Cases

Laurens Rotterdam is met 5000 medewerkers en zo’n 35 locaties de grootste aanbieder van wonen, diensten en zorg in en om Rotterdam. Sinds 2008 werkt Laurens met BOMAS Vaste Activa. Dit is een onderdeel van BOMAS, de financiële- best of breed – oplossing van PinkRoccade Healthcare. Marian Wildhagen is verantwoordelijk voor de juiste registratie van de vaste activa in het ‘grootboek’. Zij is zeer enthousiast over BOMAS Vaste Activa. “Als ik een top drie van de grootste voordelen zou moeten noemen die we behalen met BOMAS Vaste Activa, dan zijn dat: enorme tijdswinst, de kans op fouten is kleiner, daarnaast zijn de gegevens ook altijd op te vragen en dat werkt heel prettig.”

“Laurens werkt al jaar en dag met de oplossing BOMAS. Toen ik hier zo’n 10 jaar geleden begon, werkten ze er al mee, al was het toen nog in de DOS-versie”, vertelt Marian gekscherend. Zij vervolgt: “We kozen ervoor om in 2008 te starten met BOMAS Vaste Activa. In het verleden hielden we de vaste activa bij in Excel. Dit bracht een kans op fouten met zich mee omdat er geen koppeling was met BOMAS en het was niet onderhoudsvriendelijk. Daarnaast was het mogelijk om gegevens te wijzigen en daar was onze accountant geen voorstander van. In het verleden voerden we de begroting als periodieke boeking in. Aan het einde van het jaar vond er een correctie plaats op basis van de werkelijke afschrijving. Deze werkwijze was aan het einde van het jaar zeer bewerkelijk.”

Quick wins
“Door gebruik te maken van BOMAS Vaste Activa is de kans op fouten aanzienlijk kleiner, de afschrijvingen zijn periodiek te verwerken in het grootboek en de informatie is altijd beschikbaar en direct controleerbaar. Dit alles met één druk op de knop. En er komen geen Excel-bestanden meer aan te pas! Het levert onze organisatie niet alleen een efficiency aan uren op, maar ook een veel grotere juistheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevens”, aldus Marian. De oplossing biedt naast de basistabellen mogelijkheid per actief een datum, periode/jaar van aanschaf en start periode/jaar van afschrijven in te voeren. Op deze manier is altijd zichtbaar wanneer het actief is aangeschaft en vanaf wanneer er werkelijk wordt afgeschreven.

Juiste inrichting
Volgens Marian: “Het efficiënt en effectief werken van Vaste Activa valt of staat met de inrichting van de module. Het is belangrijk dat een zorgorganisatie hier aandacht aan besteedt. Onze ervaring is, wanneer de vaste activa correct is ingericht en de jaarlijkse investeringen correct zijn ingevoerd, het systeem optimaal te gebruiken is en alle benodigde informatie direct beschikbaar is.”

Module ‘Projectadministratie’
Naast BOMAS Vaste Activa maakt Laurens ook gebruik van de module ‘Projectadministratie’, inclusief de begrotingsmodule. In deze module worden alle investeringen groter dan € 500,- opgenomen. “Na goedkeuring van een factuur kan de budgethouder direct zien wat het nog te besteden bedrag is voor het betreffende project. Inventaris en instandhouding zijn voor ons de belangrijkste in verband met de normering en de rekenstaat. Aan het einde van het jaar boeken we afgeronde projecten dan weer over naar de module BOMAS Vaste activa”, vertelt Marian.

Tevreden accountant
Marian vervolgt: “Wij zijn niet alleen tevreden over de voordelen van deze oplossing, onze accountant is ook enthousiast. Waar ze eerst veel controles moesten uitvoeren op regel en detail niveau in Excel bestanden, kunnen ze nu sturen op een duidelijke inrichting en niet handmatig te corrigeren formules.

Implementatie
Op de vraag: Hoe is de implementatie verlopen?, antwoordt Marian: “De implementatie van de oplossing verliep niet altijd vlekkeloos. We hadden zeker last van kinderziektes, maar dat wijd ik aan de grote hoeveelheid mutaties en gegevens. Ik kan dan ook niet iets noemen wat de medewerkers van PinkRoccade Healthcare in dit traject beter konden doen. Dit werkt nu nog steeds door. Als ik een vraag heb of er is iets onduidelijk, dan pakken ze dit correct op en koppelen snel weer terug. Wij fuseerden in 2010 met de zorgorganisatie ‘Zorgcompas’ en de conversie met BOMAS begeleidde PinkRoccade Healthcare voortvarend. Ik kan niet anders zeggen: wij zijn tevreden over de samenwerking.”

Werkwijze PinkRoccade
“Wat ik positief vind aan de werkwijze van PinkRoccade Healthcare is dat zij werkgroepen formeren, waarin klanten hun meningen en ideeën over de functionaliteit van BOMAS kunnen delen. Hierdoor is het mogelijk om als gebruiker actief mee te denken over nieuw te ontwikkelen functionaliteit. Ik heb zelf ook plaatsgenomen in deze werkgroepen en daar leerde ik veel van. Ik kwam tot nieuwe inzichten over de mogelijkheden van BOMAS Vaste Activa en dat maakt mijn werk nog leuker.”

www.laurens.nl