Dat gedegen kennis op het gebied van IT belangrijk is binnen een zorgorganisatie is een feit. Dat samenwerking kan bijdragen aan het optimaliseren van processen is logisch. Maar dat wanneer deze doelstellingen worden gecombineerd in één setting, en het resultaat tevreden eindgebruikers is, dan is er sprake van een bijzonder traject. In een gesprek met Hans Weinberg, informatiemanager in De Tjongerschans en Barbara Brands,business- consultant bij PinkRoccade Healthcare, vertellen zij over hun enthousiasme rondom dit samenwerkingsproject.
De applicatiebeheerders van De Tjongerschans zijn allemaal verantwoordelijk voor een bepaald deel van CS-EZIS, het ziekenhuisinformatiesysteem van ChipSoft waar zij mee werken. Sinds een klein jaar zitten de applicatiebeheerders fysiek bij elkaar. Dit was in het verleden anders geregeld, waardoor lijnen veel langer waren en daarmee de kans op miscommunicatie groter. Door het letterlijk en fysiek kleiner maken van afstanden heeft De Tjongerschans de efficiëntie vergroot.
“Maar we zijn er nog niet en in dat kader ben ik op zoek gegaan naar een samenwerkingspartner. Ik ben er van overtuigd dat je altijd verder moet kijken dan je neus lang is en op een natuurlijke manier moet blijven verbeteren.” In het verleden is De Tjongerschans soortgelijke samenwerkings-initiatieven aangegaan met onder andere Defensie, een Duits ziekenhuis en een MBO opleiding uit de regio en dat is goed bevallen.
CS-EZIS
“Toen Barbara hier eind 2009 kwam voor een éénmalige klus, heb ik aangegeven dat ik vaker gebruik zou willen maken van externe expertise en met deze expertise bedoelde ik kennis en niet direct handjes,” vertelt Hans. “Ik had hier natuurlijk wel oren naar en begin 2010 zijn we gestart met een kleinschalig project rondom kennisdeling tussen Tjongerschans en PinkRoccade medewerkers. Dit beviel zo goed van beide kanten dat we besloten dit project, voor in ieder geval een jaar, voort te zetten,” vult Barbara aan.
Ook voor de verlenging van het project staat directe kennisuitwisseling centraal. “Dit uitte zich enerzijds in stages voor consultants van PinkRoccade Healthcare. De consultants leren werken met het ziekenhuisinformatiesysteem CS-EZIS van ChipSoft en zitten ook nog eens dicht bij het vuur. Anderzijds brengen deze consultants een berg kennis met zich mee, waar onze applicatiebeheerders weer veel van kunnen leren.” Hans vervolgt: “Het is niet de bedoeling dat dit project in allerlei plannen wordt gegoten, maar het moet ook niet zo zijn dat er helemaal geen afspraken over zijn gemaakt. Uiteindelijk moeten beide partijen er beter van worden en moeten we achteraf kunnen uitleggen hoe en waar we er dan beter van zijn geworden. Het moet wel een duidelijk resultaat opleveren.”
Scholingsbijeenkomsten
Het Elektronisch Patiëntdossier (EPD) is het eerste onderwerp dat is aangesneden rondom dit project (In het kader van dit onderwerp hebben er ook een aantal stages plaatsgevonden. “Naast de stages plannen we ook regelmatig scholingsbijeenkomsten. Dat kan een halve dag of een dag zijn of een bijeenkomst voor een grote groep of juist voor een specialistische groep. We hebben nu net de eerste scholingsbijeenkomst achter de rug.” Bij deze bijeenkomst waren er 4 consultants van PinkRoccade Healthcare en 6 applicatiebeheerders van De Tjongerschans aanwezig. Het onderwerp ‘consultancy-vaardigheden’ stond centraal. “Twee van onze medewerkers verzorgden de workshop. Dat is ook een afspraak die we gemaakt hebben met elkaar. We maken zoveel mogelijk gebruik van interne krachten en besteden voor de scholingsbijeenkomsten zo min mogelijk uit. Het kan goed zijn dat we voor de volgende keer een beroep doen op 2 medewerkers van De Tjongerschans,” vertelt Barbara.
Kennisuitwisseling
Het vervolg op de eerste scholingsbijeenkomst is dat er nu een conceptplanning komt te liggen waarin een aantal onderwerpen vast liggen. Er wordt hierbij vooral gekeken en ingespeeld op de actuele ontwikkelingen binnen het ziekenhuis. Dit wordt door beide partijen ook gezien als een kracht van het samenwerkingstraject. “Op dit moment is het verpleegkundigendossier een actueel item binnen het ziekenhuis. Er wordt voor zowel de verpleegkundigen als de specialisten een elektronisch patiëntendossier ingericht. Voor een deel heb je dan behoefte aan externe expertise, deels projectdeskundigheid, deels inhoudelijk, maar daarnaast zijn handjes ook welkom. Zo’n project geeft natuurlijk een behoorlijke piek in de werkzaamheden en dan is het prettig dat er specialisten bij je in huis zijn die je kunnen helpen en begeleiden. Ook het onderwerp ‘agenda’ is heel bewust gekozen, aangezien dit zeker de komende 3 jaar actueel is.” Barbara vult Hans aan en vertelt: “Door begeleiding van consultants van PinkRoccade Healthcare bij deze onderwerpen kunnen zij weer kennis en vaardigheden opdoen op het gebied van projectmatig werken. Anderzijds leren onze consultants de applicatiebeheerders commerciëler te denken door antwoord te geven op vragen als: ‘Hoe waarborg ik de planning van een project?’ en ‘Hoe streef ik het beste afspraken na?’ Zij nemen zaken als gesprekstechnieken en verschillende manieren van communiceren hier ook in mee.”
Dat het project nu al zijn vruchten afwerpt, legt Hans uit aan de hand van een voorbeeld. “Als een applicatiebeheerder een aantal maanden geleden naar een afdeling ging binnen het ziekenhuis omdat ze daar een vraag hadden, dan werd alles wel opgeschreven, maar op zo’n manier dat het moeilijk te achterhalen was wat nu daadwerkelijk de vraag was en hoe urgent het vinden van een oplossing was. De vraag kwam dan op een grote stapel te liggen en er werd dan uiteindelijk iets mee gedaan. Ook gebeurde het andersom dat een afdeling aangaf een urgent probleem te hebben en dat dit dan direct werd opgelost door de applicatiebeheerder, maar dat het uiteindelijk niet zo’n haast had. Dit gaat nu al veel beter, aangezien de consultants onze applicatiebeheerders handvatten geven op het gebied van gerichte vraagstelling en probleemoplossend denken.”
Grote slagingskans
De medewerkers van De Tjongerschans zijn enthousiast over dit project. Het klikt ook met de medewerkers van PinkRoccade Healthcare, wat de slagingskans van dit project vergroot. Hans en Barbara zijn wel van mening dat een goede interne communicatie rondom zo’n project een vereiste is. PinkRoccade Healthcare medewerkers reageren ook enthousiast. Zij zien het als een unieke gelegenheid om de actuele ontwikkelingen op de werkvloer te volgen. Ze hebben zicht op bijvoorbeeld de nieuwste software en toegang tot een actueel werkend systeem, in dit geval CS-EZIS.
Kennis draagt bij aan een betere dienstverlening en een betere inrichting van processen. De samenwerking draagt gegarandeerd ook bij aan de zakelijke contacten. Hans Weinberg daarover: “Het is natuurlijk geen verplichting, maar als wij nu een consultant nodig hebben dan denken wij het eerste aan PinkRoccade Healthcare, aangezien wij daar hele goede contacten mee hebben en tevreden zijn over de geleverde dienstverlening.”
“Dat is zeker een groot voordeel. Wij hebben bijna dagelijks contact met elkaar en wij zijn voor het ziekenhuis ook heel zichtbaar. We zitten er spreekwoordelijk ‘bovenop’ en zien ook wat er speelt. We kunnen daardoor snel reageren op vragen die er zijn. Je weet als consultant wie de contactpersonen zijn, hoe de communicatiestromen lopen en hoe en door wie de verschillende teams worden aangestuurd. Dit helpt bij het optimaal bedienen van onze klant.”
Uiteindelijk doel
De Tjongerschans en PinkRoccade Healthcare zijn zeer enthousiast over deze samenwerking en vinden dit project ook bijzonder. Barbara: “We gaan er vanuit dat de projecten, die gedaan worden in het kader van kennisuitwisseling, een positieve bijdrage leveren aan het bereiken van de doelstelling ;tevreden eindgebruikers. Het uiteindelijke doel is dat de waardering van de eindgebruiker voor de ervaren IT-ondersteuning verder omhoog gaat en hier ondersteunen wij De Tjongerschans in.”
Oktober 2010