Pioniersgeest kan Rivierduinen niet ontzegd worden. In 2005 ging de Oegstgeestse GGZ-organisatie als eerste in Nederland aan de slag met een voor de GGZ aangepaste versie van TWIN, het managementinformatiesysteem van PinkRoccade Healthcare. Daarbij haalden de GGZ-organisties en haar leverancier de banden verder aan. In zijn kamer in het fraaie veertiende-eeuwse kasteel Endegeest, dat dienst doet als stafonderkomen van Rivierduinen, legt concerncontroller Erik Laarhoven uit waarom.
‘We zijn al een aantal jaren bezig om zorgprogrammering te realiseren, die te combineren is met routine outcome monitoring. In samenwerking met de afdeling Psychiatrie van het LUMC in Leiden, hebben we een wetenschappelijke set gevalideerde vragenlijsten samengesteld waarmee we periodiek de effectiviteit van behandelingen kunnen meten. Doel daarvan is boven water te krijgen in hoeverre de behandeling is aangeslagen, hoe de cliënt er nu voor staat en of het nog wel zin heeft om door te gaan met behandelen.
Samen met zes andere GGZ-organisaties zijn we bezig die combinatie als een soort kwaliteitsformule in de markt te zetten. Zodat we straks een helder verhaal hebben naar de ziekenkostenverzekeraars over wat we gaan doen en hoe we dat periodiek en systematisch gaan meten en verantwoorden.’
Met TWIN anticiperen op productstructuur 2008
‘Eind 2004, vlak voor de fusie, besloten we dat er een datawarehouse-applicatie moestkomen. Er was zo veel verschillende informatie en er waren zo veel bronnen die we aan elkaar moesten knopen, dat de situatie anders onwerkbaar zou worden.
De keuze voor TWIN was een pragmatische. We kenden de leverancier, PinkRoccade Healthcare, en we kenden het product. We wisten dat TWIN in een aantal grote ziekenhuizen naar tevredenheid gebruikt werd en dat PinkRoccade de oorspronkelijke versie inmiddels had uitgebreid met een aantal specifiek voor de GGZ geschikte modules. TWIN is namelijk in eerste instantie ontwikkeld voor algemene ziekenhuizen. Voor de GGZ-versie was extra functionaliteit nodig, omdat de DBC’s in ziekenhuizen wezenlijk anders zijn opgezet dan in de GGZ: ze kennen andere productstructuren, andere behandelingen en andere kosten.
Een deel van de gewenste functionaliteit was direct beschikbaar, de rest hebben we de afgelopen jaren samen ontwikkeld. Een voorbeeld van uiterst nuttige nieuwe functionaliteit is de oplossing voor de problemen rond de nieuwe productstructuur 2008, die wezenlijk verschilt van de DBC-stuctuur van 2007 waarmee we op dit moment nog werken. PinkRoccade heeft ervoor gezorgd dat we kunnen kiezen. We kunnen nu zowel volgens de richtlijnen van 2007 als die van 2008 naar onze productie kijken. Dat is een belangrijke troef in onze gesprekken met de ziektekostenverzekeraars.We kunnen nu immers door de bril van 2008 naar onze productie kijken en zo de gegevens genereren die essentieel zijn voor onze onderhandelingspositie. Dankzij TWIN zijn wij de enigen die daartoe op dit moment in staat zijn.’
Versteviging onderhandelingspositie
‘Ons doel is de bestuurbaarheid van Rivierduinen te optimaliseren vanuit het perspectief van rentabiliteit, overlevingskansen, groeimogelijkheden en ambitie. Daarbij komt dat we moeten omgaan met schaarse middelen, waarvoor we ons in toenemende mate moeten verantwoorden. Terecht, denk ik. Als maatschappelijke organisatie hebben we de plicht zo efficiënt en zo effectief mogelijk te werken. Daarom moeten we een managementinformatiesysteem hebben dat ons uitputtend voorziet van informatie op grond waarvan we de juiste beslissingen kunnen nemen op het juiste moment.
Dat was nooit belangrijker dan nu want de hele GGZ staat op zijn kop. Vanaf het moment dat de champagnekurken knallen, worden we anders gefinancierd. Nu is dat nog volledig via de AWBZ, maar in 2008 nog maar voor twintig procent; vijfenzeventig procent gaat dan via de Zorgverzekeringswet. Dat betekent een totaal andere declaratie- en financieringswijze. Bovendien zitten we met andere partijen aan tafel, waaronder de gemeente die in het kader van de WMO voor de resterende vijf procent deelneemt.
Uit overheidsonderzoek is gebleken dat nogal wat GGZ-instellingen niet klaar zijn voor 2008. Dat geldt niet voor Rivierduinen. Wij hebben onze zaakjes niet alleen op orde, we lopen ook voorop.TWIN levert namelijk informatie die ons de unieke mogelijkheid biedt vooruit te kijken en op toekomstige ontwikkelingen te anticiperen. Neem ons declaratiepatroon voor het komende jaar: hoe gaat dat eruit zien? Dankzij TWIN kunnen we nu al over de noodzakelijke gegevens beschikken, de ziektenkostenverzekeraars kunnen dat niet. Dat verstevigt, ik gaf het al aan, onze positie aan de onderhandelingstafel.
Vliegwieleffect
‘We hebben goede argumenten om in de doorontwikkeling van TWIN mee te doen. Op de eerste plaats willen we de kwaliteit van managementinformatie verder verbeteren. Wij willen graag dat bepaalde functionaliteit, bijvoorbeeld op het gebied van rapportages, wordt uitgebreid. Dat die vervolgens door PinkRoccade wordt gestandaardiseerd, is alleen maar gunstig. Ook voor onszelf, want meer gebruikers betekenen meer massa en dus meer mogelijkheden. Je creëert zo een soort vliegwieleffect. Om die reden geven we hier ook regelmatig presentaties van TWIN aan klanten van PinkRoccade. Als ik die mensen over de streep kan trekken, hebben we daar zelf ook baat bij. Het geeft ons meer slagkracht, meer invloed op de richting waarin TWIN zich gaat ontwikkelen. Om maximaal profijt van TWIN te kunnen hebben, zullen we met name op het gebied van de productie en de zorgregistratie verder moeten professionaliseren. Dat betekent dat medewerkers consequenter – en misschien ook frequenter – hun werkzaamheden moeten registreren. Als dat niet of te laat gebeurt, vermindert de betrouwbaarheid van de managementinformatie die TWIN genereert. Daarvoor is wel een cultuuromslag nodig. Dat is lastig misschien, maar niet onmogelijk, als je er maar in slaagt duidelijk te maken dat informatiesystemen ook een hoop kunnen opleveren, dat ze het werk makkelijker en leuker kunnen maken. Als de registratiebereidheid omhoog gaat, dan neemt de kwaliteit van je data toe, waardoor je omzet eerder binnenkomt en je facturen eerder de deur uit kunnen.
Inderdaad, aan TWIN hangt een prijskaartje, niet alleen in financieel opzicht maar ookin de zin van de tijd en de inspanning die het kost om de noodzakelijke veranderingenbinnen je organisatie te realiseren. Maar als je gaat kijken naar wat het systeem oplevert, is het die investering meer dan waard.’
Rivierduinen
Rivierduinen is begin 2005 ontstaan door een fusie van de Rijngeest Groep en de Robert-Fleury Stichting. Deze geïntegreerde tweedelijnszorg GGZ-organisatie, die 2800medewerkers telt, en het hele noorden en midden van Zuid-Holland als werkgebied heeft,is de op één na grootste GGZ-organsiatie in Nederland. De organisatie biedt vanuit zesregionale centra geestelijke gezondheidszorg aan volwassenen en ouderen. Aan kinderenen jeugd wordt zorg verleend vanuit een aantal afzonderlijke vestigingen. Rivierduinen heeft daarnaast vijf gespecialiseerde centra, onder meer voor de behandeling van eetstoornissen en autisme. Rivierduinen werkt sinds 2005 met een speciale GGZ-versie van TWIN en heeft daaraan verschillende bronsystemen gekoppeld: PSYGIS van PinkRoccade Healthcare, dat binnen de organisatie al bijna tien jaar als zorgregistratiesysteem gebruikt wordt; Beaufort – van Raet – als salarispakket en personeelssysteem; en FIS2000 van IBS als financieel pakket. De operationele informatie uit de bronsystemen wordt eenmaal per maand overgezet naar TWIN en daarin getransponeerd naar relevante managementinformatie.
'Dankzij TWIN kunnen we nu al over de noodzakelijke gegevens beschikken, de ziektenkostenverzekeraars kunnen dat niet. Dat verstevigt onze positie aan de onderhandelingstafel.' (Erik Laarhoven, concerncontroller Rivierduinen*)
* Noot van de redactie: dhr. Erik Laarhoven bekleedt inmiddels een ander functie binnen deze organisatie