In 2010 ging Woonzorgcentra Zuiderhout te Breda samen met een aantal in Zorglinck West-Brabant samenwerkende zorgorganisaties op zoek naar een nieuw cliëntensysteem. Ze kozen gezamenlijk voor Caress. Nu de basis functionaliteit bij Zuiderhout in gebruik is, start daar de implementatie van Caress Zorgdossier.
“Er waren een aantal belangrijke redenen om over te gaan op een nieuw systeem. Enerzijds voldeed de gebruikte oplossing niet meer aan onze eisen. De behoefte aan meer functionaliteit kwam vanuit de afdeling cliëntenadministratie,” vertelt Hans Kimenai, manager Financiën & Administratie bij Zuiderhout. Hij vervolgt: “Anderzijds werd de zoektocht naar een ander systeem noodzakelijk. Het oude zou geen updates voor de AZR krijgen. Daarnaast oriënteerden we ons al een tijdje op een elektronisch cliëntendossier.”
Zorglinck West-Brabant
Ilse van Dolen, applicatiebeheerder bij Zuiderhout, vervolgt: “We verkenden de markt en gingen op zoek naar een oplossing waar we weer een hele tijd mee vooruit kunnen. PinkRoccade stelde Caress voor. We waren benieuwd naar andere geschikte oplossingen dus we gingen niet direct in op het voorstel. We trokken gezamenlijk op met de andere partners van Zorglinck West-Brabant. Dit is een samenwerkingsverband tussen een aantal zelfstandige kleine zorgaanbieders. We formeerden een projectgroep en nodigden een aantal interessante leveranciers uit die hun oplossing presenteerden.”
Meerderheid zorgorganisaties kiest Caress
Dit traject nam veel tijd in beslag. “Het duurt natuurlijk langer wanneer je met meerdere partijen tot een keuze moeten komen, dan wanneer je alleen de keuze maakt. Uiteindelijk gingen alle neuzen dezelfde kant op en kozen we met de meesten voor Caress. De mogelijkheden van Caress en PinkRoccade trokken ons over de streep. We zijn er van overtuigd dat Caress het beste kan anticiperen op de toekomst en dat geeft vertrouwen. Daarnaast deed PinkRoccade ons een mooie aanbieding. Een groot voordeel van gezamenlijk optrekken,” aldus Hans Kimenai. Zorglinck West-Brabant kiest gezamenlijk Caress, maar iedere zorgorganisatie heeft zijn eigen contract en implementatietraject.
Implementatie in twee maanden
“En toen kwam de vaart er in. Er lag een heel ambitieus plan, want we wilden in het nieuwe jaar niet met twee registratiesystemen werken. We kozen in oktober 2010 voor Caress en we wilden begin 2011 live zijn met de basisadministratie. De implementatie moest dus in krap twee maanden plaatsvinden. Oftewel : het AZR-verkeer moest lopen en de declaraties er uit rollen,” vertelt Ilse van Dolen.
Kleine zorgorganisatie heeft voordelen
“We kozen ervoor eerst Caress Basis te implementeren en later Caress Dossier. We bouwden Caress schoon op. We deden de basisinrichting van de software in twee dagen, dus dat is heel snel. Dit geldt dan voor het intramurale deel, want voor de extramurale zorg blijven we nog een ander softwarepakket gebruiken. Het voordeel van een kleine zorgorganisatie als Zuiderhout is, dat we snel kunnen schakelen,” vertelt Hans Kimenai. Ilse van Dolen vult hem aan: “Daarnaast is het een groot voordeel dat alles om de migratie heen geconcentreerd zit in mijn functie. De zorgregistratie, maar ook het applicatiebeheer. Dit maakt het schakelen met PinkRoccade en binnen de organisatie makkelijk.”
Spannende tijd
Na het inrichten volgde het overnemen van de cliëntgegevens en de daarbij behorende zorgtoewijzing. Het invoeren van deze gegevens nam zo’n drie dagen in beslag. Het lopende werk ging natuurlijk gewoon door, dus deze werkzaamheden planden we met wat extra inzet tussen de andere werkzaamheden door. Dit alles werd nog eens lastig gemaakt, omdat Zuiderhout net in de overgang zat naar een nieuw serverpark. Dit maakte het behalen van de deadline nog een stuk spannender. Uiteindelijk kwam het goed en is Zuiderhout sinds januari 2011 live met Caress Basis.
Snappen waarom je iets moet doen
“We merken dat Caress Basis wel een stuk complexer is dan het oude systeem. PinkRoccade leidt ons op in het gebruik van de oplossing. Hierin leerden we wat we moeten doen wanneer we een client invoeren. Ook nieuwe medewerkers vinden het heel belangrijk om te weten waarom ze bepaalde zaken moeten invullen of welke consequenties het heeft wanneer iets niet wordt ingevuld” aldus Ilse van Dolen.
Inlevingsvermogen PinkRoccade
Ilse van Dolen vertelt over de samenwerking met PinkRoccade het volgende: “Ze begrepen als leverancier wat onze wensen waren en welke doelen we onszelf stelden. PinkRoccade verplaatste zich in de zorgorganisatie en anticipeerde goed. Toen de opdracht was getekend gingen ze heel daadkrachtig en slagvaardig te werk. Ze wisten dat de gewenste implementatieperiode heel ambitieus was en gingen daar goed mee om. De mensen van PinkRoccade blokten bijvoorbeeld vaste dagdelen in de agenda die echt voor ons bestemd waren. Het prettige aan de samenwerking met PinkRoccade is dat ze in oplossingen denken. Ik heb bijvoorbeeld bijna privéles gekregen bij het inrichten van de oplossing. Daarnaast is er ook altijd iemand beschikbaar als ik vragen heb.”
Cliëntendossier is volgende stap
Met de implementatie van het elektronisch cliëntendossier is inmiddels een begin gemaakt. Een aantal zorgmedewerkers van Zuiderhout deed al het één en ander aan voorwerk. Hans Kimenai voegt toe: “Gelukkig is de tijdsdruk op deze implementatie niet zo hoog. Het wordt wel een intensievere klus en heeft veel meer impact in de organisatie. We willen daarom niks overhaasten, maar wel al een hoop werk verzetten tot het einde van het jaar. We streven er naar de oplossing dit jaar in te richten en een groot gedeelte van de cliënten in het ECD te gieten.”