Zorgservice XL verzorgt vanaf de eerste helft van 2010 de totale inkoop van de verbruiksgoederen en investeringen van drie ziekenhuizen in Delft, Den Haag en Rotterdam. Met dit voor Nederland unieke concept besparen de partijen door schaal- en efficiëntievoordelen jaarlijks ongeveer 10 miljoen euro op het inkoopvolume. Als ERP-oplossing heeft Zorgservice XL gekozen voor CareCTRL. Dit was het meest kant-en-klare product dat de noodzakelijke vliegende start garandeerde.
Het HagaZiekenhuis (Den Haag), de Reinier de Graaf Groep (Delft) en het Sint Franciscus Gasthuis (Rotterdam) concludeerden in 2007 dat ze met samenwerking op het gebied van logistiek en inkoop grote voordelen konden behalen. Als gevolg hiervan is Zorgservice XL opgericht, officieel gestart in september 2009. ‘Zorgservice XL is in één jaar opgebouwd en verzorgt nu een goederenstroom ter waarde van 200 miljoen euro’, begint Jan Akerboom, directeur van Zorgservice XL. ‘Het startjaar was rumoerig, want de eerste maanden van 2010 zaten we met drie verschillende voorraden en logistieke systemen, uiteenlopende leveranciers, drie bestelsystemen. De inkoop en distributie van het HagaZiekenhuis zijn in januari 2010 als eerste overgeheveld, die van de Reinier de Graaf Groep en het Sint Franciscus Gasthuis volgden in respectievelijk maart en april vorig jaar. Bij die overgangsmomenten zijn ook alle medewerkers uit de ziekenhuizen naar Delfgauw verhuisd, een vorm van business process outsourcing (BPO). Deze transitie was FTE-neutraal. Vanaf najaar 2009 zijn we de strategische inkoop voor de ziekenhuizen gaan doen. De goederen gaan vrijwel allemaal via ons eigen distributiecentrum. Ook de spullen voor OK’s, die bewaren we in een speciale steriele opslagruimte van 800 m2.’
Hoog startniveau ERP-systeem
Tot de verbruiksgoederen die Zorgservice XL inkoopt, worden ook de diensten gerekend. Het inkooppakket van Zorgservice XL is hiermee erg breed: van pleisters en verband tot voeding, maar ook zaken als het schoonmaakcontract. Buiten het aandachtsgebied vallen de inkoop van geneesmiddelen en grote veren nieuwbouwprojecten. Een belangrijk doel van Zorgservice XL is door schaal- en efficiencyvoordelen binnen vijf jaar minimaal een jaarlijkse besparing van 10 miljoen euro te realiseren bij gelijkblijvend volume. In het eerste operationele jaar is al 4 miljoen aan besparingen gehaald, ruim vóór op het schema. De besparingen komen voort uit toegenomen professionaliteit van de inkooporganisatie, de bundeling van inkoopvolumes, de integratie van logistieke activiteiten, procesoptimalisatie en het centraal afhandelen van facturen. Bovendien is er door het verdwijnen van de voorraden ruimte in de ziekenhuizen vrijgekomen. Gezien de vaak beperkte uitbreidingsmogelijkheden een zeer welkom bijeffect. Reinier van der Hoek, ingehuurd als projectmanager implementatie, licht de samenvoeging van de drie bestaande ERP-systemen toe, noodzakelijk om het schaalvoordeel te behalen. ‘Twee ziekenhuizen werkten al met SAP en eentje met Navision. De systemen waren te oud en niet koppelbaar, dus moest er een nieuwe oplossing komen. Toen we moesten kiezen voor één systeem, kwam CareCTRL van PinkRoccade Healthcare in beeld. CareCTRL is een gestandaardiseerde ERP-oplossing op basis van SAP Business All-in-One. Alle drie de oude inkooporganisaties vonden dat een goed vertrekpunt, inclusief een webshop gebaseerd op SAP SRM. We kozen voor soliditeit van SAP. CareCTRL is een gedegen oplossing, proven technology maar wel state of the art. Het startniveau was al hoog bij de beslissing ermee te gaan werken: 80-90% van wat we nodig hadden was bij het begin al afgedekt. Hierdoor kun je snelheid maken, noodzakelijk in ons geval, we moesten immers in een recordtempo operationeel zijn. Wat betreft maatwerk, anders dan in de oude situatie was bijvoorbeeld dat wij de goederen 1-op-1 verkopen, inkoop is verkoop. Dat betekent dat elke bestelling twee facturen genereert: eentje voor de leverancier, een andere voor de inkoper. Het vergde van PinkRoccade enige inspanning om dat in korte tijd aan CareCTRL toe te voegen.’ In maart 2010 is Zorgservice XL met de implementatie begonnen en in september ging het eerste ziekenhuis live, in oktober en november volgenden de andere twee ziekenhuizen. Akerboom: ‘Een half jaar tijd is enorm snel voor een dergelijk project. En het is ook nog eens zonder al te grote problemen verlopen. De uitlevering heeft bijvoorbeeld geen moment stilgelegen wegens problemen met het systeem.’
Assortimentoptimalisatie
Na de overgang naar één gedeeld systeem voor alle ziekenhuizen is Zorgservice XL naar voorraadbeheer gaan kijken, ofwel optimalisatie van het assortiment. Akerboom: ‘De eerste stap daarbij was ontdubbeling, het verwijderen van dubbele producten bij verschillende leveranciers. Daarna volgt, in overleg met de ziekenhuizen, inperking van het aantal ‘lookalikes’. Het is niet efficiënt om twee producten die erg op elkaar lijken allebei op voorraad te hebben. En er zijn goederen met een te laag transactievolume, veel kantoorartikelen bijvoorbeeld. Die kunnen prima besteld worden via de webshop en dan gaan ze bij ons via crossdocking meteen door naar de klant. Van de initiële 4500 voorraadartikelen verwachten we terug te gaan naar zo’n 2500-3000. Nu zitten we in de fase te kijken of we de juiste leveranciersmix hebben.’
Loods, webshop en kasten
Naast de voorraad in de loods in Delfgauw zijn de webshop en de ziekenhuizen de andere twee belangrijke verkoop- en distributiekanalen. De webshop kent 1500 gebruikers. Zij maken naast de interne catalogus gebruik van externe catalogi (GHX) met goederen die niet op voorraad zijn. Het voordeel hiervan is dat je alles kunt aanbieden, tot aan de meest gespecialiseerde benodigdheden voor de laboratoria. Mensen zoeken zelf in die catalogi en via de prijstabel zijn de prijzen bekend. Van der Hoek: ‘Heel belangrijk voor de distributie zijn verder de 1600 kasten met voorraadartikelen in de ziekenhuizen. Dit is de grote bulk: pleisters, gips, hechtdraad et cetera. De herbevoorrading hiervan zijn ook pick-orders in ons magazijn. Een eenvoudige scan van een kast leidt direct tot een bestelling. Deze producten zijn in drie uur leverbaar. Kasten in operatiekamers bevoorraden we soms wel twee per keer dag.’
Uitbreiding in de toekomst
Zorgservice XL analyseert voor de ziekenhuizen deze voorraadkasten met als hoofddoel een betere beschikbaarheid van spullen, ofwel een optimaliseren van de supply chain. ‘De kasten in de drie ziekenhuizen waren verschillend wat betreft inhoud en registratiesysteem, dus die hebben we eerst gesynchroniseerd’, licht Akerboom toe. ‘De volgende stap was te kijken of het daadwerkelijke gebruik in de ziekenhuizen nog aansloot bij de voorraad en doorstroom. Van slow-movers hoef je minder voorraad te hebben en kunnen misschien wel de status van non-movers krijgen, ofwel uit de kast verdwijnen.’ Kijkend naar de toekomst ziet Akerboom volop mogelijkheden om het concept van gedeelde inkoop en distributie van ziekenhuizen naar heel Nederland te exporteren. ‘Wellicht dat vier distributiecentra, met daaromheen meerdere clusters van samenwerkende ziekenhuizen, een landelijk dekkend systeem kunnen vormen. Maar beginnend dichtbij huis, in Delfgauw, is er nog groeimogelijkheid tot een inkoopvolume van 300 miljoen. We hebben ruimte voor nog twee ziekenhuizen om hier aan te sluiten, zowel wat betreft inkoopcapaciteit als opslagruimte.’
Gebruikte bron:VNSG Magazine maart • 2011 Interview Frank van Heel • Tekst Maarten Reith • Fotografie Frank van Dam