Het Amphia Ziekenhuis in Breda koopt in via webshop.
Uiteindelijk doel van het ERP-systeem is dat inkoopkosten worden gekoppeld aan zorgproducten zodat elke dag een actuele kostprijs van het zorgproduct opvraagbaar is.
“We praten weer met elkaar. Dat alleen al is heel wat waard”, zegt Joep van Halder (foto links), manager kenniskern Finance en Control bij het Amphia Ziekenhuis in Breda, over de ingebruikneming van CareCTRL van PinkRoccade. Hij licht meteen toe wat hij daarmee bedoelt. “Het systeem dwingt een strakke manier van werken af. Het systeem accepteert bijvoorbeeld alleen een boekhoudkundige maandsluiting als alle benodigde gegevens zijn ingevoerd. Vroeger hadden wij nooit een volledige maandsluiting, omdat niet alle informatie voorhanden was en het systeem toestond door te gaan zonder een volledige afsluiting. Dat kan nu niet meer.” Dat legt wel wat extra druk op de medewerkers, geeft Van Halder toe. “Maar het betekent tegelijk dat je op tijd zaken kunt signaleren.
Zo zagen wij pas dat de apotheek voor een aanzienlijk bedrag had ingekocht. Omdat het om een wel erg hoog maandelijks bedrag ging, trokken we aan de bel. Blijkt dat er heel veel voorraad in die aankoop zit. Dan is het handiger om een deel van dat bedrag via een voorraadrekening te laten lopen. Omdat we op tijd zien wat er gebeurt, kunnen we er met elkaar over praten. Voorheen had iemand dit ook wel gesignaleerd, maar dan was er al zoveel tijd verstreken dat het geen zin meer had om bij de apotheker langs te gaan.” In het gesprek haalt Van Halder meerdere malen aan dat de gesprekken over de werkmethoden alleen al een uitermate belangrijk bijeffect zijn geweest van de implementatie van het ERPsysteem. “De mensen zien nu dat ze onderdeel zijn van een keten. Er is nu veel meer afstemming onderling. Vroeger moest iemand naar de leverancier bellen om te achterhalen wat er eigenlijk was gekocht. Die informatie heeft hij nodig om de kostenplaats in de boekhouding te bepalen. Nu accepteert het systeem geen bestelling zonder kostenplaats. En als iets onduidelijk is, dan weet de boekhouder bij wie hij terecht kan met zijn vragen. Alle controles zijn naar voren gehaald, zodat ze zin hebben. En Finance en Control komt weer aan echt boekhouden toe.”
Gebruiksgemak
Van Halder vertelt dat Amphia is ontstaan uit een fusie van drie ziekenhuizen in Breda en Oosterhout. Er ligt nu een ambitieus plan om de twee locaties in Breda tot één ziekenhuis samen te voegen, waarbij het vloeroppervlak teruggaat van 140 duizend naar 100 duizend vierkante meter. “We willen het aantal verpleeguren terugbrengen evenals de doorlooptijd van patiënten. We gaan de zorg afstemmen op de behoefte van de patiënt. Over vijf jaar hebben we een totaal ander ziekenhuis”, aldus Van Halder. Door die fusies werkten de mensen binnen Amphia met een grote verscheidenheid aan softwaresystemen. Alle modules die gekoppeld zijn aan het ZIS van iSoft. Allemaal puntoplossingen die niet met elkaar overweg kunnen. “De overweging dat we een nieuw ZIS nemen, heeft ons gebracht bij het besluit een geïntegreerd ERP-systeem te nemen. Dat is CareCTRL geworden. Dit systeem is specifiek voor de zorgsector ontwikkeld en is gebaseerd op SAP. Uit de gebruikerstesten kwam naar voren dat dit systeem met straatlengtes voorlag op het systeem van Oracle dat we ook hebben bekeken qua gebruiksgemak.” De keuze voor het nieuwe ERP-systeem heeft volgens Van Halder twee voordelen. Allereerst, een snelle implementatie, omdat het systeem specifiek op de zorgsector is toegesneden. Ten tweede de beschikking van de ervaring en kennis van de leverancier over hoe processen in een ziekenhuis optimaal zijn in te richten. “Het is prettig om de eigen ideeën te spiegelen aan mensen die van buiten naar binnen kunnen kijken”, vertelt hij.
Toen eenmaal de keus was gevallen op het nieuwe systeem, heeft het Amphia meteen een externe projectleider aangetrokken in de persoon van Adjai Rambhadjan (foto rechts), managing consultant bij SeederDeBoer. “Wij kwamen als organisatie van redelijk ver”, zegt Van Halder. “We hadden tamelijk gefragmenteerde afdelingen, hoge muren tussen de afdelingen, verschillende systemen, weinig samenwerking tussen de staven van de gefuseerde organisaties. Daarmee heb je een situatie waarin je zelf in een achterstandpositie verkeert, terwijl je te maken hebt met een leverancier met een kennisvoorsprong. Dan heb je een projectleider nodig die de voortgang erin kan houden en tegelijk kritisch is. Zowel naar de leverancier als naar de toekomstig gebruiker. In het begin wordt het gezien als een technisch kunstje, maar dat is het niet helemaal. Je hebt iemand nodig die kan uitleggen wat de implementatie van het systeem betekent voor de processen en hoe de mensen in die processen passen. Binnen zes maanden hadden we een werkend ERPsysteem.”
Flink opschonen
Een belangrijk aspect van CareCTRL is de webshop. “Dat is een interne, online winkel die vol staat met de historische artikelen die binnen Amphia worden gebruikt”, legt Van Halder uit. “In het oude systeem werden al die spullen los van elkaar gekocht. Dan gaat het over 87 verschillende soorten knieën, implantaten, hechtmaterialen en noem maar op. Al die artikelen zijn geladen in het nieuwe systemen. Aan al die artikelen zijn alle kenmerken gekoppeld die van belang zijn voor het systeem. Een nieuwe knie kan bijvoorbeeld besteld worden bij leverancier X, tegen bepaalde condities, en als we het artikel kopen, dan moet het geboekt worden onder een bepaalde kostensoort. Die hele reeks gegevens moest per artikel mee het systeem in. Dat was een hele operatie.” De conversie naar het nieuwe systeem is hem tegengevallen. Aan de voorkant is er een enorme opschoningsoperatie geweest van de oude systemen. “Dan zie je dat in de loop der jaren het aantal artikelen enorm was opgelopen en dat je je moet afvragen of je alles wel wilt meenemen en hoe je dat dan doet.” “Wij hebben afgesproken dat alles wat de afgelopen twee jaar niet is besteld, voorlopig buiten de nieuwe webshop zou worden gehouden. Maar dan nog kwamen we op 24.000 verschillende artikelen. Dat opschonen heeft heel veel tijd gekost”, vertelt Rambhadjan.
Dat geldt evenzo voor de leveranciers waarmee de afgelopen twee jaar geen zaken is gedaan. Boekhoudkundig beschikte het ziekenhuis over twee systemen. Het financieel-adminstratieve systeem waar een bepaald bedrag was geboekt voor bijvoorbeeld OK-apparatuur, waarbij helemaal niet bekend was waar het dan over gaat. En een onderhoudssysteem waarin al die apparatuur wel nauwkeurig staat beschreven. Die twee systemen stonden los van elkaar. Financieel-administratief bestond heel veel apparatuur niet meer, omdat het was afgeschreven. Terwijl het natuurlijk wel in de ‘andere boeken’ stond. Er was totaal geen overzicht, waardoor het moeilijk was leiding te geven aan de inkoopprocessen. Bij de inrichting van de webshop zijn die systemen opgeschoond. “We weten nu wat we in huis hebben en waar het staat”, gaat Van Halder verder. “Het doel van het ERP systeem is uiteindelijk het creëren van de juiste managementinformatie. Dan kunnen we de financiële input matchen met wat er uit het EPD komt aan productiesfeer. In 2010 moet het zo ver zijn dat ons ERP systeem de kostprijzen kan uitspugen. Dan heb je koppeling tussen alle kosten die je maakt en wat we met zijn allen in huis aan het doen zijn. Als we nu een knie gaan inkopen, dan komt die op een bepaalde kostenrekening en dat is weer het gevolg van een bepaald zorgproduct. Via de webshop en het ERP/EPD hebben we dan een elke dag opvraagbare, actuele kostprijs voor een zorgproduct. Dat is onze ultieme droom.” Op dit moment is min of meer de bestaande situatie overgezet naar de webshop, maar op termijn wil Van Halder afspraken gaan maken met leveranciers over leveringsvoorwaarden. “Verschillende afdelingen kochten van alles in bij dezelfde leverancier zonder dat ze dat van elkaar wisten. Nu zien we precies wat er bij wie wordt ingekocht. We bundelen de vraag en kunnen scherper onderhandelen met de leverancier.”
Bron: ictzorg december 2010
Auteur: Teus Molenaar
Foto: Reed Business, Peter Roek