Zuidwester is een middelgrote zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Het werkgebied ligt, de naam zegt het al, in het zuidwesten van ons land. Zorgorganisatie Zuidwester gebruikt al meer dan 12 jaar DRP, de personeelsplanningsoplossing van PinkRoccade Healthcare. Hans Dogge, applicatiebeheerder, noemt gebruiksgemak, overzicht en belangrijke roosterinformatie, de grootste voordelen van het werken met DRP. Daarnaast is hij gecharmeerd van de samenwerking met PinkRoccade Healthcare.
Hans Dogge, sinds 1983 werkzaam binnen de zorgorganisatie en sinds 2000 applicatiebeheerder DRP, vertelt: “We zijn een breed georiënteerde zorgorganisatie. Het werkgebied is groot en we zijn te vinden op allerlei locaties in Zuid-Holland, Zeeland en West-Brabant. Dit is ook de reden dat we ruim een decennium geleden besloten over te stappen naar een digitaal personeelplanningssyteem. De locaties lagen te ver van elkaar verspreid om nog met een papieren rooster te werken. Daarnaast is een digitaal rooster beter te controleren en makkelijker te accorderen en te verwerken, ook heel belangrijk.”
Logische keuze
Hans (foto links) vertelt over de keuze voor DRP: “We stelden een projectteam samen en bekeken een aantal roosterapplicaties van verschillende aanbieders. De eisen die we stelden waaraan de oplossing moest voldoen waren:
- De oplossing kan gekoppeld worden aan ons salarispakket (Beaufort);
- De oplossing is gebruiksvriendelijk;
- De oplossing maakt het mogelijk er overzichten/rapportages uit te halen;
PinkRoccade Healthcare was de enige leverancier die dit kon bieden en stak er met kop en schouders bovenuit, daarom viel de keuze op DRP.”
Herijken manier van plannen
Een te traag netwerk en het ontbreken van voldoende computers zorgde er destijds voor dat Zuidwester pas in 2002 live ging met DRP. Vanaf dat moment verliep het roosteren van alle zorgafdelingen via DRP. Hans Dogge vertelt: “In 2008 herijkten we de manier van plannen binnen onze zorgorganisatie. We concludeerden dat de huidige manier van plannen niet de meest efficiënte was. PinkRoccade ontwikkelde DRP verder door, waardoor de applicatie meer mogelijkheden en informatie bood. Omdat we een grote groep gebruikers hadden en er veel personeelswisselingen waren, besteedden we veel tijd aan het inwerken en bijscholen van gebruikers. Bij het maken van een rooster speelden steeds meer factoren een rol, waardoor het maken van een rooster complexer werd. Daarom begonnen we in één regio met een pilot ‘Centraal roosteren’. De essentie van het centraal roosteren is ‘de zorg met het roosteren ondersteunen’. Op dit moment werken we met drie planbureaus. Op deze planbureaus werken 15 planners en zij zijn verantwoordelijk voor het inroosteren van de 1700 medewerkers van Zuidwester.”
Inspringen op hulpvragen
Naast de drie planbureaus werkt Zuidwester ook met een drietal poolbureaus. De zorgorganisatie gebruikt hiervoor de functionaliteit ‘Poolbureau’ in DRP. “Er is een duidelijk verschil tussen de plan- en de poolbureaus. De planbureaus zijn verantwoordelijk voor het maken van de rooster op basis van de zorgvraag van de cliënten, de diensten, contracturen en bijvoorbeeld verlofuren. De poolbureaus lossen per regio de hulpvragen op, zoals opvulling van ziekte en ondercapaciteit.”
Toekomst: medewerker zelf verantwoordelijk
Alle medewerkers van Zuidwester hebben toegang tot de webmodule Planywhere van DRP. Hierin kunnen zij o.a. hun beschikbaarheid aangeven. Naast dat medewerkers hun eigen rooster en roostergegevens kunnen inzien, zien zij ook welke diensten nog open staan. Wanneer zij aan de voorwaarden voldoen, kunnen zij zich zelf inschrijven voor de dienst.
Hans Dogge vertelt over zijn toekomstvisie: “Ik zou de functie van Planywhere het liefst nog veel breder trekken. Mijn wens zou zijn dat de medewerkers zelf de mutaties in Planywhere verwerken, zodat de planners hun handen vrij hebben om zich te richten op het roosteren. Als de dienst van een medewerker korter of langer duurt, zou hij/zij dit zelf in Planywhere moeten aangeven. Door deze nieuwe manier van werken, halen we ook nuttige informatie uit Planywhere. Gaat het altijd om dezelfde medewerker? Gaat het altijd om dezelfde dienst. Vindt het altijd in een bepaalde periode plaats? Wanneer herhaaldelijk op eenzelfde dag een langere dienst dan gepland gewerkt wordt, dan zullen we de dienst wellicht aan moeten passen. Deze informatie missen we nu en hier ligt een kans. In het voorjaar van 2012 gaan we dit dan ook realiseren voor ongeveer 350 medewerkers. Een soort pilot. PinkRoccade denkt hierin ook met ons mee. We hebben laatst ook een presentatie ‘Personeelsplanning in de Zorg’ gekregen en daar haalden we een aantal tips en trics uit, die we nu in de praktijk brengen.”
Belangrijke informatie
Voor het maken van de managementrapportages gebruikt Zuidwester ‘Cognos Impromptu’. “Met deze toevoeging kan ik alle informatie uit de database van DRP halen die gevraagd wordt. Op organisatieniveau, regioniveau, afdelingsniveau en medewerkerniveau. Ik maak met Cognos Impromptu rapporten op maat. Rapporten waarin bijvoorbeeld het aantal verlofuren staat dat nog geroosterd moet worden, het percentage ziekteverzuim, compensatieverlof en ook het te veel of te weinig aantal gewerkte uren per medewerker. Uiteindelijk maak ik van alle rapporten maandelijks een managementrapportage. Cognos Impromptu is een erg fijne oplossing om mee te werken.”
DRP 6.0 onder de loep
De nieuwe versie van DRP, DRP 6.0 is ook getest door Hans Dogge. “De nieuwe look en feel is mooi, maar het is wel veel grafischer dan de vorige versies. Hieraan zullen we moeten wennen. De nieuwe functionaliteiten zijn echt goed. Het is in de nieuwe versie bijvoorbeeld mogelijk om:
- Automatisch een bevestiging (mail) te sturen naar de medewerker van een via het poolbureau ingeplande dienst. Daarnaast kan een serie aanvragen voor de inzet van flexkrachten in één keer worden vastgelegd;
- Wat ook zeer nuttig is, is dat wanneer diensten op deze manier ingepland worden en de medewerker ziek wordt, er automatisch een melding gegenereerd wordt of de ingeroosterde diensten weer omgezet moeten worden naar een nieuwe aanvraag.
- We kunnen in Planywhere een terugkerend patroon opvragen. Repeterende aanvragen kunnen we hierdoor makkelijk vastleggen. Dit is vergelijkbaar met de functionaliteit in Microsoft Outlook.
Op 15 november aanstaande gaan we over op DRP 6.0. Hier kijken we naar uit, want de nieuwe functionaliteit is een grote vooruitgang.”
Altijd aanbevelen
“Ik ben heel tevreden over de dienstverlening van PinkRoccade. Het accent ligt op de ondersteuning en de snelle afhandeling. De gesprekken die ik met de medewerkers heb zijn altijd heel open. Ze luisteren over het algemeen ook goed naar onze wensen. Ik beveel de organisatie, maar ook zeker DRP aan. Ik heb door de jaren heen veel soortgelijke oplossingen gezien, maar DRP springt er nog steeds bovenuit,” aldus Hans Dogge.