...aldus Rob van den Berg, Hoofd Voedingsdienst Frankelandgroep.
‘Laat mij doen met eigen vuur wat ik verkies, zolang ik duur.’ Deze dichtregel van Willem Elsschot (1882-1960) is het motto van de Frankelandgroep, een samenwerkingsverband van vijf verpleeg- en zorgorganisaties in Schiedam en Vlaardingen: Frankeland, Harg-Spaland, Jacobs Gasthuis, Schiewaegh en Vaartland. Hoewel er in de praktijk sprake is van één centraal geleide organisatie, hebben de afzonderlijke locaties een eigen identiteit en een eigen sfeer, zodat elke oudere – maar ook elke medewerker – zich thuis kan voelen in een van deze culturen. In de geest van Elsschots dichtregel wil de Frankelandgroep ‘dat bewoners zoveel mogelijk hun eigen leefstijl kunnen voortzetten, in een veilige en vertrouwde omgeving’. Autonomie en kwaliteit van leven zijn de belangrijkste uitgangspunten. De regie ligt zoveel mogelijk bij de bewoner. En gastvrijheid staat centraal!
Dat dat laatste voor de Frankelandgroep geen loze kreet is, daarvan getuigen de vele onderscheidingen die de samenwerkende instellingen inmiddels ten deel zijn gevallen. Onlangs nog, in december 2009, werd het Jacobs Gasthuis verkozen tot ‘beste verzorgingshuis van Nederland’. Tijdens de CuliCart Hospitality klantenmiddag op Slot Zeist van dinsdag 1 juni jongstleden legde Rob van den Berg, Hoofd Voedingsdienst van de Frankelandgroep uit, hoe bij hen CuliCart wordt ingezet om de bewaking en de borging van de financiële organisatie te ondersteunen.
Het gastvrijheidsconcept van de Frankelandgroep strekt zich ook uit tot de maaltijden. bewoners kunnen die in hoge mate zelf samenstellen, ze kunnen zelfs bezoek laten mee-eten. Om ervoor te zorgen dat alles in voedingslogistiek opzicht op rolletjes loopt, maakt de Frankelandgroep gebruik van CuliCart Hospitality. Hoofd Voedingsdienst Rob van den Berg, die dit jaar zijn 40-jarig jubileum viert, werkt al sinds 2001 met de voedingslogistieke oplossing van PinkRoccade Healthcare: ‘In onze jarenlange relatie hebben we op een aantal onderdelen een bijdrage kunnen leveren aan de ontwikkeling van CuliCart Hospitality; sommige aanpassingen en aanvullingen zijn zelfs mede op ons verzoek gerealiseerd.’
De relatie is even wat minder geweest, maar sinds PinkRoccade Healthcare twee jaar geleden onder eigen vlag verder is gegaan, zijn de onderlinge verhoudingen helemaal hersteld, vindt Rob van den Berg: ‘Ik heb nu te maken met een horizontale organisatie, die luistert naar haar klanten, en met adviseurs die met je meedenken en met wie ík in elk geval kan lezen en schrijven.’
Eigen brasserie
Het is Rob van den Berg, die al decennialang sturing geeft aan het bijzondere gastvrijheidsconcept van de Frankelandgroep: ‘Mijn taak is die van coördinator en als zodanig probeer ik de gastvrijheid voor alle locaties op peil te krijgen en te houden. Op sommige plekken zijn we daarin al heel ver, bij andere zijn we nog aan het uitbouwen. En dat doen we met behulp van CuliCart Hospitality.’
Hij legt uit hoe het aan de inkoopkant werkt: ‘Onze ontkoppelde keuken krijgt dagelijks zo’n 900 maaltijden te verwerken, voor Frankeland zelf maar ook voor de andere locaties van de Frankelandgroep. Daarnaast draaien we 80 warme maaltijden en 80 broodmaaltijden voor ‘De Stadhouder’, de Schiedamse vestiging van GGZ Delfland. Dat is dus echt een externe klant. Verder verzorgen we ook de bevoorrading van Brasserie Lidwien, het à la carte buffetrestaurant van Frankeland waar bewoners, gasten en ouderen uit de wijk dagelijks hun maaltijd kunnen nuttigen.’
Hoewel het mogelijk is om gebruik te maken van geautomatiseerde verwerking van de keuzegegevens, zoals PDA, cliëntenportaal en het scannen van de menukaarten, kiest de Frankelandgroep vooralsnog voor handmatige verwerking. ‘Alle keuzes van de bewoners worden vooraf per week verzameld en ingegeven. Voor de brasserie met zijn à la carte formule gaat dat natuurlijk niet, dus daar doen we de inkoop op basis van prognose. In het begin gaf dat nogal wat dervingsproblemen, maar die zijn voorbij nu CuliCart de prognoses aanlevert en door de medewerkers worden beoordeeld en desgewenst aangepast. Via het elektronisch berichtenverkeer binnen CuliCart rollen bij onze leveranciers automatisch de bestellingen binnen. Dat scheelt ons echt enorm in verwerkingstijd.’
Verpakkingen, prijzen en voorraden
Dat het systeem rekening houdt met de juiste verpakkingen en de bijbehorende prijzen is uiteraard van het grootste belang: ‘Dat moet allemaal perfect kloppen, want anders zouden we natuurlijk nooit aan onze externe afnemers de juiste prijzen kunnen doorberekenen, dus inclusief onze opcenten, de winst die we intern overeengekomen zijn.’
CuliCart Hospitality is verder van onschatbaar nut bij het voorraadbeheer: ‘Ons magazijn – we worden dagelijks beleverd – moet natuurlijk wel op orde zijn is. We willen niet méér voorraad hebben dan strikt noodzakelijk is. Dankzij CuliCart is de continuïteit in dat opzicht verzekerd. We weten wat we doen, wat we in huis hebben en wat het kost.’
Het grootste voordeel echter, naast de drastische beperking van het aantal administratieve handelingen, is de enorme efficiency-winst: ‘We stoppen in feite heel weinig tijd in het bijhouden van de administratie. Zowel aan de inkoopkant als aan de verkoopkant is het binnen CuliCart Hospitality allemaal gekoppeld én geborgd. Het klopt perfect. We hebben aan de ene kant altijd voldoende op voorraad en tegelijk is er nauwelijks sprake van derving. Dat geldt ook voor de diëten. Alles bij elkaar levert CuliCart Hospitality ons flink wat geld op!’
Simpel en foutloos
Het aandeel verkoop binnen de activiteiten van zijn voedingsdienst is substantieel: ‘Wat dat betreft zijn we gewoon een commerciële instelling’. Aanvankelijk was er de twijfel of het allemaal wel klopte en of er correct gefactureerd werd. Maar die zorgen zijn voorbij, zegt hij: ‘Dat hebben we nu helemaal getackeld in het CuliCart-verhaal, dat loopt naadloos, perfect. Gasten die bij ons als debiteur in het restaurant eten, zijn bekend in CuliCart Hospitality. Via een koppeling van het kassasysteem met CuliCart Hospitality gaan alle data naar onze financiële administratie. Daar rolt dan in Exact een verzamelfactuur uit, dus de maaltijden die thuis bezorgd zijn, plus de maaltijden en consumpties die in onze brasserie of in het zwembad zijn gebruikt. Alle bestellingen – of het nu gaat om een colaatje in het zwembad of een advocaatje in het restaurant – worden op naam van de bewoner in CuliCart Hospitality samengevoegd en één keer per maand verrekend; hetzij via automatische incasso, hetzij via een factuur op naam.’
Zeker 80% van alle facturen wordt verrekend via automatische incasso. En vergissingen zijn zo goed als uitgesloten, is zijn ervaring: ‘Het gaat werkelijk voor honderd procent foutloos. Ik heb nog van geen fout gehoord!’
Het is ook zo simpel, zegt hij: ‘Gewoon een kwestie van keuzes inkloppen, op de kassa de afgenomen producten registreren en door middel van de koppelingen , kunnen de juiste gegevens per zorgvrager opgevraagd worden. Je drukt nog eens op een paar knoppen en er gaat een maaltijd uit. En de informatie is altijd heel eenvoudig terug te vinden.
Perfecte verkoopprijs
Ook alle externe klanten – de overige locaties van de Frankelandgroep en de Schiedamse locatie van GGZ Delfland – zijn compleet in CuliCart Hospitality ondergebracht. ‘Op basis van de ingegeven keuzes genereert CuliCart Hospitality per klant een productieoverzicht van het aantal verstrekte maaltijden, vermenigvuldigd met het verkoopbedrag. In de koppeling naar de leverancier hangen daar meteen ook de juiste verpakkingen en de juiste prijzen aan.’
Rob van den Berg neemt de broodvoorziening van Delfland-locatie ‘de Stadhouder’ als voorbeeld: ‘Uit CuliCart Hospitality rolt het exacte aantal broodmaaltijden, compleet met toeters en bellen aan zuivel, broodvervangers en cerials. Daar hangen prijzen aan die gewoon zo worden doorgefactureerd en waarin onze winstmarge al is verwerkt. Er rolt dus een perfecte verkoopprijs uit CuliCart Hospitality.’
Van den Berg werkt met vaste warme-maaltijdprijzen: ‘Die zijn gebaseerd op een gemiddelde kostprijs, vermeerderd met handlingskosten. In oktober, november buigen we ons over de prijs die we volgend jaar moeten berekenen. Als de inkoopprijs van bepaalde ingrediënten drastisch veranderd is, heeft dat uiteraard consequenties voor de verkoopprijs. Je blijft je inkoop natuurlijk bewaken.’
Flexibele organisatie vereist optimale managementinformatie
CuliCart Hospitality kan aan diverse andere applicaties gekoppeld kan worden, zoals Cura en Paycare. Maar ook aan Excel, hetgeen prachtige overzichten en dus hoogkwalitatieve managementinformatie per cliënt oplevert. ‘En die heb je echt nodig als je je financiële organisatie optimaal wilt borgen’, zegt Rob van den Berg. ‘Bij Frankeland huldigen we het devies: de klant heeft de regie, de klant bepaalt zoveel mogelijk zelf wat er gebeurt. Maar dan heb je wel goede managementinformatie nodig om de zaak in de hand te houden.’
Managementinformatie moet, wat hem betreft, antwoord geven op vragen als: ‘Wat gaan we de komende periode doen? Hoe bewaken we ons budget, hoe staat het met de werkelijke uitgaven? Hoe kunnen we analyseren, waar het fout ging? Waar moeten we straks op gaan letten, waar kan het beter maar ook: hoe kan ik me verantwoorden naar de Raad van Bestuur?’
Het streven is dat binnen de Frankelandgroep allemaal integraal te verwezenlijken, onder meer via één integrale database voor alle Frankeland-locaties: ‘Een runderlapje is op alle locaties hetzelfde runderlapje, voor dezelfde prijs. En als ik een prijs verander in CuliCart Hospitality dan zien ze dat direct op alle locaties.’
Als je de regie zoveel mogelijk bij de bewoners legt, moet je een enorm flexibele organisatie hebben. Maar als je dat soort flexibiliteit aan de dag wilt kunnen leggen, is goede managementinformatie een absolute noodzaak, aldus Rob van den Berg: ‘Al die informatie heb je nodig om je flexibiliteit te kunnen verantwoorden. Net als de extra tijd trouwens, die daarmee gemoeid is!’