Wat beoogde de AWBZ Zorgbrede Registratie (AZR) eigenlijk te bereiken? Was dat niet (1) het ondersteunen van een snelle en efficiënte inzet van zorg en (2) het verminderen van administratieve lasten? Maakt de AZR dit nu waar of werkt het juist contra-productief?
De afgelopen tijd spraken wij veel zorgorganisaties over dit onderwerp en deden onderzoek. Heeft u voldoende grip op de AZR? PinkRoccade Healthcare ondersteunt uw zorgorganisatie hierbij met de AW319- en AZR 3.0-scan.
AZR-knelpunten in beeld
Bij twaalf care organisaties en vijf GGZ organisaties voerden wij scans uit om de knelpunten bij de implementatie van de nieuwe AZR declaratiestandaard AW319 in beeld te brengen. Met deze zorgorganisaties bepaalden wij op basis van Lean Six Sigma hoe zij de knelpunten kunnen wegnemen.
Lentis en Zorggroep Almere reageerden enthousiast op de uitgevoerde scan:
- Mark Wesseling (manager Zorg Proces Ondersteuning Lentis): “Ik kan de scan aan iedereen aanbevelen. Het was voor ons een eyeopener. Juist de procesbenadering heeft absolute meerwaarde. Én het feit dat we samen met PinkRoccade het proces hebben vormgegeven. De impact reikt veel verder dan het informatiesysteem of de zorgadministratie alleen.”
- Wil van der Heijden (Beleidsmedewerker Zorggroep Almere): “De scan zet aan tot een kritische beoordeling van het proces binnen de organisatie en legt de vinger op de ‘zere’ plekken. Ik zou de scan aan alle organisaties willen aanbevelen.”
Het onderzoek wijst uit, dat de AZR niet bijdraagt aan vermindering van de administratieve last. Zorgorganisaties moeten door de introductie van de nieuwe declaratievorm juist extra medewerkers inzetten. Deze extra capaciteit is nodig, om
dat:
- Extra focus op correcte registratie van cliëntgegevens gewenst is.
- Meer controle van cliëntgegevens noodzakelijk is.
- Het uitzoeken van uitzonderingssituaties vraagt om meer inzet.
De AW319-scan van PinkRoccade geeft concreet aan op welke punten het registratieproces verbeterd kan worden. Bijgaande figuur geeft aan in welke categorie de aandachtspunten liggen.
Voorbeelden van ervaren knelpunten
De mens:
- De wijzigingen in de wijze van declareren, het informatiesysteem en het berichtenverkeer zorgt voor onzekerheid.
- Onvoldoende aandacht voor de controle van de declaratie en het tijdig anticiperen op wijzigingen in de indicatie en de levering van zorg.
- Onvoldoende samenwerking in het administratieve proces, met name tussen verschillende locaties en de afdeling Cliëntadministratie en Planning & Control.
- Vaardigheden ontbreken.
- Onvoldoende capaciteit en onderwaardering.
- Ontbreken van een trekker en eindverantwoordelijke binnen de organisatie.
Methode
- Geen of verouderde werkinstructies.
- Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden door informele cultuur.
- Ontbreken van onderlinge afstemming.
- Er wordt niet of onvoldoende gestuurd op juiste, tijdige en volledige registratie.
Externe aandachtspunten
- Intrekkingen met terugwerkende kracht (soms wel met meer dan een half jaar terug).
- CIZ die verkeerde AGB codes afgeeft of verkeerde cliëntgegevens.
- Bovenregionale toewijzingen die niet binnen komen.
- Hoe om te gaan met inhoudelijke controles, verwerking van intermitterende zorg en sectorvreemde ZZP’s?
- Het AW319 bericht kan geen mutatiedagen en meeliftende partners bevatten, er moeten afspraken met het zorgkantoor worden gemaakt over de declaratie van deze prestaties.
Software
- Onvoldoende tijd voor een gedegen testtraject.
- Geen goede inrichting van het systeem.
- Door alle wet en regelgeving aspecten wordt het een ingewikkeld systeem.
Meten
- Ontbreken van geautomatiseerd systeem om periodiek de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de registratie te beoordelen.
- Wens om integraal overzicht tussen de fasen: indicatie – planning –registratie – facturatie - export.
Infrastructuur
- Incidenten en problemen op het vlak van software en infrastructuur worden niet duidelijk bij iemand belegd.
- Aanvraag Vecozo-certificaten kan een zeer bureaucratisch proces zijn door nieuwe naamgeving of fusie van de zorgorganisatie.
Toegevoegde waarde
Uit onderzoek en uit de gesprekken bleek dat de ontwikkelde scan toegevoegde waarde heeft. Onderzoek leidt tot belangrijk inzicht en voor het benodigde uitzicht om het AZR-proces in de greep te krijgen:
- Voorkomt aanzienlijke kosten en reputatieschade
– Malus regeling intramuraal
• Korting op de bevoorschotting van 1 tot 5% van intramurale AZR-omzet
• Uitgaande van organisatie met EUR 100M is dit dus EUR 1.000.000,- tot 5.000.000,-
– Malus regeling extramuraal
• Varieert tussen de 0 en 1% van extramurale AZR-omzet
• Uitgaande van organisatie met EUR 100M is dit dus EUR 1.000.000,-
- Creëren van bewustwording en de noodzaak tot samenwerking
- Tijdige aanpassing van systemen en werkprocessen
Een investering in tijd en geld betaalt zich ruimschoots terug. Een analyse maakt het immers mogelijk om gericht verbeteringen door te voeren.
Het wegnemen van AZR-knelpunten
Na de analyse stellen we een implementatieplanning op en gaan we voor borging en continue verbetering van het proces. Daarvoor dient het onderstaande Lean Six Sigma stappenplan:
Het is in dit stappenplan belangrijk om de gewenste werkwijze met de daarbij behorende rollen en verantwoordelijkheden in kaart te brengen, in te bedden én te borgen in de organisatie. Tussenliggende resultaten die met elkaar gedeeld worden, zijn in onderstaand figuur opgenomen respectievelijk van linksonder naar rechtsboven. De resultaten zijn als volgt te beschrijven:
- Het in kaart brengen maakt medewerkers bewust van het belang van een juiste, tijdige en volledige registratie en geeft hen meer inzicht in het belang van de registratie en de controle hierop.
- Voor het inbedden van de gewenste werkwijze wordt gebruik gemaakt van communicatiemiddelen zoals procesmodellen en werkinstructies.
- Door periodieke monitoring van het proces met behulp van rapportages wordt het proces voor continue verbetering ingezet.
AZR 3.0-scan: voorbereiding
De AZR verandert voortdurend: op 1 augustus 2011 wordt de invoering van AZR 3.0 voorzien en verwachten de zorgkantoren dat zorgorganisaties hun processen hebben ingericht. Wij adviseren tijdig te starten met de activiteiten die noodzakelijk zijn om deze nieuwe standaard te implementeren. PinkRoccade Healthcare ondersteunt u hierin met de AZR 3.0 scan. Klik hier voor meer informatie.
Deze scan is zeker interessant voor zorgorganisaties die de ontwikkelingen rondom de AZR willen zien als ‘aanjager’ om hun administratieve processen op orde te brengen. Moderne zorgorganisaties zijn ‘ín control’ met een sluitende productie- en urenregistratie en geen weglekkende inkomsten.
Aanbevelingen
Op basis van onze ervaringen hebben wij zelf de nodige aanbevelingen voor een verdere uitwerking van de AZR:
- Eenduidigheid en lange termijnvisie.
- Meer standaardisering inzake het verantwoording format.
- Uniformering criteria inkoopbeleid zorgkantoren.
- Veranderingen in beleid tijdig communiceren.
- Maak het systeem simpel (bv. geen verschilllende toeslagen).
- Regiobudget en de groeiruimte baseren op indicaties en demografische ontwikkelingen.
Meer informatie?
Bent u geïnteresseerd in onze ervaringen, de geboekte resultaten en de ondersteuning die PinkRoccade Healthcare kan bieden, neem dan contact op met
Joost Wagenaar, Business Consultant, PinkRoccade Healthcare
E. joost.wagenaar@pinkroccade.nl
Bronvermelding
• College van Zorgverzekeraars, www.cvz.nl
• Nederlandse Zorgautoriteit, www.nza.nl
• Specificaties AZR berichten, www.ei.vektis.nl .
• Actuele status declareren AWBZ, www.declarerenawbzzorg.nl
• Bedrijfsregels AZR, www.zorgregistratie.nl
• Handboek Zorgregistratie AWBZ, www.zorgregistratie.nl