Op het gebied van inkoop en logistiek valt voor uw zorgorganisatie mogelijk veel winst te behalen. Bijvoorbeeld op de budgetten die hiermee gemoeid zijn en de tijd die medewerkers er aan kwijt zijn. Een efficiëntere en effectievere werkwijze loont dan ook direct. Met VILA stroomlijnt u het inkoop- en logistieke proces.
VILA bestaat uit de volgende onderdelen:
Aanvragen
Het onderdeel aanvragen behandelt de aanvraag van alle soorten van goederen in uw organisatie. De afnemende afdelingen kunnen de producten zelf artikelen. Met de extra module voor Decentraal aanvragen kan dit ook via een webshop op het intranet. Daarnaast biedt VILA de mogelijkheid tot actieve bevoorrading door gebruik te maken van handscanners.
Inkoop
Orders worden in principe door VILA samengesteld op basis van de aanvraaggegevens. Elke - eventueel door VILA gecompleteerde - aanvraag omvat de code van het benodigde artikel en de datum/tijd waarop het artikel nodig is. Op basis van gegevens van leveranciers van dit artikel en de afgesproken of gemiddelde levertermijn, stelt VILA voor een bepaalde datum een order vast.
Contracten
Met het onderdeel contracten van VILA kunt u eenvoudig uw contracten met leveranciers vastleggen en beheren. Door deze centrale vastlegging van contracten, is de bewaking en het beheer ervan veel efficiënter. Tevens beschikt het onderdeel contracten over een signaalfunctie waarmee u kunt voorkomen dat lopende contracten stilzwijgend worden verlengd.
Management informatie
VILA levert management informatie op basis van onder andere geregistreerde detailgegevens van aanvragen, orders, ontvangsten, afgifte en facturen. Hierdoor kunnen alle denkbare logistieke overzichten worden samengesteld. Ook beschikt VILA momenteel over een twaalftal verschillende ABC-analyses, berekent VILA met behulp van de formule van Camp optimale bestelhoeveelheden en adviseert VILA over de hoogte van het bestelniveau per artikel per magazijn. PinkRoccade werkt in dit kader doorlopend aan de verbetering en uitbreiding van de mogelijkheden voor logistiek management.
Logistiek
Het onderdeel logistiek is onderverdeeld in 'ontvangen' en 'voorraadbeheer' (magazijn).
Ontvangen
Binnen VILA worden ontvangsten gecontroleerd en geregistreerd op basis van de pakbon en de logistieke order. Op de logistieke order staat tevens aangegeven voor welke aanvragers de betreffende goederen bestemd zijn. De ontvangsten worden zowel in de voorraadadministratie als in de financiële administratie automatisch bijgewerkt.
Voorraad
Met VILA kunt u eenvoudig uw voorraden beheren. De voorraadadministratie wordt gevoerd op basis van ontvangsten, retouren en afgiften voor maximaal 99 bedrijven en 99 magazijnen per bedrijf. Ten behoeve van het samenstellen van besteladviezen en de orderoptimalisatie - optimale orders, minder ontvangsten én minder facturen - beschikt en adviseert VILA over bestelniveaus, voorverkenningsniveaus en optimale bestelhoeveelheden.
Financiële administratie
Het onderdeel Crediteurenadministratie is een belangrijke schakel tussen de inkoopmodule en de ontvangstenmodule van VILA. De crediteurenadministratie registreert, fiatteert en verwerkt facturen. Naast handmatige invoer van facturen kunnen de facturen ook via scanapparatuur worden ingelezen. Het systeem genereert automatisch factuurregels uit de ontvangsten (aantallen) en orders (bedragen). Eventuele prijsverschillen en hoeveelheidverschillen kunnen automatisch worden afgehandeld. Ook kunnen factuurprijzen desgewenst doorgevoerd worden naar het artikelbestand in de inkoopmodule, voor een juiste ordersamenstelling in de toekomst.
Barcodescanning
Barcoding en barcodescanning zijn met name binnen de logistiek algemeen bekende en veel toegepaste technologieën. Het gebruik hiervan binnen VILA richt zich onder andere op het verzamelen van aanvraaggegevens en de ondersteuning van de voorraadinventarisatie. Logistieke medewerkers of medewerkers van de afdeling kunnen eenvoudig met behulp van een leespen of scanner (verbonden met of geïntegreerd in een handterminal) de artikelbehoefte inventariseren. Via scanning van de barcode weet de handterminal welk artikel nodig is. De hoeveelheid kan vervolgens worden ingetoetst of is een bij VILA bekende standaardhoeveelheid.
Factuurscanning
Het handmatig verwerken en archiveren van binnenkomende facturen is een kostbare en tijdrovende bezigheid. VILA Factuurscan is een standaard software toepassing voor enerzijds het elektronisch archiveren van inkomende facturen en anderzijds het automatiseren van het factuurverwerkingsproces.
VILA online beschikbaar
De afhankelijkheid van IT-oplossingen wordt steeds groter en de beschikbaarheid moet dan ook groot zijn. Aan de beschikbaarheid van oplossingen worden steeds meer en hogere eisen gesteld in het kader van beveiliging. Dat stelt ook hoge eisen aan beheeromgevingen van oplossingen en de kennis en vaardigheden van medewerkers. Vanaf het vernieuwde VILA bieden wij nu ook de mogelijkheid om het beheer sterk te vereenvoudigen door VILA ‘uit de muur’ of ‘online’ af te nemen. Wel zo makkelijk waarbij wij tegemoet komen aan alle gestelde eisen. VILA is tevens online, uit de muur, beschikbaar vanuit ons eigen PinkRoccade Zorg Computercentrum. Klik hier voor meer informatie.
Themagroepen
Wij starten in 2011 met 2 themagroepen: een werkgroep Management Informatie (MI) en een werkgroep Financieel. Wanneer u hier belangstelling voor heeft kun u contact op nemen met onze productmanager.
Meer informatie?
Neem contact op met:
Siebe van der Leij, productmanager VILA
E Siebe.vanderLeij@pinkroccade.nl