Met ruim tienduizend medewerkers is het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) één van de grootste zorgorganisaties in ons land. Welke Nederlander is hier nog nooit geweest? Dat betekent enorm veel voor de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Systemen kunnen niet meer uit. Het belang van beheer wordt wel eens onderschat, maar het is cruciaal voor zorgorganisaties met die omvang.
Kees de Jong (foto onder), manager ICT applicaties, heeft de uitdaging om het beheer van het directoraat Informatie Technologie verder te professionaliseren. Het beheer van software-oplossingen geschiedt door ongeveer 50% van de IT-medewerkers. “Het UMC Utrecht werkt dagelijks met ongeveer 150 mensen aan het verder ontwikkelen en beheren van de IT-infrastructuur”, vertelt Kees. “Dat is een geweldig grote operatie geworden. Wij willen graag verder met de professionalisering van het beheer. Wij willen het een kwaliteitsimpuls geven, want IT is hier niet meer weg te denken”.
Kees vertelt verder “Bij ons is continuïteit en dus beheer zeer belangrijk, we zijn immers een ziekenhuis Wij maken er een vak van. Beheer beperkt zich niet tot die zichtbare 150 mensen die hier dagelijks aan IT werken. Daar zijn meerdere leveranciers bij betrokken. Hoe leid je dat nu in goede banen? Hoe werk je nu optimaal samen met die externe partijen? En wat is de rol van de afdelingen die vragen om de inzet van softwareoplossingen? Want dat zijn uiteindelijk onze klanten. En de patiënt? Die moet er al helemaal geen hinder van ondervinden. Daarnaast heeft het UMC Utrecht ook nog eens een vergaande IT-ambitie. Om die te kunnen realiseren moeten de fundamenten wel goed zijn en die vind je uiteindelijk in de verdere professionalisering van het beheer”.
Om goed op de toekomst voorbereid te zijn, heeft Kees het onderwerp Strategic Alignment voor zijn Bedrijfskunde thesis aan de Nyenrode Business Universiteit gekozen. Ja, zegt Kees, “iedereen roept wel dat ze streven naar alignment, maar doen zij het ook werkelijk. We hebben het onderwerp veel te vaag gemaakt”. Kees vertelt over de definitie van zijn afstudeerthesis: “Kom tot een werkdefinitie van alignment en toets die in de praktijk”.
“Alignment begint bij de vraagsturing van het UMC Utrecht. De afdelingen die software gebruiken moeten in de lead zijn. Zij plukken uiteindelijk de vruchten van goed of slecht functionerende softwareoplossingen. Vanuit die vraagsturing zijn we begonnen om IT meer te benaderen als programma’s die op de agenda’s van de business staan. Wij kennen op dit moment, op basis van een strategische verkenning waarin de business zwaar vertegenwoordigd was, de volgende programma’s:
-
Klantgerichte bedrijfsvoering;
-
Vernieuwing van de IT voor de Zorg;
-
Vernieuwing van de infrastructuur;
-
MyUMC waarbinnen naast ehealth (patiëntenportalen) ook het medewerkersportaal een plaats heeft gekregen;
-
Momenteel vind een strategische verkenning plaats rond Onderwijs en Onderzoek. Ook hier zullen uiteindelijk een aantal IT-projecten uit voortkomen.”
“Niet alle programma’s zijn in gelijke mate vraaggestuurd, maar we willen ze wel primair vanuit de vraagsturing benaderen. Als het niet bijdraagt aan de strategie en doelstellingen van het UMC Utrecht, dan moeten we er niet aan beginnen”, zo vertelt Kees. “Slechts hetgeen waar behoefte aan is en daadwerkelijk bijdraagt, daar gaan we op focussen. Dat legt tevens de basis voor welke leveranciers op welk gebied een rol moeten spelen”. “Dat stimuleert de volwassenheid van IT binnen ons bedrijf. Ons bestaansrecht is de zorg, het onderwijs en onderzoek en niet IT. We moeten daarom bewuste keuzes maken en de business daarvoor meer verantwoordelijk maken. Kees gaat verder: “Om de vraagsturing verder te bevorderen werken wij binnen het UMC Utrecht met stuurgroepen waarin ook die business vertegenwoordigd is. Het is niet louter een feestje van IT”. De vraag naar IT-oplossingen groeit en dat moet in de toekomst kunnen, maar het liefst met dezelfde hoeveelheid mensen en zo nodig met minder inhuur”, sluit Kees af.
Eerst hadden we de intentie om zelfstandig aan de verbeterslag van beheer te werken in onze organisatie, maar daar hebben we toch niet voor gekozen”. “Ogen van externe adviseurs dwingen meer dan dat we intern kunnen overzien”, geeft Kees toe. “Bij de uitwerking van mijn thesis vond ik al snel aansluiting bij interessante literatuur zoals het boek ‘Naar een vraaggestuurde informatievoorziening’”. Precies datgene waar wij hier mee bezig zijn: “Hoe doe je de juiste dingen op een goede manier, op basis van de business en wie betrek je daarbij van buitenaf”. Vandaar dat we PinkRoccade dan ook betrekken in die stuurgroep Professionalisering Beheer.
“Om adequaat op de vragen en problemen van onze gebruikers in te kunnen spelen streven we naar een meer integrale aanpak van beheer. Op basis daarvan zijn we het beheer anders aan het in te richten. We hebben een open relatie met PinkRoccade en we sparren regelmatig met Ben Stoltenborg (foto links) over deze ontwikkeling. Hij doet ook soortgelijke trajecten bij het LUMC en doceert over dit onderwerp aan de Erasmus Universiteit. PinkRoccade vraagt er ook niet altijd geld voor”. Met andere woorden: “ze zijn niet altijd bezig met het maximaliseren van hun inkomsten, maar met het maximaliseren van onze inzichten”. Kees gaat verder: “als wij met een IT-probleem zitten, dan ‘snorren’ we vaak het eerst bij PinkRoccade. Tot op heden hebben zij altijd goed kunnen inspelen op onze vraagstukken, en hun medewerkers voegen zich gemakkelijk in onze cultuur”. “Zelfs in situaties waar middelen beperkt zijn denkt PinkRoccade actief mee naar oplossingen, en laten ons niet met de problemen zitten. Wij ervaren een echt lange termijn partnerschap”.
“Wij hebben gezamenlijk al veel resultaten bereikt en die gaan verder. Zo haalden wij samen met PinkRoccade voor ons het maximale uit iSOFT. Onze stuurgroep voor de professionalisering van beheer is daar het bewijs van. En, PinkRoccade helpt ons in belangrijke mate ook met de uitfasering van iSOFT en de overgang naar CS-EZIS van Chipsoft. PinkRoccade beschikt over best practices, onder andere op gebied van SAP. Maar projecten is één, het lange termijn beheer is punt twee. Begin juni 2011 moet ons nieuwe EPD ‘live’ zijn en dan moet de nieuwe beheersorganisatie staan! We hebben nog een mooie uitdaging te gaan. Zo kunnen goede relaties met leveranciers bijdragen aan een beter en professioneler beheer”, sluit Kees af.