Ze scannen zich een slag in de rondte bij de afdeling Medisch Dossierbeheer in het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU). Het gehele archief herbergde zo’n 500.000 patiëntendossiers, soms drie duimen dik. “Het is een behoorlijke kluif, maar mede door het projectleiderschap van PinkRoccade Healthcare gaan we de deadline (1 april 2011 de helft gescand) halen, vertelt Marian Oogink (foto rechts), Hoofd Medisch Dossierbeheer in het UMCU. Omdat een deel van de archiefruimte nodig is voor het Chirurgisch Behandelcentrum is dat ook noodzakelijk.”
“Nadat de positieve gevolgen van digitalisering van onze patiëntdossiers zichtbaar werden in een business case, besloten we in 2008 te gaan digitaliseren. “Een aantal poliklinieken werkte steeds meer met digitale patiëntdossiers en het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ) was hier zelfs al heel ver mee. We kozen er daarom voor te beginnen met het digitaliseren van zo’n 1000 meter dossiers in het WKZ.”
6.000 Meter dossiers
“Een archief leegruimen is geen kwestie van ‘scan het even in en gooi het dossier weg’. Er komt zoveel meer bij kijken. We zochten een partner die dat goed begrijpt. We kwamen uit bij PinkRoccade Healthcare. Zij hadden al eerder met dit bijltje gehakt en dat was succesvol verlopen”, aldus Marian Oogink. Twee medewerkers van PinkRoccade gingen aan de slag. Ze maakten een projectplan om 6.000 meter patiëntendossiers op een effectieve en efficiënte manier te digitaliseren. “PinkRoccade heeft veel geregeld binnen het UMCU. Ook aan de technische kant van het geheel bood PinkRoccade meerwaarde. Daarnaast hielpen zij met de selectie van leveranciers waar we het scanproces mee in gingen.”
In 7 jaar klaar
“De grove doelstelling die we onszelf stelden, was dat dit project maximaal zeven jaar mocht duren. Binnen één jaar wilden we klaar zijn met scannen in het WKZ, onderdeel van het UMCU. Medio 2010 startten we met het scannen van het eerste dossier in het WKZ en inmiddels is dit klaar”, vertelt Marian Oogink.
Stroomversnelling
“We hebben 2 archiefruimtes die gehuisvest zijn op de 0-laag van het UMCU. In 2009 kregen we het bericht dat het ziekenhuis een nieuw OK-complex en een Chirurgisch Behandelcentrum gaat inrichten op deze 0-laag. Dit betekent dat de helft van de archiefruimte april 2011 leeg moet zijn. Dit zorgde ervoor dat we versneld moesten digitaliseren. Biek Teunissen is vanuit PinkRoccade hier gestart om het projectleiderschap op zich te nemen. We kregen iemand met kennis en kunde, die niet kapot te krijgen is. Hij rapporteert, zorgt voor verslaglegging en communiceert intern. Biek weet van de hoed en de rand, houdt mij scherp en draagt vaak ideeën aan waar ik zelf niet aan denk. Daarnaast is hij lijfelijk aanwezig en dit zorgt voor korte lijnen, waardoor we snel kunnen schakelen. Het voegt heel veel toe dat iemand ook fysiek aanwezig is. Ik houd zelf graag de regie en de manier waarop hij ondersteunt is heel prettig: meedenkend, respectvol in de omgang en niet overrulend”, aldus Marian.
3 Scanstraten
“Het gaat heel goed, de snelheid zit er in we liggen op schema”, antwoordt Marian op de vraag: Hoe voorspoedig verloopt het scannen? In het UMCU en in het WKZ zijn in 2010 scanstraten ingericht. In het WKZ één, in het UMCU twee. Hier zijn 21 mensen continu aan het digitaliseren: ze scannen mappen, halen nietjes en paperclips uit de dossiers, maken papieren scanklaar en verzinnen oplossingen voor paperassen die geen A4 formaat hebben. De volgende deadline gaan we ook halen. Er worden ongeveer 4500 dossiers per week gescand. Buitenshuis scannen doen we niet, we willen het hele scanproces juist in eigen beheer houden. Om extra te kunnen versnellen kozen we voor een voorlopige uithuizing van een deel van het archief. Ruim driehonderdduizend patiëntdossiers die drie jaar niet ‘bewogen’ hebben, sloegen we op bij Jalema in Limburg. Een eind weg, maar gebruikers gaan steeds meer digitaal werken en hebben dan minder behoefte aan papieren dossiers. En natuurlijk kunnen we een dossier altijd terug halen, wanneer dat nodig is.”
Meerwaarde van de samenwerking
“Het digitaliseren van de dossiers is een grote klus met veel tijdsdruk. Er waren grote belangen mee gemoeid dat dit ook daadwerkelijk lukte. Ik had dit hele traject nooit in mijn eentje kunnen volbrengen. PinkRoccade bood daar echt verschil in. Vooral voor de contacten naar ‘buiten’ toe, oftewel intern in het ziekenhuis was PinkRoccade er. Ze hebben een grote rol gespeeld in het in beweging krijgen van alle betrokkenen. We zijn er nog niet, maar het gaat lukken”, aldus Marian.