Het beheer van uw kasgelden in een decentraal georganiseerde zorgorganisatie is van groot belang. Hoe weet u of de kasadministraties juist en actueel zijn? Hoe kan dit op een gebruiksvriendelijke manier ondersteund worden? Uiteindelijk gaat het over veel geld dat verantwoord moet worden. BOMAS Webkas biedt de oplossing voor het beheersen van uw kassen, met alle voordelen van dien.
De voordelen op een rij
- Overal en altijd beschikbaar
- Zeer gebruikersvriendelijk
- Eenvoudige en kwalitatieve verbetering van regi-stratie
- Snelle invoer, daardoor tijdswinst
- Snellere procesafhandeling, bijv. afsluiten kas
- Direct inzicht in status afgesloten kassen
- Complete controle bij de centrale administratie
- Directe koppeling met BOMAS
- Decentrale rapportages
- Geen eigen (versie) beheer
BOMAS Webkas
Met BOMAS Webkas kunnen medewerkers op een locatie het kasboek op een eenvoudige wijze beheren. Na afsluiten van het kasboek wordt het ter controle en verwerking aan de centrale administratie aangeboden. Deze werkwijze is gericht op het creëren van een efficiëntere en een kwalitatief hoogwaardige kasadministratie.
Uitgangspunten
BOMAS Webkas is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
- De gebruiksvriendelijkheid van het systeem moet een snelle afhandeling van de boekingen bevorderen
- Hoge mate van standaardisatie door een logische structuur en uniformiteit
- Optimale controle
- Koppeling met BOMAS
Algemeen
In BOMAS Webkas wordt onderscheid gemaakt tussen een gebruikersgedeelte en een beheergedeelte. Het gebruikersgedeelte is voor de medewerkers van de locaties die inkomsten en uitgaven in BOMAS Webkas mogen registreren. Het gebruikersgedeelte is zo eenvoudig mogelijk van opzet, zodat er een minimale hoeveelheid boekhoudkundige kennis benodigd is om kasboekingen te kunnen registreren.
In het beheergedeelte hebben medewerkers van de centrale administratie de mogelijkheid om alle relevante instellingen volledig te beheren en overige handelingen uit te voeren, zoals het heropenen van een afgesloten kasboek en het exporteren naar BOMAS.
Autorisatie
Zowel het gebruikers- als het beheergedeelte van BOMAS Webkas is alleen toegankelijk door middel van een gebruikersnaam en een wachtwoord. In het gebruikersgedeelte worden medewerkers aan een locatie (Kasboek) toegekend en wordt alleen de specifieke informatie per kasboek getoond die voor een gebruiker van toepassing is.
De volgende stamgegevens dienen binnen BOMAS Webkas geregistreerd te worden:
- Grootboekrekeningen
- Kostenplaatsen
- Kostensoorten
- Locaties
Het is mogelijk een onbeperkt aantal kostensoorten en kostenplaatsen te koppelen aan locaties en te kopiëren naar een andere locatie. Het stamgegeven kostensoort biedt de mogelijkheid per grootboekrekening meerdere omschrijvingen op te nemen. Hierdoor is het mogelijk tijdens het registreren van inkomsten en uitgaven te zoeken op een omschrijving. Groot voordeel hiervan is, dat er een uniforme codering plaatsvindt.
Boekingen
In BOMAS Webkas kunt u het volledige beheer van inkomsten en uitgaven voor meerdere kasboek administraties uitvoeren.
Kenmerken
- Automatische weergave van het begin -en eindsaldo.
- Automatische invoercontrole, zodat negatieve kasstanden niet mogelijk zijn.
- Beschikbare lijst met omschrijving van kostensoorten voor het registreren van inkomsten en uitgaven.
- Aantallen papier –en muntgeld te registreren bij afsluiten van kasboek.
Kasverschillen
Mogelijkheid tot het afboeken van eventuele kasverschillen.
Verwerking voorschotten
Voorschotten kunnen binnen BOMAS Webkas op eenvoudige wijze geregistreerd worden. Nadat een voorschot geregistreerd is dient een eventuele terugstorting of daadwerkelijke uitgave ten laste van het betreffende voorschot afgeboekt te worden. Hierbij wordt automatisch gecontroleerd of de bedragen niet het voorschotbedrag overtreffen. Indien het volledige voorschot is verantwoord verdwijnt deze automatisch uit de lijst van openstaande voorschotten.
Per locatie is de status van de geregistreerde voorschotten in te zien en als overzicht af te drukken. Binnen BOMAS is op de specifieke grootboekrekening het lopende saldo van de openstaande voorschotten zichtbaar.
Debiteuren / Crediteuren / Bewoners
BOMAS Webkas biedt de mogelijkheid ontvangsten voor debiteuren en betalingen voor ctediteuren te registreren. Deze boekingen worden verwerkt in het openstaande postenbestand. Het is ook mogelijk boekingen te registreren voor bewoners, wanneer gebruik gemaakt wordt van een bewonersadmi-nistratie.
Rapportage
De rapportagemodule is dusdanig ingericht dat enerzijds de procesmatige aspecten (voortgang en tijdigheid) van het kasboek goed beoordeeld kunnen worden en anderzijds ook een goed beeld geschetst wordt van de kwalitatieve aspecten van het kasboek.
De volgende overzichten zijn binnen de module rapportage aan te vragen:
- Gesloten / open periodes
- Eindsaldo’s
- Boekingsselectie op basis van:
- Grootboekrekening en / of kostensoort
- kasverschillen
- inkomsten en uitgaven
Functionaliteit
- Registreren en inzien van kasboekingen
- Registreren en inzien van voorschotten
- Koppelen van bankboeken en kasboeken (en vice versa zodat een gezamenlijk saldo berekend en getoond wordt)
- Perioden afsluiten en heropenen
- Exportbestanden genereren
- Autorisatie per gebruiker
- Logboek (log gegevens per gebruiker inzien)
- Rapportage per locatie (schematisch overzicht)
- Inzage in alle open / afgesloten perioden
- Boekingselecties maken
- Kasverschillen boeken
- Functionaliteiten van het gebruikersgedeelte zijn ook beschikbaar in het beheergedeelte van het kasboek.
Naadloze aansluiting met BOMAS
Door middel van de exportfunctie is het mogelijk om de mutatiebestanden te delen met BOMAS. Daarnaast staat BOMAS aan de basis voor de oplevering van de benodigde stamgegevens, zoals: grootboekrekeningen, kostenplaatsen en dagboeken. Dit hoeft slechts éénmalig in BOMAS Webkas geïmporteerd te worden.
Handleidingen en protocollen
Het is mogelijk om in het systeem aan elke (boekhoudkundige) actie een handleiding en/of protocol toe te kennen. Handleidingen en protocollen worden in een pop-up venster geopend.
Techniek
BOMAS Webkas kent de volgende technische specificaties:
• Volledige ondersteuning voor Internet Explorer 6.0 en hoger in een Microsoft® Windows omgeving
• MySQL database, scripttaal PHP 4.x
• De gegevensoverdracht vindt plaats door middel van een beveiligde (SSL) verbinding
• Geoptimaliseerd voor beeldschermen met een resolutie van 1024 x 768 pixels of hoger.
Meer informatie?
Neem contact op met
Wim de Boer, teamleider BOMAS
E wim.deboer@pinkroccade.nl
Salesoffice PinkRoccade Healthcare
T +31(0)88-6603300
E PRHC.salesoffice@pinkroccade.nl