Online afspraken maken krijgt bij Erasmus MC een steeds prominentere rol,” zegt Pieter Slim (foto rechts), projectleider van de implementatie van MyHealth Online. Met behulp van MyHealth Online kunnen patiënten na een eerste bezoek aan het Erasmus MC online een tweede gesprek plannen. ‘Het percentage no-show omlaag brengen’, ‘ontlasten van de poli-balies’ en ‘verbeteren van de bereikbaarheid van Erasmus MC’, zijn redenen die Pieter Slim noemt voor de online strategie van Erasmus MC.
In 2009 koos Erasmus MC voor MyHealth Online van PinkRoccade. Pieter Slim is unit hoofd van een team binnen de afdeling IT-operations van de Service Organisatie en projectleider van de implementatie. Hij vertelt: “De telefonische bereikbaarheid van het afsprakenbureau het Erasmus MC was niet altijd goed genoeg. Daarom wilden we patiënten online mogelijkheden bieden voor het maken van afspraken. We zochten een oplossing met:
- mogelijkheden voor online afspraken maken zonder tussenkomst van een persoon;
- gebruikersvriendelijke en toch veilige werkwijzen, inclusief DigiD.”
MyHealth Online ontwikkelt verder
“We zagen een aantal oplossingen, maar deze waren te omslachtig. Ook keken we naar andere ziekenhuizen en de oplossingen die zij gebruikten. Het Flevoziekenhuis in Almere gebruikt MyHealth Online van PinkRoccade en waren hier tevreden over. Vooral dat het percentage no-show zo ver omlaag ging, sprak ons aan. Daarnaast is de oplossing simpel en de interface goed. Ook het toekomstperspectief van de oplossing zag er goed uit met mogelijkheden zoals webspreekuren en anamneseformulieren. Allemaal redenen waarom we kozen voor MyHealth Online,” vertelt Pieter.
Beheer uitbesteden is no-brainer
Op hetzelfde moment dat Erasmus MC koos voor MyHealth Online, besteedde het ziekenhuis het technisch beheer uit aan PinkRoccade. Pieter legt uit: “Het beheer van een nieuwe oplossing, betekent direct meer werk. We wilden de afdeling IT hier niet mee belasten. Als je het beheer uitbesteedt, zoals wij nu doen, voorkom je dat je medewerkers moeten inwerken op een nieuwe oplossing. Dit bespaart een hoop tijd en daardoor kosten. Dit is ook steeds meer de strategie van het ziekenhuis. Als je kunt uitbesteden, mits het een redelijke prijs heeft, doe dat dan. PinkRoccade deed een heel aantrekkelijk aanbod, zodat het voor ons een no-brainer was het beheer uit te besteden. Achteraf gezien ook een hele slimme keuze, want we zijn zeer tevreden over deze dienst.” Hij vervolgt: “Het beheer voert PinkRoccade 7 x 24 uur uit. Als er ’s avonds iets uitvalt, dan pakken ze het direct op. Wel zo handig, aangezien internetafspraken vaak ’s avonds en in het weekend worden gemaakt en dan moet de oplossing wel in de lucht zijn.”
Online is onvermijdelijk
Op dit moment werken 20 poliklinieken met MyHealth Online en daar komen binnenkort nog 15 poli’s van het Sophia Kinderziekenhuis bij. Het aantal webafspraken dat patiënten maken is nog niet op het niveau dat het ziekenhuis beoogt. “Hier moeten we nog een slag slaan. We zien dat patiënten op dit moment al de controleafspraken maken via het internet. MyHealth Online 3.0, dat we binnenkort implementeren, kunnen ook combinatieafspraken online worden gemaakt. Hierdoor zal het aantal afspraken stijgen,“ aldus Pieter Slim. MyHealth Online is belangrijk voor het ziekenhuis. In de toekomst zijn online afspraken en het bieden van aanvullende services via het web, onvermijdelijk. Het Erasmus MC speelt hier nu al goed op in vond ook de Consumentengids van april 2011.
Intern draagvlak essentieel
Het creëren van draagvlak bij polimedewerkers is essentieel voor het slagen van een online oplossing. Zij zijn de ambassadeurs voor de nieuwe manier van afspraken maken. Pieter vult aan: “Toen we de oplossing initieel implementeerden, was het te veel ‘het feestje’ van de IT-afdeling. We misten de expertise en zeker ook de tijd om dat draagvlak te creëren bij de polimedewerkers. Een aantal poli’s zijn nog huiverig. PinkRoccade denkt hierin ook met ons mee over een goede veranderkundige en marketing-aanpak. We bewerkstellingen samen de toename van het gebruik van digitale services door patiënten.”
Ontwikkel- en beheerpartner
Pieter vertelt over de samenwerking met PinkRoccade: “Ik zie PinkRoccade als een partner. Pink denkt vanuit haar ervaring bij andere ziekenhuizen mee over de issues waar wij tegenaan lopen. Samen bedenken we oplossingen. Daarnaast is PinkRoccade heel eager om door te ontwikkelen, iets dat goed past bij een academisch ziekenhuis als Erasmus MC. Ga je met PinkRoccade in zee, dan heb je een hele loyale IT-leverancier aan de haak. Daarnaast ben ik van mening dat MyHealth Online 3.0 maar ook zeker het uitbesteden van het beheer zinvol is voor zorgorganisaties.”