Cases

Het Havenziekenhuis in Rotterdam werd in 1927 opgezet, speciaal voor de behandeling van scheeps- en tropische ziekten. Nog steeds heeft het als ‘klein grotestadsziekenhuis’ een sterke relatie met de Rotterdamse haven – met zijn 161 bedden is het zelfs een van de grootste havenziekenhuizen ter wereld. En nog steeds vormen ‘reizigersziekten’, zoals ze tegenwoordig genoemd worden, een belangrijk specialisme.

 

Maar sinds het Havenziekenhuis deel uitmaakt van het Erasmus Medisch Centrum is haar rol enigszins veranderd. In de samenwerking met het ErasmusMC is men zich met name gaan richten op het ontwikkelen van concepten voor vernieuwende zorg. In die concepten worden de uitgebreide specialistische mogelijkheden van het universitair medisch centrum handig gekoppeld aan de kleinschalige, cliëntgerichte benadering van het Havenziekenhuis. Dat heeft onder meer geleid tot projecten als ‘Kinderhaven’, waar jonge patiëntjes met niet al te ingewikkelde aandoeningen worden behandeld, en de ‘Pijnpoli’, waarbij specialisten van het ErasmusMC patiënten met pijnklachten behandelen in het Havenziekenhuis. ‘Het komt er in wezen op neer dat alle planbare zorg plaatsvindt in het Havenziekenhuis en dat de academische, hooggespecialiseerde zorg verleend wordt in het ErasmusMC’, zegt Cor Gunther, manager IT van het Havenziekenhuis. In 2006 werd hij aangesteld om de samenwerking tussen beide ziekenhuizen ook op IT-gebied gestalte te helpen geven. Dat bleek verre van eenvoudig. Want zo perfect als het Havenziekenhuis en het ErasmusMC zorginhoudelijk op elkaar aansloten, zo verschillend waren ze op het gebied van automatisering. Cor Gunther vertelt over de complexe situatie die hij aantrof en hoe een informatiebeleidsplan de weg kan effenen voor de toekomstige integratie van twee totaal verschillende informatie­omgevingen.

 

“De crux ligt in het feit dat het ErasmusMC en het Havenziekenhuis compleet andere informatiesystemen gebruiken. Nico Bruens, directeur informatievoorziening bij het ErasmusMC, en ik voorvoelden direct al dat daar problemen zouden ontstaan. Vandaar dat we in 2006 in een nota aan de directie aangaven dat het met het oog op de toekomst noodzakelijk zou zijn informatiesystemen en applicaties te integreren, en dat er een plan moest komen om dat te realiseren.

De toenmalige Raad van Bestuur gaf PinkRoccade Healthcare opdracht tot het maken van een definitiestudie waarin onderzocht moest worden of de beide informatieomgevingen konden worden samengevoegd en hoe dat zou moeten gebeuren. Dat die opdracht naar PinkRoccade ging, had alles te maken met het feit dat zij al preferred supplier waren van het ErasmusMC en uitgebreide kennis hadden van de verschillende systemen die in de Nederlandse ziekenhuizen gebruikt worden. De definitiestudie, die aantoonde dat samenvoeging inderdaad haalbaar was, werd dermate positief ontvangen dat PinkRoccade opdracht kreeg in een detailplanning uit te werken hoe de integratie gerealiseerd zou kunnen worden.”  

 

Uiterst lastige situatie

“Maar toen die detailplanning gepresenteerd werd bleek de oplossing, ondanks zijn kwaliteit, veel te duur voor een middelgroot ziekenhuis als het onze. We hebben PinkRoccade gevraagd alles nog eens zorgvuldig na te lopen en te kijken of het misschien toch niet goedkoper kon en of er wellicht nog alternatieven waren. Helaas waren die er niet; de enige manier om de kosten te drukken was het traject over meerdere jaren uit te smeren. Maar dat was niet zinvol, temeer niet omdat ook nog eens duidelijk werd dat een aanzienlijk deel van de informatiesystemen het eind van hun levenscyclus bereikt lijken te hebben. Een uiterst lastige situatie dus: wij beschikten over onvoldoende financiële middelen en we hadden meer tijd nodig.

We kwamen tot de conclusie dat onze informatiesystemen nog zeker vijf jaar nodig zullen hebben om naar elkaar toe te groeien. Maar dan moeten we wel een duidelijk idee hebben over de kant die we met onze IT op willen. Dus, wat willen we en hoe pakken we dat aan? Dat was de grote vraag.”

 

Informatiebeleidsplan

“Duidelijk was in elk geval dat we op een structurele, beleidsmatige manier te werk moesten gaan. Vandaar dat we aandrongen op het opstellen van een Informatiebeleidsplan, dat zich vooral gaat richten op de vraag hoe onze systemen naar elkaar kunnen toegroeien. Daarbij hebben we opnieuw de ondersteuning gezocht van PinkRoccade. Hun expertise was ons bij de opstelling van de definitiestudie al opgevallen, met name die van business consultant Biek Teunissen. Hij kent de systemen van het ErasmusMC, heeft veel ervaring in advieswerk bij andere ziekenhuizen en kent door zijn aandeel in de definitiestudie bovendien het hele voortraject. Het lag dus voor de hand zijn hulp te vragen bij het schrijven van het Informatiebeleidsplan. Daarbij hebben we gebruik gemaakt van het NIP©-model  van PinkRoccade. NIP© staat ‘Nieuwe Informatie Planning’, een op de praktijk gebaseerde aanpak voor het informatiebeleid. Dat model kent een vijftal fases. Je begint met het in kaart brengen van de huidige situatie en je bepaalt vervolgens welke beleidsveranderingen er, zowel intern als extern, aan komen. Dan ga je kijken naar wat de ICT-mogelijkheden zijn en legt dat alles vast in een aantal vernieuwingsscenario’s. Tenslotte maak je een afweging en kies je al naar gelang de beschikbare middelen en andere relevante keuzecriteria het meest geschikte scenario.”

 

Peilers

“Ons uitgangspunt was: waar willen we over vijf jaar staan en wat voor stappen moeten we daarvoor nemen? Verschillende factoren waren daarbij van belang. Allereerst natuurlijk: wat willen we als organisatie? Hoe afhankelijk willen we zijn van het ErasmusMC? Waarin willen we ons specialiseren? En wat zijn de wensen van onze mensen? We hebben aan artsen en verpleegkundigen gevraagd waaraan ze het meest behoefte hadden. Enerzijds waren dat techniekgerelateerde zaken als dubbele systemen en een ruimere ICT-bezetting; aan de andere kant gaven met name specialisten nadrukkelijk aan dat ze toe wilden naar een modernere manier van procesondersteuning. ICT moet helpen het werk te vergemakkelijken en de administratieve rompslomp te verlichten.

Maar nog belangrijker misschien zijn factoren als de nieuwe wet- en regelgeving, met daaruit voortvloeiende maatregelen als het verplichte gebruik van het burgerservicenummer. Of ontwikkelingen binnen het vakgebied zoals EPD’s en EMD’s, die extra relevant worden vanwege de door de minister gewenste grotere patiëntveiligheid.

Wat ook een rol speelt is de grotere mondigheid van de patiënt en zijn wens veel meer zelf de regie te voeren over zijn eigen behandeling; de patiënt die inzage wil in zijn dossier en zijn afspraken zelf wil kunnen maken en wijzigen. En vergeet de huisartsen niet, die inmiddels allemaal een elektronisch huisartseninformatiesysteem hebben en afwillen van die papieren verwijsbrieven. Al die randvoorwaarden vormen de peilers van het Informatiebeleidsplan dat we binnenkort in de organisatie met gebruikers en MT gaan bespreken.”
 

Scenario’s voor de toekomst

“In het informatiebeleidsplan hebben we vijf scenario’s geformuleerd, die variëren van helemaal niets doen tot de optie om met een schone lei te beginnen – dus voor een compleet nieuw systeem te kiezen.

Het voordeel van zo’n informatiebeleidsplan is, dat je alles heel helder en gestructureerd op een rijtje krijgt. Dan wordt ook duidelijk dat er eigenlijk niet één scenario is, dat er echt uitspringt. Elk scenario heeft z’n voor- en z’n nadelen. Stel dat we zouden kiezen voor het in één slag integreren van onze systemen. Het voordeel daarvan is dat we direct klaar zouden zijn voor al die nieuwe ontwikkelingen. Een haalbaar scenario, tenminste als we bereid zijn er héél veel geld in te steken. Het betekent wel, dat je dan geen cent overhoudt voor dingen die voor het ziekenhuis zeker zo belangrijk zijn.

Je zou ook kunnen kiezen voor een compleet nieuw systeem maar dat heeft gigantische consequenties, voor beide ziekenhuizen. Voor de toekomst zit je goed, maar het nadeel is dat beide organisaties helemaal om moeten en dat een dergelijk scenario de eerste jaren alle aandacht opeist – en dan heb ik het nog niet eens over de kosten.

Een ander scenario gaat uit van een koppeling van de huidige systemen. Als je er maar genoeg geld en mankracht tegenaan gooit, is ook dat een mogelijkheid. Maar, je koopt in wezen alleen maar uitstel, want de pijn komt een paar jaar later toch wanneer je alsnog moet migreren.”

 

Naar elkaar toegroeien

“Er is wel een preferent scenario. Dat zegt: oké, als je over vijf jaar je systemen op een effectieve manier wilt samenvoegen, dan moet je op de koop toe nemen dat er de eerste drie jaar vrijwel geen echt goede samenwerking mogelijk is. We proberen in die periode wel – en zoveel mogelijk parallel aan het ErasmusMC – onze systemen te upgraden, zodat de uiteindelijke samenvoeging zo voorspoedig mogelijk zal verlopen. De verwachting is namelijk dat integratie van nieuwere versies door de verbeterde techniek straks minder problemen zal geven.

We staan bijvoorbeeld op het punt een nieuw PACS aan te schaffen. Het ligt voor de hand dat we het systeem van het ErasmusMC kiezen en dat voorlopig als een soort stand-alone systeem gebruiken. Als we straks gaan samenvoegen, is dat voor dit systeem dus vrij eenvoudig.

Op het gebied van de techniek zijn we al zover dat we nu een gestandaardiseerd platform hebben voor de manier waarop we applicaties intern koppelen. We delen ook al een bescheiden netwerk. En artsen van het ErasmusMC die deels in het Havenziekenhuis werkzaam zijn, kunnen van hieruit ook Elpado, het elektronisch patiëntendossier van het ErasmusMC raadplegen.

Ook op andere ICT-terreinen zijn we inmiddels bezig onze achterstand in te lopen. Zo verloopt onze communicatie met huisartsen sinds 1 mei alleen nog maar elektronisch.

En binnenkort wordt de nieuwe data-infrastructuur opgeleverd, waarmee we in elk geval wat de techniek betreft over voldoende capaciteit beschikken.”

 `

“Makkelijk zal het niet worden, dat is duidelijk. Maar dankzij dit Informatiebeleidsplan weten we waar we staan, waar we naar toe willen en hoe we daar moeten komen. Dat laatste wordt onze uitdaging voor de komende jaren.”