Vivium Zorggroep is dé zorgspecialist in de regio Gooi en Vechtstreek. Zij zijn gespecialiseerd in woonzorg en verpleeghuiszorg (V & V: verpleging en verzorging), maar biedt ook diverse vormen van thuiszorg en cursussen en diensten aan huis. Daarnaast horen revalidatie, advies, alarmzorg, hulp in de huishouding, jeugdgezondheidszorg, maatschappelijk werk, mantelzorgondersteuning en dagactiviteiten tot de werkzaamheden.
Het uitgangspunt van deze zorg- en dienstverlening is het besef dat iedere cliënt uniek is. De focus is dan ook altijd volledig gericht op die specifieke zorg die de cliënt nodig heeft. Bij Vivium Zorggroep zijn zo’n 4000 medewerkers en 1200 vrijwilligers actief.
Om de zorg op een zo goed mogelijke manier te bieden werkt Vivium Zorggroep met de MCA (Mobile Care Assistant) van PinkRoccade Healthcare. In totaal wordt er gewerkt met zo’n 230 PDA’s (personal digital assistant), verdeeld over de locaties Bussum, Blaricum, Eemnes, Laren, Huizen, Naarden en Weesp.
Locatie Laren
Op de locatie van Vivium Zorggroep in Laren werken de medewerkers vanaf januari dit jaar met MCA. Het invoeren van MCA is een aantal keren uitgesteld op deze locatie. Het invoeren van een dergelijk project kost tijd en Patricia Peters, teammanager op deze locatie sinds 2007, gaf op dat moment prioriteit aan het opzetten van een gedegen team. “Toen ik hier kwam was er niet echt een planningsafdeling, dus ik ben eerst begonnen om die afdeling op poten te zetten”, vertelt Patricia Peters. “Dit is een randvoorwaarde om met de MCA te starten. De basis moest eerst goed zijn, voordat we hier mee aan de slag gingen. Als we dat niet hadden gedaan, dan had het ook niet gewerkt binnen dit team.” Patricia vervolgt: “Het was sowieso belangrijk dat we zaken gingen automatiseren, want alles gebeurde hier nog op papier. De medewerkers waren al lyrisch als we het rooster op de computer maakten en daar een uitdraai van maakten. Echt een beetje stenentijdperk.”
In januari van dit jaar is locatie Laren gestart met de implementatie van MCA. Er zijn eerst voor verschillende groepen medewerkers presentaties en demo’s gegeven, om de medewerkers te laten zien hoe een PDA er uit ziet, wat de voordelen er van zijn en hoe het werkt. Een aantal medewerkers vond het heel spannend om te gaan werken met de PDA. “Een aantal medewerkers waren gewoonweg bang dat het hen niet ging lukken en dat daardoor de dagelijkse werkzaamheden in het gedrang kwamen. Binnen de zorg zijn er sowieso altijd veel veranderingen, een continue golfende beweging. Nu is het in mijn team niet zo dat er gelijk ‘hakken in het zand’ komen, maar er waren wel bedenkingen”, vertelt Patricia Peters. “Sommige medewerkers wisten bij wijze van spreken niet eens hoe ze een computer aan moesten zetten, dus dan is het natuurlijk ook best wel eng. Maar ze stonden er open voor en proberen het tenminste.” Linda Walet, planner en tevens verzorgende in de wijk, vult Patricia aan: “De invoering gaat hier wat langzamer. Dit komt door een wat verouderd team. De angst was enorm voor dit ‘magisch’ apparaat. Velen zijn nu laaiend enthousiast.”
Patricia vertelt verder: “Bij sommige medewerkers gaat het werken met de PDA echt boven verwachting, maar er zijn er ook een aantal die er wel moeite mee hebben. Bij de medewerkers staat de zorg bovenaan, zij willen snel de wijk in en soms hebben ze dan ook niet het geduld om te kijken waar het dan mis gaat. Ik probeer ze dan een aantal handvatten te geven, om toch door te kunnen gaan. Het is af en toe ook wel een stukje gemakzucht, dan gooien ze de PDA ‘over de schutting’ met de opmerking: doe jij het maar, want als ik het moet doen dan duurt het veel te lang. Ik ga hier natuurlijk niet zomaar mee akkoord en probeer ze dan ook zeker te stimuleren om er zelf uit te komen. We hebben op dit moment zelfs een collega die ‘priveles’ krijgt thuis in het werken met de PDA.”
De Flintstoneflap
Het werken met de PDA’s scheelt ontzettend veel tijd op het gebied van administratie. Hiervoor vulden de medewerkers van Vivium alle gegevens van iedere cliënt in op grote vellen papier. “Deze grote vellen werden ook wel de ‘Flintstoneflappen’ genoemd”, vertelt Patricia, “gewoon omdat het zo ontzettend ouderwets was en niet heel effectief.” “Nu voeren we alles in op de PDA en ben je veel sneller klaar. Per medewerker scheelt dit al gauw gemiddeld anderhalf uur in de maand naar rato dienstverband”, antwoordt Linda op de vraag ‘Wat het per medewerker aan tijd oplevert wanneer zij werken met de PDA?’
Op dit moment zijn er zo’n 62 medewerkers actief voor de locatie in Laren. Zo’n 40 van deze medewerkers heeft een eigen PDA. De overige medewerkers werken met een team-PDA. Linda vertelt: “Het mooie van de PDA is, dat niet ‘Jan en Alleman’ zomaar de gegevens van cliënten kunnen bekijken”. Patricia reageert: “Toen we nog niet met PDA’s werkten kwamen de medewerkers naar kantoor om hun rooster op te halen. Ook namen ze administratie mee naar huis en dat is natuurlijk niet handig, aangezien we rekening moeten houden met de privacy gevoeligheid van deze gegevens.”
Ook al zijn de medewerkers van Vivium Zorggroep tevreden over het werken met de PDA, niet alles loopt vlekkeloos. “Het wil nog wel eens voorkomen dat er een cliënt ‘verdwijnt’, dit ligt dan niet perse aan MCA, maar is wel heel vervelend. Vooraan in het proces is er dan al ergens iets fout gegaan.“ Zij vervolgt: “Als back-up hebben we nu nog tijdelijk een uitdraai van roosters. We durven het nog niet aan om zonder deze roosters te werken. Want dan zoeken wij ons rot, naar de cliënt die verdwenen is. Dit is al wel een stuk minder, maar tijdelijk nog een minpunt.”
Patricia: “Vorig jaar heeft onze administratieve post ‘ander werk’, oftewel alles wat niet met ‘zorg aan het bed’ te maken heeft, met 45% laten dalen door alle gegevens in Caress Basis en Caress Planning te zetten. Hierdoor heb ik meer inzicht, meer controle en hebben we gegevens tijdig binnen. Met de ‘Flintstoneflappen’ was dit niet het geval. Toen moest ik nog minuten tellen en dit wordt door Caress allemaal voor mij gedaan. Dit is veel overzichtelijker”.
“De PDA is niet alleen gemaakt voor het verwerken van cliëntgegevens en zorgdossier gegevens. Er zitten ook en aantal extra functies op die heel handig zijn bij de dagelijkse werkzaamheden. “Er is zelfs één medewerkers in de verpleging die er foto’s mee maakt. Bijvoorbeeld om er wonden van cliënten mee vast te leggen voor overleg met collega’s.
Locatie Bussum
Naast de medewerkers van locatie Laren werken de 60 medewerkers van locatie Bussum ook met de PDA, alleen doen zijn dit al ongeveer 8 jaar. Marion Chin a Paw, teamleider sinds 1 december 2009 op deze locatie vertelt: “Toen ik hier begon heb ik een snelstoomcursus Caress en MCA gehad, dat ging heel snel, maar het meeste leerde ik nog van de zaken die mis gingen.” Sinds kort werkt deze locatie met een nieuwe versie van MCA, vult zij aan.”
“Werken met MCA biedt mij als planner heel veel mogelijkheden, ik ben dan ook ontzettend blij met deze oplossing.” Niet alles gaat altijd goed. Elke vertelt verder: “De klacht die ik vaak hoor is dat als het te lang duurt voordat er iets ingevoerd wordt op de PDA de schermbeveiliging er op springt (een systeeminstelling) en je dus weer opnieuw je wachtwoord in moet voeren en dit kost extra tijd. Maar als er geen storingen zijn, dan is iedereen erg tevreden.”
“Het gebeurt af en toe ook nog wel eens dat er niet gesynchroniseerd kan worden. Dit is heel vervelend. Er komt dan op het scherm te staan dat er gesynchroniseerd is, maar in werkelijkheid is dit niet zo en dan worden de gegevens dus ook niet verstuurd”, volgens Marion. “Wanneer medewerkers zeggen dat de PDA niet werkt, dan zeg ik meestal: Dan zal het wel aan jou liggen, want het kan in principe niet aan de PDA liggen.” Elke vervolgt: “Het grootste voordeel van de PDA is dat we bijna niet meer met papier werken. Heel af en toe komt het voor dat het niet naar behoren werkt, maar om dit te ondervangen maken we dan een als back-up een print-screen van het roosters en hangen deze dan op.”
“De mogelijkheid tot bellen met cliënten, mantelzorg, toegang tot zorgdossiers, onderling contact (met collega’s) en andersoortige uren kunnen worden ingevuld,” antwoordt Marion op de vraag ‘Wat zijn de grootste voordelen van het werken met de PDA?’
Super-users
Om de planning altijd in goede banen te leiden, zorgen de planners er altijd voor dat er iemand is die alle ins en outs rondom de PDA kent. De één begint vroeg en de ander wat later en blijft dan ook langer. Zo kunnen mensen met vragen altijd bij hen terecht. “Ook hebben we per team een ‘super-user’ aangewezen. Deze super-users zijn helemaal op de hoogte van de mogelijkheden en functies van de PDA’s en zijn dan ook het eerste aanspreekpunt bij klachten of vragen,” aldus Elke.
Op de vraag: Waar staan jullie over 5 jaar, antwoordt Elke Kliem: “De mogelijkheden van Caress zorgen ervoor dat het ik hier echt ontzettend naar mijn zin heb. Ik wil nog een hele tijd voor deze organisatie werken. Ik vind het ook nog steeds een uitdaging om met deze oplossing te werken. Dit komt omdat we elke dag nieuwe mogelijkheden ontdekken, die er voor zorgen dat we ons werk nog beter kunnen doen.” Marion vervolgt: “In ons eigen gebied zullen we aan de weg moeten blijven timmeren, op het ene vlak meer dan op het andere. We hebben op bepaalde gebieden nog wel een inhaalslag te maken en dat is zonder goede informatietechnologie niet mogelijk. Dit jaar is ons voornaamste doel, de planning van de verpleging integreren bij de verzorgingsplanning. Dit gaat nu nog handmatig en dat kost veel tijd.”