Partnership. Er is nauwelijks een begrip in het bedrijfsleven dat méér lading gekregen heeft de laatste jaren. Toch bestaat er geen eensluidende omschrijving. Je kunt hooguit zeggen dat het om meer gaat dan een puur zakelijke relatie tussen twee marktpartijen. Maar verder? Ja, dat iedereen wel zo’n beetje aanvoelt wat het betekent. En dat de partners in kwestie hun partnership zelf wel definiëren. Maar, zit daar ook niet een beetje het gevaar in van devaluatie? Noemen organisaties elkaar niet te snel partners? Wordt partnership geen lege huls? PinkRoccade Healthcare zet hoog in op partnership en nodigde daarom een van haar oudste relaties, het Apeldoornse GGNet, uit om samen eens diepgaand over het thema van gedachten te wisselen.
Het gesprek vindt plaats op een zonovergoten vrijdagmorgen in Apeldoorn in het oude hoofdgebouw van het voormalige psychiatrische ziekenhuis ‘Spatie’, dat sinds 2007 onderdeel is van GGNet. Namens GGNet nemen deel aan het gesprek Timo de Grefte, voorzitter van de Raad van Bestuur, en Rob te Brake, directeur Financiën en ICT. PinkRoccade Healthcare wordt vertegenwoordigd door algemeen directeur Ton Hafkamp en Timo Hoogaars, lid van het managementteam GGZ.
Interne stabiliteit noodzakelijk
De relatie tussen beide organisaties dateert van halverwege de jaren negentig. Een relatie die, dat is nu eenmaal inherent aan het fenomeen, zijn ups en zijn downs heeft gekend. Het dieptepunt lag ergens rond het jaar 2007, tijdens een periode die op zijn zachtst gezegd nogal roerig was, 
voor beide organisaties. Timo de Grefte (foto links) is zich daarvan terdege bewust: ‘Voor GGNet was dat een periode van ingrijpende veranderingen, fusies, allerlei nieuwe mensen enzovoort. Wij hadden tijd nodig om alles weer op orde te krijgen. En we zagen natuurlijk ook dat jullie een tijdje in dis array waren. Inmiddels is het bij ons allebei weer beter gaan marcheren en is het moment daar om serieus aan een partnership te gaan werken. Want daar heb je wel twee stabiele partijen voor nodig. Als er intern zoveel onrust is moet je er eigenlijk niet aan willen beginnen.’
Wat hem betreft is daarmee een eerste voorwaarde voor goed partnership gegeven: ‘Interne stabiliteit is noodzakelijk, bij beide partijen. Dan zijn de posities ingenomen; je hebt helder wat je wilt; en je weet, wáár je wat kunt nemen en wáár je wat moet geven.’
IT-partner moet meebewegen
In 2008 keerde het tij ten goede. Rob te Brake: ‘We hebben toen tegen elkaar gezegd: laten we ophouden met bakkeleien. Dat werkt alleen maar contraproductief. We hebben PSYGIS als primair systeem en daar gaan we “morgen” echt niet vanaf. We moeten samen verder.’ Die verandering in attitude ging gepaard met een veranderd perspectief op het primaire systeem: ‘Software’, zegt hij, ‘is veel meer dan alleen een tool die je afneemt. Het is een essentieel onderdeel van je strategie, van waar je als organisatie naar toe wilt. En dus verwacht je van je leverancier dat hij daarin gelijk met je optrekt. Welke plannen heeft hij, welke stappen maakt hij? Hoe schat hij de dynamiek van de markt in? Kortom, hoe denkt hij jou als klant ook in de toekomst maximaal te kunnen helpen?’
In die context is ‘leverancier’ dan ook het verkeerde woord, vindt Timo de Grefte: ‘Dat suggereert dat je een doosje koopt dat je ergens neerzet en dat is het dan.’
De inzet van IT dient een hoger doel, vindt hij: ‘Wat wij samen voor elkaar moeten krijgen is de omvorming van een organisatie die steunt op een administratief systeem, naar een organisatie die gebaseerd is op informatiestromen, logistieke stromen en processtromen. Dat is een ontwikkeling die je samen moet doormaken.’
Die ontwikkeling is een continu proces met voortdurend veranderende condities. Daarom heeft het volgens hem weinig zin om een IT-traject in te gaan vanuit een rigide onderhandelingssituatie met een vast programma van wensen en eisen. Reden ook waarom hij weinig ziet in een collectieve aanbesteding vanuit GGZ Nederland: ‘Op het moment dat je eindelijk hebt vastgelegd wat je wilt hebben, heeft de werkelijkheid je al ingehaald. Bovendien moet ik het hier toch weer anders gaan bouwen dan een ander het doet.’
Uitdagen op de lange termijn
Daarmee is een tweede voorwaarde voor effectief partnership benoemd: continuïteit in de relatie, het nauw samen willen optrekken met een oprecht geloof in een gezamenlijke toekomst. Ton Hafkamp (foto links) vergelijkt het met een huwelijk. ‘IT i
s een veranderproces en daarin heb je niks aan vluchtige contacten. Het is als met twee huwelijkspartners. Je belooft elkaar trouw. In goede en in slechte tijden. Door dik en dun. Het gaat om de belangen op de lange termijn en daarom moet je elkaar blijven uitdagen, blijven inspireren. Dan kun je samen mooie dingen doen.’ De relatie tussen GGNet en PinkRoccade zit daar wat hem betreft al heel dicht tegenaan: ‘Ik zie een zakelijke klik, maar zeker ook een gevoelsmatige. En het feit dat we beide onze roots hebben in Apeldoorn verbindt natuurlijk ook.’
Timo de Grefte stelt vast dat er inderdaad veel ten goede is veranderd: ‘Jullie nieuwe structuur met een apart healthcare-onderdeel heeft me ervan overtuigd dat er een serieuze ambitie achter zit. En het is duidelijk dat we bereid zijn ons in elkaar te verdiepen en dat we waardering voor elkaar kunnen opbrengen. Onze mensen zien ook dat jullie hier niet alleen zijn om de kabels aan elkaar te knopen. En dat jullie inmiddels een aardig beeld hebben van waarom het bij GGNet werkt zoals het werkt.’
Openheid
Dat neemt niet weg dat dingen snel kunnen veranderen, met name in de ICT-wereld. ‘Waar is mijn zekerheid?’, vraagt Timo de Grefte zich dan ook terecht af. ‘Juist in een partnership wil je weten hoe de ander er nu echt aan toe is.’
Transparantie dus. Ton Hafkamp onderschrijft de noodzaak daarvan in een partnership. PinkRoccade Healthcare gaat daar dan ook volledig in mee: ‘Ik vind dat we – tot op zekere hoogte natuurlijk – een glazen huis moeten zijn. Je mag bij ons binnenkijken. Je mag zelfs zien welke marges we maken. En wat de zekerheid op lange termijn betreft: we hebben met TSS een investeerder achter ons, die nadrukkelijk een zorgstempel heeft en ons alle ruimte en vertrouwen geeft. TSS is enthousiast over wat we doen en gelooft dat juist in de zorg nog ontzettend veel mogelijk is.’
Voor Timo de Grefte hoort bij transparantie ook dat de zaken niet mooier voorgespiegeld worden dan ze zijn: ‘Ik begrijp best dat het moeilijk is, ICT, maar zeg dat dan! Ik heb al zoveel ICT-projecten meegemaakt waarbij gedane beloften niet werden waargemaakt! Volgens mij moet je daar in een partnership toch anders mee omgaan.’
ICT voor efficiëntie
Dan komt het gesprek op de grootste beproeving waarvoor samen optrekkende partners zich gesteld zien: de toekomst. Hoe ga je in een ‘true partnership’ om met de ontwikkelingen die zich – zowel in de GGZ als in de ICT – in een steeds sneller tempo lijken te voltrekken?
Timo de Grefte pleit voor enige reserve: ‘Ik weet dat er op het gebied van ICT ontzettend veel mogelijk is en dat er steeds nieuwe mogelijkheden bijkomen, zoals al die nieuwe media. Maar laten we ons beheersen. Laten we eerst maar eens zorgen dat we PSYGIS Quarant, MyHealth Online en andere producten geïmplementeerd krijgen.’
Beheersing is volgens Rob te Brake ook om andere redenen broodnodig: ‘In de GGZ moeten we tegen steeds weer lagere kosten steeds méér gaan doen. Bovendien groeien we niet. Als er wel sprake zou zijn van groei, zou onze ICT kunnen meegroeien omdat zij die groei ondersteunt. Nu is de besparingsfactor essentieel en wordt het dus een heel ander spelletje.’
Ook Ton Hafkamp vindt dat je ‘de gekte eruit moet halen’. ‘Eigenlijk’, zegt hij, ‘moet je als je een partnership hebt, niet meer in de verkoop-mode, maar in de hoe-ontwikkel-je-samen-verder-mode. Wellicht moet je zelfs zover gaan dat je elkaars strategieën en ontwikkelingen deelt. En dan niet alleen wat daarvan op papier naar buiten komt maar ook wat er in de hoofden omgaat.’
Flexibele ICT
Rob te Brake (foto rechts, links daarvan Timo Hoogaars) brengt de snelle groei ter sprake van de sociale media en de ontwikkeling van allerlei tablet-achtige hardware en constateert dat 
dat consequenties zal hebben voor de grotere systemen. Op dat punt verwacht hij dan ook een grote flexibiliteit van een ICT-partner: ‘Systemen worden niet voor de eeuwigheid gemaakt, dus hoe ga je dat soort nieuwe ontwikkelingen incorporeren?’
Timo de Grefte is het daarmee eens en vindt dat je als branche toch eerst naar je eigen processen en de ontwikkelingen die daarin plaatsvinden, moet kijken: ‘Een paar decennia geleden hebben we met elkaar geregeld dat we onze cliënten niet meer allemaal op een groot terrein bij elkaar zetten. Dat was goed. Maar we zijn naar de andere kant doorgeschoten. Nu proberen we onze cliënten teveel in doosjes te stoppen. Zo van u hebt dit en daar hoort die behandeling bij, ambulant of in de kliniek. We zijn nog te weinig klantgericht. Dat moeten we zien om te draaien. We moeten toe naar een veel individueler aanpak. Die ontwikkeling gaat ook plaatsvinden, daar ben ik van overtuigd.’
Daar hoort vanzelfsprekend ook een ander ICT-perspectief bij, vindt hij. ‘De ICT-wereld gaat nu nog te veel van de huidige moloch-achtig ingerichte werkelijkheid uit. En ik denk dat we naar een nieuw soort werkelijkheid gaan, veel ongestructureerder; een werkelijkheid die inderdaad – zoals Rob zegt – om veel meer flexibiliteit vraagt.’
Bij de behandelaar op schoot
‘Duidelijk is in elk geval’, zegt Ton Hafkamp, ‘dat niet wij allerlei dingen voor jullie moeten gaan bedenken. Het moet echt van jullie komen. Met PSYGIS Quarant hebben we het noodzakelijke fundament gelegd. Maar nu moeten we de zaak aan de voorkant verder uit gaan bouwen. Eigenlijk zouden we bij de behandelaar op schoot moeten kruipen.’
Hij legt uit wat hij daarmee bedoelt aan de hand van de speciale brainstormsessies die nu binnen het ziekenhuissegment plaatsvinden: ‘We zijn met een aantal artsen bezig de werkplek van de moderne arts te definiëren. We hebben ze gevraagd: “Vertel ons hoe je denkt dat het in 2020 gaat”. De bedoeling is dat ze daarbij echt helemaal losgaan. Daarna kijken we ook hoe realistisch de ideeën zijn.’
Het enthousiasme bij de groep behandelaren over de sessies is groot. ‘Ze vinden het hartstikke leuk en heel leerzaam’, zegt hij. ‘En eigenlijk zouden we dat voor de GGZ ook moeten doen: visionaire behandelaren vragen naar hun ideeën over de toekomst van hun vak.’ Timo de Grefte is daar helemaal voor zolang dat soort sessies maar niet gedreven worden door economische of managerial motieven: ‘We zouden ons vooral moeten bezinnen op onze eigenlijke beroepspraktijk: wat doen we en waarom doen we dat in de huidige opzet en structuur? Wat is daar goed aan en wat zou anders moeten?’
Noodzaak van reflectie en accountability
De verdere individualisering van de behandeling is een belangrijke ontwikkeling binnen de GGZ die van de organisaties een grotere flexibiliteit verlangt. Iets dergelijks is er gaande binnen de wereld van de ICT. Ton Hafkamp: ‘De ontwikkelingen gaan steeds sneller. Je hebt die sociale media, de iPads, de smartphones, en je hebt cloud computing dat een steeds hogere vlucht gaat nemen. De tijd dat we de rust en de ruimte kregen om grote systemen te bouwen, die is voorgoed voorbij. Daar zijn, denk ik, de posities ook definitief ingenomen. Waar het nu om gaat is: hoe snel, hoe flexibel en wendbaar zijn we aan de voorkant?’
Dat maakt het noodzakelijk, vindt hij, dat je regelmatig – samen met je partner – de tijd moet nemen voor reflectie. ‘Af en toe even samen met de benen op tafel om je te bezinnen op wat je aan het doen bent. En als op zo’n moment blijkt dat een product niet meer brengt wat het moet brengen, dan moet je daar ook het mes in durven zetten.’
Inderdaad de ontwikkelingen gaan snel, maar er is nog tijd. Tijd die beide partners zouden moeten benutten om samen de toekomst te verkennen. Ton Hafkamp breekt wat dat betreft een lans voor het opstellen van business cases: ‘Eigenlijk vind ik dat we als partners allebei accountable zouden moet zijn voor de dingen die we samen doen. Een business case is daarvoor het ideale instrument. Je tekent als het ware voor je gezamenlijke toekomst. Gaat het goed dan zijn we samen tevreden, gaat het minder dan zullen we dat ook allebei voelen.’
Partnership vooral ook co-makership
Afrondend zoeken de heren naar een motto dat de kenmerken van goed partnership het meest kernachtig samenvat. Ton Hafkamp trapt af met: ‘Een partnership kan heel close zijn, maar dat neemt niet weg dat je daar allebei anders, met verschillende rollen, in staat. Misschien moet het zijn zoals een oud-collega zei: “Warm in de relatie maar hard op de inhoud”.’
Timo de Grefte is het daarmee wel eens, maar vindt het net iets te kort door de bocht. Binnen de contouren van het partnership dat hij voorstaat, lopen relatie en inhoud veel meer in elkaar over dan die uitspraak doet vermoeden. Natuurlijk is het belangrijk oog te hebben voor die verschillende rollen en natuurlijk is het goed om elkaars verantwoordelijkheden zo scherp mogelijk af te bakenen. ‘Maar’, zegt hij, ‘dat gaat voorbij aan het feit dat dit partnership vooral ook een co-makership is, waarin we elkaar zó goed kennen en zozeer vertrouwen dat we bereid zijn samen oplossingen te ontwikkelen. En dat is een continu proces, waarin je voortdurend blijft zoeken naar antwoorden op de vraag: wat is er aan de hand en wat kunnen we daar samen aan doen?’
Pieter van Kesteren