Inovum is een gespecialiseerde zorgorganisatie in gemeente Wijdemeren. Vanuit het verpleeghuis, drie zorgcentra en het Behandel- en adviescentrum levert zij verpleeghuiszorg, thuiszorg, verzorgingshuiszorg, dagactiviteit en behandeling. Sinds 1 november 2010 werkt Inovum met ProCare Invoicing van PinkRoccade Healthcare. Aanleiding was onder andere de grote papierstroom van facturen via de welbekende ‘gele enveloppen’ tussen de 6 locaties die Inovum groot is.
“In 2008 fuseerden wij met Auxilium en werden we een kleine tot middelgrote organisatie in de zorg. De papierstroom van onder andere facturen tussen onze 6 locaties steeg door deze fusie enorm. Doordat de facturen fysiek van de ene naar de andere locatie werden gebracht, gebeurde het nogal eens dat facturen ‘verdwenen’. Of ze bleven op de grote stapel post bij iemand op het bureau liggen, vertelt Sissie Zijlstra, hoofd administratie en informatie binnen Inovum. Ze vervolgt: “Het kwam meer dan eens voor dat we werden gebeld door een budgethouder die een al eerder ingeboekte factuur wilde inzien. Met als gevolg dat onze crediteurenadministrateur de mappen in kon duiken op zoek naar de gevraagde factuur. Je kunt je voorstellen, dat als je er zo een paar op een dag hebt, hier veel tijd in gaat zitten. We hadden niet voldoende capaciteit om aan de vraag te voldoen.”
Keuze ProCare Invoicing
“In die tijd werden we ‘bekogeld’ door aanbieders die een oplossing hadden voor ons ‘factuurprobleem’. Maar ook onze eigen leveranciers bieden facturen steeds vaker digitaal en via de email aan. We stelden een uitdaging: ‘Hoe kan een softwareoplossing ons helpen om efficiënter om te gaan met onze facturen op een dusdanige wijze dat het geen geld kost maar ons alleen maar oplevert? “We stelden eisen op waaraan de oplossing moest voldoen: het moet een oplossing zijn die er voor zorgt dat facturen digitaal uitgewisseld worden, waarbij met één druk op de knop een factuur goed of afgekeurd wordt en budgethouders altijd hun eigen facturen kunnen inzien. Aangezien het moeilijk is om uit een brochure de meest geschikte oplossing te kiezen, nodigden we een aantal leveranciers uit. Na de eerste beoordelingsronde stond ook PinkRoccade Healthcare in het rijtje van potentiële leveranciers. Aangezien wij sinds jaar en dag BOMAS gebruiken is dat dus ook een logische keuze en gaven zij ook een demo. Van de leveranciers bleven er twee kanshebbers over, die aan elkaar gewaagd waren. Één daarvan was PinkRoccade met ProCare Invoicing. Uiteindelijk kozen we voor deze oplossing door het vertrouwen, gebaseerd op ervaringen uit het verleden, in deze club”, aldus Sissie.
"Een genot om mijn postvak te openen"
Op de vraag: ‘Wat heeft ProCare Invoicing jullie uiteindelijk opgeleverd, antwoordt Sissie gekscherend: “Nou, heb je even! Nee zonder dollen, het heeft ons heel veel opgeleverd. Eerst was het zo dat de ene persoon een ontvangststempel op de factuur zette, een volgende schreef er een codering op, vervolgens werd de factuur ingeboekt en dit werd daarna ook nog op juistheid gecontroleerd. Ontzettend omslachtig dus. Nu komen de facturen bij de receptie binnen, daarna worden ze ingescand. Wij krijgen de factuur direct op ons scherm te zien waarbij een aantal velden door de herkenningssoftware al is ingevuld. Nadat de factuur aangevuld is zetten we deze direct door naar de budgethouders. Het bespaart de afdeling financiële administratie zo’n 6 uur per week, aangezien de facturen niet meer afzonderlijk worden ingeboekt en opgeborgen.” Carla van Eerden (foto), budgethouder en hoofd interne dienst, vertelt: “Het is nu echt een genot om ’s ochtends mijn postvak te openen. De gele enveloppen met facturen, vallen er nu niet meer uit. Dit werkte, toen de facturen nog niet digitaal verzonden werden, ook echt demotiverend. Ik moest me dan echt opladen om met de facturen aan de slag te gaan. Nu is dit met één druk op de knop, niet meer het geval.” Sissie vult aan: “We krijgen de facturen ook heel snel terug. Dit duurt niet langer dan een dag. We hoeven onze budgethouders niet meer aan te sporen hun facturen te verwerken. Daarnaast kan elke budgethouder zijn eigen facturen terug zien, dus onze crediteurenadministrateur hoeft niet meer te zoeken. Nog een mooie bijkomstigheid is dat we de facturen nu digitaal archiveren. Dit betekent dat we zeker 3 extra grote kasten per jaar kunnen gebruiken voor het opslaan van bijvoorbeeld cliëntendossiers.”
Inrichting cruciaal
Over het inrichten van Procare Invoicing, vertelt Sissie: “Het succes van de oplossing is sterk afhankelijk van de manier hoe deze is ingericht en de manier waarop deze wordt gelanceerd binnen de organisatie. Ik ben, samen met onze externe systeembeheerder en de crediteurenadministrateur, verantwoordelijk voor de inrichting van ProCare Invoicing. We kregen hierbij ondersteuning vanuit PinkRoccade. We hebben er expliciet voor gekozen, om de inrichting met een kleine club te verzorgen, zodat je de snelheid er in houdt en de lijnen kort zijn. De 45 budgethouders wisten ook niet dat deze oplossing er zat aan te komen.” Carla vult haar aan: “Ik ben ook blij dat we niet in dat voortraject zijn betrokken, want ik wil niet weten hoe de oplossing is opgebouwd, maar wel wat het mij gaat opleveren. We zijn doeners, hebben niet veel met cijfertjes, dus hoe het bij ons werd geïntroduceerd was ideaal. In een korte demo voor zo’n 15 budgethouders, gegeven door een consultant van PinkRoccade Healthcare, werden ons de mogelijkheden uitgelegd. Dit is bij ons ook heel prettig geland. Een zeer welkome verrassing, kunnen we wel stellen. ‘Liever nog vandaag, dan morgen!’, was de algemene reactie.”
Tussen het moment van tekenen en het daadwerkelijk live gaan, zat ongeveer 6 weken. Inovum is conform planning van start gegaan. “Ook de implementatie hebben we als heel positief ervaren. PinkRoccade bood ons handvatten door middel van een implementatieplan. Deze was niet altijd even duidelijk, maar als we vragen hadden dan namen we contact op met onze contactpersoon en kregen we heel snel antwoord. We hebben geen moment het idee gehad, dat we aan het ‘dobberen’ waren”, aldus Sissie.
De eenvoud is haar kracht
“Klantvriendelijk, een ontspannen manier van werken en ruimte voor dialoog, zijn de steekwoorden die in me opkomen als ik aan de samenwerking met PinkRoccade denk. Ze hebben ons een heel complete oplossing geboden, waar naar onze mening, geen nadelen aan zitten. De eenvoud van ProCare Invoicing is haar sterkste kracht”, sluit Sissie af.
Januari 2011